DigDem for politikere i Askøy kommune

Fra 18. januar 2021 har Askøy kommune innført DigDem som verktøy for talerliste, votering og forslagsstilling i politiske møter. DigDem er en større, helhetlig programvarepakke der det i første omgang kun tas i bruk begrensede deler av funksjonaliteten.

Til digitale politiske møter brukes DigDem som plattform i tillegg til Zoom. Lyd og bilde går fremdeles via Zoom, mens funksjoner for talerliste og votering flyttes til DigDem. Dette betyr at bruk av voteringsknapper, «Raise Hand» (replikk) og chat  i Zoom opphører.

1. Innlogging

Første gang du skal logge inn i DigDem følger du invitasjonslenke du har mottatt på e-post fra DigDem. Sjekk din søppelpostkasse dersom du ikke finner den, og ta eventuelt kontakt med politisk sekretariat for å få tilsendt ny lenke.

Etter førstegangs innlogging bruker du denne lenken: 

http://askoy.digdem.no

Innlogging skjer via ID-porten, altså ved bruk av MinID eller BankID. Dette innebærer at plattformen har høyeste sikkerhetsnivå (nivå 4).

Du må være sikker på at du kan logge inn via ID-porten. Dette er det samme som blant annet Altinn, Skatteetaten og Digipost bruker. Hvis du har logget inn der tidligere så skal alt fungere fint. Det samme hvis du bruker BankID eller BankID på mobil for å logge inn i nettbanken. Da trenger du ikke å foreta deg noe.

Hvis du derimot ikke har noen av disse, må du registrere en MinID-bruker. Følg lenken under for veiledning. NB! Det tar noen dager å skaffe en bruker på MinID. Start derfor prosessen så tidlig som mulig slik at alt er i orden før møteportalen lanseres.

http://eid.difi.no/nb/id-porten/slik-skaffer-du-deg-elektronisk-id

2. Oppsett på telefon, PC eller Mac

DigDem fungerer uavhengig av maskinvare og plattform, men er særlig enkelt i bruk på telefon, og man kan gjerne benytte telefon til pålogging til DigDem for votering, innlegg og replikk og PC til pålogging til Zoom for lyd og bilde. Du bør bruke Google Chrome som nettleser til DigDem.

Du kan også logge inn i DigDem på PC. Dersom du bruker samme maskin til både Zoom og DigDem, anbefales det at du bruker «Side-ved-sidemodus» i Windows eller på Mac. En annen enkel innretning på PC eller Mac er å minimere Zoom-vinduet. Da vil Zoom "flyte" på skjermen din som et lite bilde over andre vinduer, samtidig som du har lett tilgang til mute/unmute-knappene i Zoom.

3. Grunnleggende funksjoner

Før møtet 

Logg deg inn i DigDem i god tid før møtet begynner, for å sikre at du får logget inn. Ta straks kontakt med politisk sekretariat ved innloggingsproblemer.

Når møtet starter 

Når møtet starter, vil du få beskjed om at møtet er startet, og at du kan gå til «Live-modus». Trykk på denne – du vil nå bli automatisk tatt med gjennom møteagendaen. Dersom du navigerer deg vekk fra den nåværende siden, må du trykke på «Gå til Live-modus» på nytt for å gå tilbake til nåværende agendapunkt.

Debatt 

Under debatten kan du tegne deg til talerliste ved å trykke på «Innlegg», og til replikk ved å trykke på «Replikk». DigDem håndterer automatisk rekkefølge, svarreplikker og taletid for det enkelte innlegg, 2. gangs innlegg, replikk og svarreplikk.

Votering 

Når voteringsorden er gjort kjent, vil du automatisk få opp voteringsknapper for det enkelte forslag som tas opp til votering, og du vil fortløpende se status for voteringen. Når voteringspunktet er gjort, flyttes du automatisk til neste voteringspunkt, eller til neste sak.

Video: Gjennomgang av grunnleggende funksjoner

4. Levere forslag

Når du har mottatt innkalling til et møte i DigDem, kan du begynne å gjøre klar forslag til vedtak i sakene som ligger i sakslisten i DigDem. Trykk deg inn på saken i menyen til venstre og trykk så "Nytt forslag".

Type - velg type forslag i drop-down-menyen. "Oversendelsesforslag" er per 09.02.21 ikke tilgjengelig - bruk i så tilfelle "Alternativforslag"

Tittel - Gi forslaget en kort tittel ("Forslag til vedtak", "Utsettelsesforslag", "Fellesforslag fra x, y og z" og "Oversendelsesforslag" er eksempel på gode titler.

Forslag - Skriv eller lim inn forslagsteksten her (maks 4000 tegn). For forslag på mer enn 4000 tegn må du laste opp forslaget som vedlegg i PDF-format.

På vegne av - Marker hvilke partier forslaget stilles på vegne av

Del forslaget - Velg hvilke andre medlemmer som skal ha tilgang til forslaget før det er offentliggjort

Del uten skrivetilgang - Fjern haken dersom medlemmene du har delt med skal ha tilgang til å gjøre endringer i forslaget

Lagre som utkast - Trykk her for å lagre forslaget som utkast. Kun du og de du har delt forslaget med vil kunne se forslaget.

Dersom du vil offentliggjøre forslaget med en gang - trykk "Offentliggjør forslag". Forslaget vil bli synlig for alle møtedeltakere, uavhengig av om møtet er startet eller ikke.

Fremme forslag

Dersom forslaget er lagret som utkast, vil du se dette markert med rød tekst. For å fremme forslaget må du trykke på "Vis mer" - "Rediger" og så "Offentliggjør forslag" nederst i pop-up vinduet. Du tegner deg til talerlisten for å fremme forslaget, og kan velge å offentliggjøre det når som helst frem til du har fremmet forslaget fra talerstolen.

5. Sikkerhet

Noen viktige huskeregler for sikkerhet:

• Maskinvare som brukes til pålogging i DigDem må være passord- eller kodebeskyttet
• Husk å logge av etter bruk – særlig om du bruker en maskin som benyttes av flere
• Se til at uvedkommende ikke får tilgang til din enhet som er pålogget DigDem. Lås enheten når du forlater den.

6. Støtte/support

Enkel problemløsning:

• Bruk Google Chrome for innlogging i DigDem
• De fleste problemer løses ved at du laster inn siden på nytt (trykk F5)
• Dersom du har problemer med innlogging - pass på at du går direkte til
  http://askoy.digdem.no

Ved behov for hjelp med DigDem, eller for å melde feil kan du kontakte politisk sekretariat:

E-post: politisk.sekretariat@askoy.kommune.no

Telefon: 47 79 16 21