Personvernerklæring

I juli 2018 fikk Norge en ny personopplysningslov. Loven består av nasjonale regler og EUs personvernforordning (GDPR - General Data Protection Regulation). Forordningen er et sett regler som gjelder for alle EU/EØS-land.

Det blir strengere krav til dokumentasjon og risikovurderinger for virksomheter, og de registrertes rettigheter er på flere områder styrket.

De nye reglene innebærer blant annet:

• Mer åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Den som ber om samtykke til å bruke opplysninger skal gi klar og tydelig informasjon om hvordan personopplysningene skal brukes.
• Bruk av personopplysninger skal begrunnes og begrenses. Det vil ikke være lov å samle inn eller lagre personopplysninger man ikke trenger. Opplysninger som det ikke lenger er behov for, skal slettes. Uriktige eller ufullstendige opplysninger skal rettes.
• Under visse betingelser kan man ha en rett til å ta med seg personopplysninger fra en virksomhet til en annen.
• Den registrerte får i visse tilfeller en rett til å protestere mot behandling av sine personopplysninger.
• Den registrerte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser om ham eller henne basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger.
• Det blir adgang til å ilegge et betydelig høyere gebyr ved overtredelse av reglene enn tidligere

Forslag til videre lesning: Personopplysningsloven og personvernforordningen artikkel 5

Askøy kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre de lovpålagte oppgavene våre og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle søknader vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem til nødvendige parter som inngår i behandlingen.

Dersom Askøy kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre de lovpålagte oppgavene våre, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene (for eksempel en spørreundersøkelse).

Personopplysningsloven og personvernforordningen artikkel 6 – 11 og 21 gir utfyllende informasjon.

For at Askøy kommune skal kunne levere kommunale tjenester til deg som innbygger, er det nødvendig å behandle personopplysninger. Det gjelder også i relasjon til kommunens ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunen sin behandling av personopplysninger:

• Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunen sin behandling av personopplysninger.
• Ny personopplysningslov utfyller personvernforordningen (GDPR) på enkelte områder.
• Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument er unntatt offentlighet. Askøy kommune praktiserer meroffentlighet (gjennomsiktighet). Det vil si at kommunen, så langt det er mulig, etterstreber at dokumenter skal være offentlige.
• Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du spesielle rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokument
• Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan og hvor lenge dokument blir lagret, samt avlevering til arkivinstitusjon.
• Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen
• Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som blir samlet inn vil bli behandlet, samt hvordan de blir sikret, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.

Andre aktuelle lover som gir anledning for kommunen til å behandle personopplysninger for å oppfylle sine lovpålagte oppgaver:

• Kommuneloven
• Arbeidsmiljøloven
• Barnehageloven
• Barnevernloven
• Sosialhelsetjenesteloven
• Helse- og omsorgstjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Helseregisterloven
• Folketrygdloven
• Nav-loven
• Regnskapsloven
• E-kom loven

Samtykke

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på samtykket ditt. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på, og aktivt bli bedt om å samtykke til behandling av personopplysningene dine.

Du kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake. Hvordan du trekker samtykket tilbake, skal du informeres om når du gir det.

Vi innhenter først og fremst opplysninger fra deg direkte, når du søker om kommunale tjenester.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til innbyggerne våre, kan vi, dersom det er nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse annen type informasjon når du eksempelvis søker om en tjeneste.

Du har alltid rett til å få vite hvor vi henter opplysninger om deg i forbindelse med tjenestene dine i kommunen. Det enkelte tjenesteområde skal kunne opplyse om dette når du søker om en tjeneste.

Askøy kommune behandler personopplysninger som blant annet:

• Identitet (for eksempel navn, fødselsnummer, d-nummer)
• Oppholdssted og kontaktinformasjon (for eksempel postadresse, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer)
• Relasjoner til andre (for eksempel sivilstatus, ektefelle, samboer, barn)
• Opplysninger knyttet til de tjenestene som du som innbygger bruker, eksempelvis barnehage, skole, helse, byggesak, renovasjon m.m.

Innen helse- og omsorg, barnevern og tilsvarende tjenester behandler vi også opplysninger om helse og personlige forhold.

Vi behandler også enkelte opplysninger om elevers bruk av kommunens digitale verktøy som en del av skolehverdagen.

• Du kan lese mer på hjemmesiden til Datatilsynet om hva som regnes som personopplysninger.

Informasjonskapsler (Cookies)

Våre nettsider bruker informasjonskapsler for å tilby deg tilpassede nettjenester og gi deg en god brukeropplevelse. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som lagres på maskinen din: informasjonskapsler ("cookies")

Du gir personopplysningene dine via nettskjema på nettsiden vår og andre fagsystemer. Opplysningene i skjemaet blir sendt elektronisk til Askøy kommune. Noen ganger bruker vi papirskjema for innsamling av opplysninger.

Opplysningene du sender inn, gjør kommunen i stand til å utføre saksbehandlingen.

Askøy kommune svarer innbyggerne digitalt på søknader. Det krever at vi må være sikre på at mottaker er rett person. Du blir derfor bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Alle personopplysninger vil bli behandlet konfidensielt og vil bare bli brukes til saksbehandling av saken det gjelder.

Vi henter inn personopplysningene fra andre offentlige etater, som Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Fylkesmannen.

I kommunen bruker vi elektroniske fagsystemer når vi saksbehandler eller dokumenterer at vi utfører tjenester.

Hvis du har gitt opplysninger til kommunen, blir de overført til et elektronisk fagsystem. Deretter blir de brukt i saksbehandling. Dette gjelder uavhengig av om du har sendt inn opplysningene elektronisk eller per post.

Opplysningene vi har registrert om deg er aktive så lenge vi gir deg tjenester eller behandler saken din. Etter dette overføres opplysningene normalt til arkivet. Vi må kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din. Det er lovverket som bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene.

Ansatte i Askøy kommune skal kun behandle personopplysningene dine når det er nødvendig for oppgaveløsningen.

Behandling av opplysninger skjer innenfor strenge juridiske rammer. Disse skal sikre personvernet ved å gi forutsigbarhet i hvilke opplysninger som samles inn, hvem som får bruke dem og hva de kan brukes til.

Alle ansatte i kommunen er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter. Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

• uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
• opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for dem
• opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert
• oppslag i saksdokumenter, journaler mv. loggføres.

Vi har også etablert rutiner og tiltak (internkontroll og internrevisjon) for å sikre at det er bare er godkjente personer i kommunen som har tilgang til opplysningene dine og at personopplysninger behandles på riktig måte.

Nevnte plikter fremgår av personopplysningsloven og personvernforordningen artikkel 24 og 25.

Alle ansatte i kommunen har taushetsplikt, og vi kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det.

Dette omfatter blant annet utlevering til:

• Skatteoppkrevere
• Faglig overordnet myndighet (skattekontor, Skattedirektorat, Finansdepartementet)
• Andre offentlige etater
• Private finansinstitusjoner

Når personopplysningene dine blir behandlet i fagsystem som ligger hos eksterne leverandører, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet som personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det.

Merk at kommunen ofte vil ha en plikt til å kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din, og at det da er arkivlovgivningen som bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene.

Kommunedirektøren i Askøy kommune er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger. Det daglige ansvaret er delegert til kommunens virksomhetsledere og/eller IKT-systemeiere.

Hvis du er registrert i våre systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:

Innsyn

Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre avdelinger og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har registret om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre.

Du har rett til å få informasjon om:

• hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg
• hvor disse er hentet fra
• til hvilke formål og oppgaver de blir brukt
• hvor lenge opplysningene skal lagres
• hvem opplysningene har blitt gitt videre til (dersom opplysningene har blitt gitt videre til noen andre)

Ønsker du innsyn, kan du bruke skjemaet nedenfor. Du må der først legitimere deg med BankID eller lignende, og deretter kan du velge hvilke personopplysninger du ønsker innsyn i.

Skjema for å kreve innsyn etter personopplysningsloven

Hvis du ikke ønsker, eller ikke har mulighet til å bruke denne løsningen, kan du også henvende deg til kommunens kundetorg på rådhuset. Der kan du fylle ut et skjema etter å ha legitimert deg. Henvendelsen din skal uansett behandles raskest mulig, og senest innen 30 dager.

Personopplysningsloven og personvernforordningen artikkel 12 og 16 har nærmere regler for dette.

Retting av feil, sletting av unødvendige opplysninger

Hvis du oppdager at vi har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, kan du be om å få disse rettet eller oppdatert. Du kan også be om at opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet de ble samlet inn til blir sperret eller slettet. Dette gjelder likevel ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven. Ved krav om retting, sletting eller sperring, kan du bruke det samme skjemaet som når du ber om innsyn.

Det vises ellers til personopplysningsloven og personvernforordningen artikkel 12 og 17 og arkivregelverket.

Behandling av innsynsbegjæringer skal være gratis

Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette i utgangspunktet gratis. (Ved krav om innsyn i journaler vil kommunen kunne kreve en egenandel).

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Allmennhetens innsyn etter offentleglova

Hovedregelen etter offentleglova, er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i.

Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet.

Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at vi ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet.

Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynet sine nettsider.

Askøy kommune bruker verktøyet SurveyXact til å gjennomføre spørreundersøkelser og ivareta Innbyggerpanelet. Det er kun ansatte med ansvar for den enkelte spørreundersøkelse som har tilgang til dataene.

Spørreundersøkelser

Kommunen gjennomfører spørreundersøkelser blant brukere av kommunale tjenester (brukerundersøkelser) og spørreundersøkelse blant innbyggere om ulike temaer (innbyggerundersøkelser).

Til noen spørreundersøkelser bruker vi epostadressen din for å invitere deg til å delta i en spørreundersøkelse. På den måten sikrer vi at alle får en mulighet til å svare, og at ingen kan svare flere ganger i ønske om å påvirke resultatet i en retning.

Det er frivillig å svare på spørreundersøkelsene, og gjennom å svare på undersøkelsen, samtykker du til at vi kan behandle dine svar.

I de fleste spørreundersøkelsene vil e-post og eventuelt annen kontaktinformasjon som kan identifisere deg, slettes når alle svarene er kommet inn. Det er da ikke lenger mulig å knytte deg til svarene du har gitt.

I enkelte tilfeller skal kontaktinformasjon ikke slettes – for eksempel fordi spørreundersøkelsen skal være et grunnlag for videre dialog mellom respondenten og kommunen. Der hvor dette er tilfelle er dette tydelig forklart i invitasjonen av undersøkelsen.

Innbyggerpanelet

Det er frivillig å delta i innbyggerpanelet. Gjennom å registrere deg som deltaker i innbyggerpanelet, samtykker du til at vi kan sende deg invitasjon om å delta i spørreundersøkelser, og til å delta på workshops eller lignende arrangementer. Invitasjonen vil primært komme på e-post.

Formålet med vår bruk av cookies er å innhente statistikk og informasjon om hvordan våre besøkende bruker nettsidene våre, slik at vi kan gi mest mulig relevant informasjon og en best mulig brukeropplevelse i fremtiden.

Les mer om informasjonskapsler.

Askøy kommune har et personvernombud og en personverngruppe som du kan kontakte om du har spørsmål om kommunen sin behandling av personopplysninger.

Personvernombudet skal arbeide for å ivareta personvernet på en god måte, både for ansatte og innbyggerne.

Her kan du lese mer om dette.