Forenkle, fornye og forbedre
Stabens motto er å forenkle, fornye og forbedre, og det kan i hovedsak skje gjennom kontinuerlig forbedring, digitale løsninger og effektive arbeidsprosesser. Selvbetjening også for interne brukere er et annet stikkord. Det jobbes jevnt og trutt med dette, selv om nyttig utviklingsarbeid dessverre blir skadelidende når det er knapt med ressurser til å utføre driftsoppgavene.
Staben har gjennom omstillingssjefen en aktiv rolle i oppfølging av programmet 'Omstilling 2020'. Dette omfatter oppfølging av programstyringen, prosjektmetodikk, metodikk for kontinuerlig forbedring og tjenestedesign.
Ved oppstart av valgperioden fra 2015 til 2019 ble det iverksatt en ny politisk styringsmodell. Modellen innebærer mer gjennomgående representasjon, og større grad av frikjøp for politikerne i de mest arbeidskrevende vervene.
Kommunen har opprettet Askøy Kommunale Eiendomsselskap AS med datterselskaper som heleide aksjeselskaper. Selskapets formål er å være kommunens redskap for å utvikle kommunale eiendommer.
Utviklingstrekk og utfordringer
Utviklingen mot å bli en digital kommune som har evne til å ta i bruk ny teknologi og digitale løsninger, har stor betydning også for staben. Også på dette området er det naturlig at det bygges opp kompetanse og kapasitet i staben for at ting skal skje i fagavdelingene og tjenesteapparatet.
Digitalisering koster mye, både i form av utviklingskostnader og drift, men etter hvert kan både kvalitetsmessige og kostnadsmessige gevinster tas ut. En betydelig satsing på digitalisering er nødvendig for at kommunen skal holde tritt med samfunnsutviklingen og forventningene som stilles både fra innbyggere, næringsliv og sentrale myndigheter. For å greie dette må det prioriteres ressurser med riktig kompetanse.
IT-avdelingen har særlige utfordringer med å bidra i ulike digitaliseringsprosjekter og følge opp den raske utviklingen og de økende kravene til stabil og sikker IKT-drift etter hvert som omfanget av PCer, andre enheter, teknisk infrastruktur og brukerforventninger øker. Nye løsninger og hjelpemidler gir mange muligheter, men også større grad av sårbarhet når de ikke virker.
Skjerpingen av regelverket for å ivareta personvernet, samt utfordringer knyttet til informasjonssikkerhet generelt, er også en del av utfordringsbildet.
Dokumentbevaring er en særlig påtrengende utfordring for Askøy kommune. Riksarkivet har etter tilsyn pålagt Askøy kommune å sikre sine avsluttede arkiver på en forskriftsmessig måte. Kommunen har ingen lokaler som tilfredsstiller kravene, noe som betyr at cirka 1.500 hyllemeter med papirarkiver må flyttes til Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS for ordning og depot.
Oppgavene innenfor stabens område spesialiseres, og kompetansekravene endres. Målforankret utviklingsarbeid og kontinuerlig driftsforbedring er nødvendig for å gjennomføre omstillinger og effektivisering i organisasjonen. Det er etablert et eget omstillingsprogram med 10 programområder og en rekke delprosjekter, og det bygges kompetanse på prosjektmetodikk. Sammen med ledelsesutviklingsprogrammet 'Prestasjonsledelse 2020' og 'Kvalitet 2020' er formålet å styrke utviklingsarbeidet, gjennomføringskraften og resultatoppnåelsen. Satsingen krever også at staben har ressurser og kompetanse til å støtte og delta i dette arbeidet. Den nyopprettede stillingen som omstillingssjef er en nødvendig styrking for å greie dette. Alternativet er at det blir for lite trykk på utviklingsarbeidet, eller at det må kjøpes konsulenttjenester til en mye høyere kostnad.
I likestillings- og mangfoldsplanen er Askøy kommune som arbeidsgiver et viktig element. Tiltaksområder som skal følges opp er:
- livsfasetilpasset personalpolitikk
- mangfoldsperspektiv ved rekruttering, og øke andelen innvandrere blant kommunens ansatte
- tilretteleggingstiltak for spesifikke grupper, (funksjonsevne, kultur, språk)
- integrerende arbeidsmiljø
- likestilling i lønnspolitikken
- arbeidstid og uønsket deltid
Det arbeides med disse områdene i kommunalavdelingene. Det er ikke utarbeidet egne temaplaner for stabens oppgaveområder. Strategier og handlingsplaner er vurdert som bedre verktøy for å peke ut retning og tydeliggjøre mål. Foreliggende kommunikasjonsstrategi følges opp, og i 2017 er ambisjonen å utarbeide en egen digital strategi.
Artikkelen tilhører rådmannens forslag til budsjett 2018, handlingsprogram og økonomiplan 2019 til 2021