Overordnet anskaffelsesstrategi for Askøy kommune

Anskaffelsesregelverkets formål er å fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser.

Formål

Anskaffelsesregelverkets formål er å fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 

Anskaffelsesstrategien er en overordnet strategi som gjelder for alle områder i Askøy kommune. Strategien har følgende formål:

• Bidra til at Askøy kommune ivaretar og etterlever anskaffelsesregelverkets formål og bestemmelser
• Anskaffelser skal gjennomføres på en slik måte at kommunen oppnår det beste forholdet mellom pris og kvalitet
• Angi veivalg og føringer for alle kommunens innkjøp 
• Synliggjøre den strategiske betydningen av anskaffelser som bidrar til å sikre sosial, økonomisk og miljømessig bærekraft (jf. FNs bærekraftsmål) 
• Understøtte planer, strategier og føringer som gjelder for kommunens tjenesteområder og forvaltning 

Anskaffelsesstrategien skal være offentlig og tilgjengelig for alle interessenter.

Anskaffelsesstrategien gjelder fra det tidspunkt den er vedtatt av kommunestyret.

Hovedmål og fokusområder

Det er definert ett hovedmål, fire fokusområder samt delmål som er koblet til hovedmålet og fokusområdene. Delmålene fremkommer i egen handlingsplan (vedlegg 1). Delmålene følges opp av konkrete tiltak for å sikre gjennomføring. Disse fremkommer også av handlingsplanen.

Hovedmål:

Kommunens anskaffelser skal bidra til tillit, nytenkning, god økonomistyring og effektiv ressursbruk. Tiltak som hindrer sosial dumping og arbeidslivskriminalitet, fremmer etisk handel, klima- og miljøhensyn, skal vektlegges.

Fokusområder:

1. Kvalitet og kompetanse

2. Organisering og kontroll

3. Samfunnsansvar

4. Klima og miljø

Fokusområde 1: Kvalitet og kompetanse

Anskaffelsesprosesser skal gjennomføres i tråd med gjeldende regelverk, og skal ivareta følgende overordnede prinsipper:

• Benytte handlingsrommet som regelverket åpner opp for
• Profesjonalitet
• Lojalitet
• God forretningsskikk
• Høy etisk standard
• Klarspråk 

Kommunen skal ha spisskompetanse og dedikerte ressurser på fagområdet offentlige anskaffelser, og tydelige regler og prosedyrer på området. Kompetanseutvikling skjer ved at nøkkelpersoner holder seg faglig oppdatert, deltar i nettverk og samarbeid, samt kontinuerlig læring og forbedring.

Fokusområde 2: Organisering og kontroll

Anskaffelsesområdet skal organiseres på en måte som sikrer effektive prosesser med klare ansvarslinjer og god kontroll i alle ledd. 

Organisering:

• Kommunedirektøren er ansvarlig for all anskaffelsesaktivitet i kommunen. 
• Leder og nøkkelpersoner skal ha et bevisst forhold til hvordan anskaffelsesarbeidet er organisert i kommunen, og hvor ansvar er plassert. 
• Leder har ansvar for at det meldes fra til innkjøpsfunksjonen om behov for nye avtaler eller endringer i eksisterende avtaler
• Leder skal sette seg inn i inngåtte innkjøpsavtaler og medvirke til at disse blir fulgt.
• Leder skal være innforstått med hva det innebærer å være avtaleforvalter og beslutte hvem som skal ha denne rollen i egen enhet.

Kontroll:

• Den som er ansvarlig for å gjennomføre anskaffelsen skal følge prosedyrer og rutiner for anskaffelsesprosesser, kontrakts- og entreprisevalg og avklare kontraktsoppfølging. Disse skal finnes i kommunens interne kvalitetssystem.
• Kommunens økonomireglement angir hvem som har myndighet til å signere avtaler på kommunens vegne.
• Kommunen skal ha oversikt over egne kontrakter og innkjøp. 
• Kommunen skal ha rutiner som sikrer etterlevelse av anskaffelsesprosessene og inngåtte avtaler. 

Fokusområde 3: Samfunnsansvar

Askøy kommune skal ta samfunnsansvar ved å kjøpe varer og tjenester som er produsert etter høye etiske og sosiale standarder, selv om dette kan innebære økte kostnader.

For å bekjempe arbeidslivskriminalitet og sosial dumping skal Askøy kommune blant annet stille følgende krav til sine leverandører:

• Seriøsitetskrav innen bygg og anlegg og andre høyrisikobransjer
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår 
• Krav til etisk handel
• ILOs kjernekonvensjoner skal ivaretas

Kommunen skal, når det er relevant, gjøre risikovurdering for å avdekke om anskaffelsen kan gi risiko for medvirkning til uetiske handlinger, krenkelse av menneske- og arbeidstakerrettigheter, korrupsjon eller miljøødeleggelser.

Askøy kommune skal ved planlegging av sine anskaffelser ta hensyn til små og mellomstore virksomheter, herunder lokale, slik at disse gis en reell mulighet til å bli tildelt kontrakt.

Det stilles krav til at leverandører er godkjente lærebedrifter, i bransjer hvor det er mangel på læreplasser.

Der det er hensiktsmessig, skal det alltid vurderes om konkurranser kan forbeholdes VTA-bedrifter.

Det skal alltid vurderes om konkurranser innenfor området helse- og omsorgstjenester kan forbeholdes ideelle aktører.

Fokusområde 4: Klima og miljø

Anskaffelser skal innrettes slik at de bidrar til å fremme klimavennlige løsninger og unngår skadelig miljøpåvirkning.  Anskaffelser skal videre støtte sirkulærøkonomi og reparasjonsmuligheter for å sikre lengre levetid.

Kommunen skal anvende sin innkjøpsmakt til å stille krav som bidrar til å redusere klimaavtrykk. Slike krav kan f.eks. være:

• Miljøsertifisering 
• Leverandører som utfører tjenester eller leverer varer på Askøy benytter null-utslippsbiler
• Krav til lave klimaavtrykk under produksjon 
• Det skal ikke benyttes engangsplast.

Implementering og oppfølging av anskaffelsesstrategien

Kommunedirektøren har ansvar for gjennomføring av strategien. Anskaffelsesstrategien følges opp gjennom en konkret handlingsplan.  

Kommunedirektør ved sektorsjefer er ansvarlig for at innkjøpsstrategien er kjent for organisasjonen.

Anskaffelsesstrategien skal være tilgjengelig på Askøy kommunes hjemmeside og i kommunens interne kvalitetssystem.

Rettskilder

Lov om offentlige anskaffelser

Forskrift om offentlige anskaffelser

Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektoren

Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter

Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker 

Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd

4.1. Forklaringer:

Lov om offentlige anskaffelser §6 som implementerer ILO-konvensjon nr. 94 ivaretar internasjonale arbeidslivsstandarder i kommunens anskaffelser. 

Følgende fremkommer i Askøy kommune sine ESPD avvisningsgrunner:

Brudd på bestemmelsene om miljø

Er leverandøren kjent med å ha begått brudd på bestemmelser om miljø slik som de fremgår av nasjonal rett, den relevante kunngjøringen eller anskaffelsesdokumentene eller artikkel 18 (2) i direktiv 2014/24/EU.

Brudd på bestemmelsene om sosiale forhold

Er leverandøren kjent med å ha begått brudd på bestemmelser om sosiale forhold slik som de fremgår av nasjonal rett, den relevante kunngjøringen eller anskaffelsesdokumentene eller artikkel 18 (2) i direktiv 2014/24/EU.

Brudd på bestemmelsene om arbeidsforhold

Er leverandøren kjent med å ha begått brudd på bestemmelser om arbeidsforhold slik som de fremgår av nasjonal rett, den relevante kunngjøringen eller anskaffelsesdokumentene eller artikkel 18 (2) i direktiv 2014/24/EU.

Dette innebærer at følgende direktiv følges:

Directive 2014/24/eu of the european parliament and of the council of 26 February 2014 on public procurement and repealing Directive 2004/18/EC

Direktivet ivaretar igjen følgende ILO-kjernekonvensjoner, i tillegg til flere konvensjoner: 

List of international social and environmental conventions referred to in article 18(2) 

• ILO Convention 87: foreningsfrihet og beskyttelse av organisasjonsretten
• ILO Convention 98; Gjennomføring av prinsippene for organisasjonsretten og retten til å føre kollektive forhandlinger
• ILO Convention 29; Tvangsarbeid 
• ILO Convention 105; Avskaffelse av tvangsarbeid
• ILO Convention 138; Minstealder for adgang til sysselsetting
• ILO Convention 111: Diskriminering i sysselsetting og yrke 
• ILO Convention 100; lik lønn for mannlige og kvinnelige arbeidere for arbeid av lik verdi 
• ILO Convention 182; forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid
• Wien-konvensjonen for beskyttelse av ozonlaget og tilhørende Montrealprotokoll om stoff som reduserer ozonlaget; 
• Basel-konvensjonen vedrørende kontroll med transport av farlig avfall
• Stockholm-konvensjonen om persistente organiske forbindelser (Stockholm POPs Convention); 
• Rotterdam-konvensjonen om forhåndsgodkjenningsprosedyre for visse farlige kjemikalier og plantevernmidler som omsettes på verdensmarkedet (UNEP/FAO) (The PIC Convention) Rotterdam, 10 September 1998, and its 3 regional Protocols.