Om Vigilo

Vigilo er et oppvekstadministrativt system (OAS), som brukes for administrasjon av kommunale barnehager, skoler og SFO.

For barnehager og SFO brukes Vigilo blant annet for søknad om plass og redusert betaling, fakturahåndtering, og inn- og utsjekk av barn. For skolene brukes Vigilo for å administrere timeplaner og arbeidsplaner, fravær, eksamen, karakterer og oppmelding til nasjonale prøver.

Vigilo har også en egen foreldreportal for kommunikasjon mellom foreldre, og barnehage, skole og SFO. Gjennom kommunikasjonsløsningen i Vigilo kan foreldre blant annet sende meldinger og melde fravær for egne barn til sin barnehage, skole eller SFO, og få tilgang til nyheter, karakterer og fraværsoversikt.

Kommunikasjonsløsningen i Vigilo sikrer trygg og effektiv kommunikasjon mellom hjemmet, barnehage skole og SFO. Dette erstatter mindre sikre kommunikasjonskanaler som e-post, SMS og ranselpost.

Hvordan komme i gang?

Foreldre får tilgang til kommunikasjon og informasjon om egne barn gjennom Vigilo app til smarttelefon og nettbrett, og Vigilo foreldreportal i nettleser.

I Vigilo app vil foreldre blant annet få tilgang til å sende og motta meldinger fra barnehage, skole og SFO, melde fravær for egne barn, og se nyheter publisert av barnehagen eller barnehagen.

Vær oppmerksom på at meldinger som sendes til barnehage eller SFO kan leses av alle ansatte ved den aktuelle barnehagen eller SFO. På skolen velger du enkeltmottakere, og det er kun mottaker og skolens administrasjon og ledelse som kan se og svare på meldinger du sender.

I Vigilo foreldreportal i nettleser kan du i tillegg søke om plass i barnehage eller SFO, søke redusert betaling, gi samtykker, og få tilgang til timeplaner og karakterer.

Se foreldresider i hjelpesenteret til Vigilo for nærmere beskrivelse av innhold i Vigilo app og Vigilo foreldreportal:

Pålogging Vigilo Foreldreportal (App og nettleser)

Pålogging App

Vigilo app kan lastes ned gratis fra App Store (iOS) eller Google Play (Android).

Du logger deg inn første gang via ID-porten. Da må du opprette en firesifret PIN-kode som du skal bruke når du logger deg inn neste gang. Alternativt kan du aktivere biometrisk innlogging.

Pålogging nettleser

Åpne Vigilo Askøy, velg Logg inn oppe til høyre, og logg deg på løsningen via ID-porten.

Husk å alltid logge deg ut av Vigilo foreldreportal og lukke nettleseren etter bruk.

Hvem har tilgang til kommunikasjon i Vigilo?

Det er i utgangspunktet kun foreldre med registrert foreldreansvar i Folkeregisteret som får tilgang til informasjon og kommunikasjon om egne barn i Vigilo. Fosterforeldre vil også få tilgang tilsvarende foreldre med foreldreansvar.

Hvis en forelder har foreldreansvar alene, kan den andre forelderen likevel ha rett på informasjon. Dette gjelder imidlertid ikke dersom opplysningene kan være til skade for barnet, eller det foreligger taushetsplikt. I slike tilfeller må forelderen som ikke har registrert foreldreansvar etterspørre informasjon konkret, jf. barnelova § 47.

Foreldre kan også selv avtale å endre foreldreansvaret. En slik avtale må registreres i folkeregisteret. Les mer om hva foreldreansvar er, og hvordan foreldre kan registrere avtale om foreldreansvar på nettsidene til Skatteetaten.

Personer som ikke er definert som foreldreansvarlige, kan ha behov for å vite om det skjer noe særskilt akkurat de dagene når de har omsorg for barnet. Dette kan eksempelvis være steforeldre, besteforeldre eller en nabo som skal passe barnet. Det blir ikke gitt tilgang til kommunikasjon via Vigilo for denne gruppen omsorgspersoner.

Behandling av personopplysninger

Askøy kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver knyttet til barnehageloven, opplæringslova og forvaltningsloven.

Som del av systemet finnes det en modul for dokumentbehandling, som består av en ordinær barnemappe/elevmappe og tilretteleggingsmappe.

De digitale mappene brukes til aktuell dokumentasjon knyttet til barnet/eleven. I tillegg lagres søknader og vedtak i mappene. Arkivverdig dokumentasjon overføres til kommunens sak- og arkivsystem fra de digitale mappene.

Barnehagene og skolene bruker systemet til å overføre relevant dokumentasjon til ny enhet i kommunen. Dette er aktuelt ved overgang barnehage-skole, overgang barneskole-ungdomsskole og ved bytte av barnehage/skole internt i kommunen. Det må i disse tilfellene innhentes samtykke. Unntaket er dersom dokumentasjonen er knyttet til elevens rett til opplæring (gjelder deling av dokumentasjon mellom skoler).

I enkelte tilfeller må foreldre eller elever også samtykke til at vi behandler personopplysninger. Samtykke til behandling av personopplysninger kan trekkes tilbake når som helst. Vi vil da avslutte den aktuelle behandlingen. Den enkleste måten å gjøre det på er ved å ta kontakt med din barnehage eller skole.

Vigilo henter personopplysninger fra Folkeregisteret (FREG) og Kontakt- og Reservasjonsregisteret (KRR). Dette er blant annet navn, fødselsnummer, e-postadresse, familierelasjoner og bostedsadresse. I tillegg behandles opplysninger som registreres av ansatte i kommunen, for eksempel karakterer, fravær og dokumentasjon i saker knyttet til barnehage- eller skolemiljø. Foreldre kan også sende personopplysninger til skolen eller barnehagen via kommunikasjonsløsningen i Vigilo.

Du kan selv endre opplysninger i Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret. Hverken barnehagen, skolen eller kommunen sentralt kan gjøre dette for deg.

Har du spørsmål om Vigilo?

For spørsmål om praktisk bruk av Vigilo, finner du mye informasjon på foreldresiden i hjelpesenteret til Vigilo.

Du kan også sende en henvendelse til Vigilo support, eller ta kontakt med din barnehage eller skole dersom du har spørsmål om Vigilo.