Personopplysninger er alle opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til enkeltpersoner. Vanlige personopplysninger i skolen kan for eksempel være:  

• kontaktopplysninger om deg og dine foreldre, som navn, adresse og e-postadresse
• informasjon om hvilken skole og klassetrinn du tilhører
• resultater av kartlegginger og vurderinger, som karakter og orden/oppførsel 
• skoleoppgaver/elevarbeid  
• lydopptak, bilde og video  
• kommunikasjon mellom skole og hjem  
• fakturainformasjon dersom barnet går på SFO 

Vi samler inn og behandler personopplysninger som er nødvendig for å utføre våre lovpålagte oppgaver.

I skolen betyr det for eksempel å drive opplæring, kommunisere med elevens foreldre og foresatte, SFO og andre oppgaver.  

Det varierer hvilke personopplysninger om deg vi trenger å bruke. Her er noen eksempler:  

• I Vigilo har vi kontaktopplysninger om deg og foreldrene dine, karakterene dine, fravær og meldinger som er sendt mellom lærer og foreldrene dine.   
• Når du begynner på skolen på Askøy, får du en digital brukerkonto basert på navnet ditt.
• I elevmappen din kan det være opplysninger om sosiale og/eller helsemessige forhold. 
• Når du bruker datamaskinen din på skolen, legger du igjen spor etter deg. For å kontrollere sikkerheten i datasystemene våre samler vi inn og lagrer påloggingsinformasjon og nett-trafikk i en kort periode. 

Opplysningene om deg kommer fra flere steder. Opplysningene om navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og familie kommer fra Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret. Der er alle som bor i Norge registrert.

I skolearbeid og vurderinger, er det du selv og/eller lærerne som legger inn personopplysninger.  

I Norge har vi lover som sier nøyaktig hvilke regler vi har for å organisere barns oppvekst. De viktigste er Barnehageloven, Opplæringslova og Forvaltningsloven, men det finnes mange flere. For at vi skal følge disse lovene må vi ha noen datasystemer. Opplysningene om deg finnes i disse systemene.

Hvis det ikke er en lovregel som sier om vi kan behandle opplysninger om deg, vil vi noen ganger be om samtykke fra deg eller dine foreldre. For eksempel kan det være at vi ber om samtykke til å ta bilder eller video av deg i skolen. Det er helt frivillig å si ja. Som oftest er det foreldrene dine som blir bedt om å gi samtykke på vegne av deg, og noen ganger sammen med deg. Din mening har uansett betydning, og vi anbefaler deg å snakke med foreldrene dine eller skolen din om det du tenker og mener – for eksempel om du ønsker/ikke ønsker at det skal tas bilder av deg i skolen. Når foreldrene dine samtykker til noe gjør de dette i Vigilo, les gjerne mer om det på informasjonssiden vår om samtykke og påmelding – barnehage og skole. 

Hvis du lurer på hvorfor vi behandler personopplysninger i et konkret tilfelle eller i en digital ressurs, kan du kontakte skolen din og/eller postmottaket vårt: postmottak@askoy.kommune.no (husk at henvendelsen kan leses av flere, så unngå å skrive sensitive opplysninger). 

Vi har personopplysningene dine bare så lenge det er nødvendig.   

Når du slutter på skolen sørger vi for at personopplysninger som er lagret, men som ikke skal arkiveres, slettes. For eksempel, deaktiverer vi brukerkontoen din når du slutter på skolen. Etter fire måneder sletter vi den. Bakgrunnen for dette er dels ønsket om å kunne gi elever som slutter midt i året muligheten til å få tilgang til egne data om de kommer tilbake, og dels eventuelle dokumentasjonsbehov kort tid etter at du har sluttet.  

Et annet eksempel er elevmappen din. Den tar vi vare på. Grunnen er at vi må kunne dokumentere skolegangen din. 

Hvis du lurer på hva vi vet om deg i alle systemene våre, kan du be oss om å samle alle opplysningene vi har om deg og sende dem til deg. Foreldrene dine kan også ha rett til å be om innsyn i personopplysninger om deg.

Ønsker du eller foreldrene dine innsyn, kan dere sende en e-post til postmottak@askoy.kommune.no (husk at e-posten kan leses av flere, så unngå å skrive sensitive opplysninger/ting du ikke vil at andre skal lese). Si gjerne hva du ønsker innsyn i, for eksempel Vigilo eller Google Workspace.

Du kan også logge deg inn på Feide og få innsyn i alle opplysninger som ligger i den digitale brukerkontoen din. Da vil du få se informasjonen med én gang.

Det meste av skolearbeidet ditt og vurderingene dine kan du se og hente ut på din egen Chromebook. Andre vurderinger kan du be om å få fra læreren din.

Når du slutter på skolen, anbefaler vi at du tar ut alt du ønsker å ta vare på. 

Hvis opplysningene vi har om deg er feil, kan du kontakte skolen din for å dem rettet. 

I noen tilfeller kan du be om at vi sletter eller slutter å bruke personopplysninger om deg (retten til å protestere). Du kan også be om at vi bruker personopplysningene dine mindre (retten til å be om begrensning). Hvis du har lyst til å be om dette eller har andre spørsmål, ber vi om at du tar kontakt med skolen din eller postmottaket vårt. Si helst hvorfor du ønsker å bruke en av rettighetene dine og hvilke opplysninger om deg det handler om. For å gi deg undervisningen og skolehverdagen du har krav på, må vi behandle noen opplysninger om deg. Vi vil likevel vurdere om dine grunner for at du ønsker at vi ikke skal gjøre det, gjør at vi kan la være å behandle opplysningene. 

Hvis du vil kan du lese mer om rettighetene dine i personvernerklæringen for Askøy kommune og på Datatilsynets hjemmesider.

Elev: Fødselsnummer, fornavn, etternavn, adresse, foreldreansvar, morsmål, nasjonalitet, skoletilhørighet, klasse, timeplan, karakterer, orden/oppførsel, fravær, vitnemål, saksbehandling av ordinære og særskilte opplysninger, fakturainformasjon (SFO), SFO-tilhørighet, kommunikasjon skole/hjem, hva foreldre har samtykket til.

Foresatte: Fødselsnummer, navn, adresse, telefon, e-postadresse, relasjon til barn, eventuelt informasjon om betalingsmoderasjon (SFO).

Les mer om personvern i Vigilo her.

Personopplysninger fra Feide, elevarbeider, kommunikasjon elev/lærer, vurderinger, resultater og videokommunikasjon.

Ansatte: Fødselsnummer (synkroniseringsnøkkel), fornavn, etternavn, telefon, e-postadresse, skoletilhørighet.

Elev: Fødselsnummer (synkroniseringsnøkkel), fornavn, etternavn, e-postadresse, skoletilhørighet.

Klassetrivsel er et digitalt, pedagogisk verktøy utviklet til å kunne gjennomføre trivselsundersøkelser i skoler. Det kan gi læreren viktig kunnskap som bør følges opp i elevsamtaler og utviklingssamtaler. Undersøkelse er kun et supplement for samtale og personlig kontakt med elevene. Personopplysninger som behandles er fornavn, etternavn, skole, klasse.

Conexus Engage henter opplysninger fra utdanningsdirektoratet om nasjonale prøver og kartleggingsprøver. Conexus er en Feide-tjeneste. Her behandles elevens fornavn, etternavn, skole, klasse og resultater.

Elev: Fornavn, etternavn, e-postadresse, kjønn, fødselsdato, skole og klasse, øyebevegelse innspilling, lydinnspilling, lesekartleggingsresultat, lærerens kommentar om eleven etter lesekartlegging, hvilke sider og bøker eleven har lest, hva eleven synes om bøkene, besvarelser av quiz om bøker, hvilke lesevenner eleven har.

Ansatte: Navn, telefonnummer, e-postadresse, logg av brukere, kommunikasjonslogg og andre notater.

Vi bruker ofte pålogging fra Google eller Feide (Felles elektronisk identitet) for å få tilgang til ulike digitale læremidler og verktøy. Det som da ofte blir behandlet av personopplysninger er fornavn, etternavn, epostadresse, organisasjon, organisasjonsenhet (skolen) og elevproduksjon (elevens arbeider i læremiddelet/verktøyet).