Behandling av personopplysninger innenfor Utvikle innbyggertjenester.
Her finner du en oversikt over våre behandlingsprotokoller innenfor Utvikle innbyggertjenester. Vi beskriver hvordan kommunen behandler personopplysninger i dette tjenesteområdet, inkludert hvilke opplysninger som behandles, formålet med behandlingen, rettslig grunnlag og hvem det gjelder for. Behandlingen skjer i henhold til gjeldende lover og forskrifter, som personopplysningsloven, offentlighetsloven og andre relevante regelverk.
Administrere dataanalyse og rapportering i Microsoft 365 (lenket behandling)
Formål:
Formålet med denne behandlingen er å muliggjøre innsamling, analyse og distribusjon av data og rapporter for å støtte effektiv planlegging, prosjektstyring og beslutningstaking i kommunen.
Opplysninger som behandles:
Adresser, alder , epost, fullt navn uten historikk, fødselsdato, organisasjon, organisatorisk tilhørighet, skoletilhørighet, telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse .
Hvem gjelder det for:
Ansatt, næringsliv, lag/organisasjoner.
Rettslig forpliktelse:
Forvaltningslov.
Administrere dokumenthåndtering i Microsoft 365 (lenket behandling)
Formål:
Formålet med denne behandlingen er å sikre trygg og organisert lagring, tilgang og deling av dokumenter som er relevante for kommunens prosesser og oppgaver.
Opplysninger som behandles:
Adresser, alder , epost, fullt navn uten historikk, fødselsdato, fødselsnummer, klassegruppe skole, kursbevis, lønn, lønnshistorikk, organisatorisk tilhørighet, skoletilhørighet, søknad, telefonnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse .
Hvem gjelder det for:
Ansatt, folkevalgt, innbyggere, foresatte, lag/organisasjoner, næringsliv, oppdragstaker, tjenestemottaker.
Rettslig forpliktelse:
Forvaltningslov. Hvilke hjemler som gjelder / artikler?.
Administrere kommunikasjon og samarbeid i Microsoft 365 (hovedbehandling for M365)
Formål:
Formålet med denne behandlingen er å lette kommunikasjon, samarbeid og informasjonsutveksling blant ansatte og eksterne kontakter for å støtte arbeidsoppgaver og prosjekter i kommunen.
Opplysninger som behandles:
Adresser, arbeidsforhold, ektefelle/registrert partner, epost, foresatte, fullt navn uten historikk, fødselsdato, fødselsnummer, kursbevis, lønn, organisasjon, organisatorisk tilhørighet, skoletilhørighet, statsborgerskap, stillingskategori, søknad, telefonnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse .
Hvem gjelder det for:
Ansatt, lag/organisasjoner, innbyggere, næringsliv.
Rettslig forpliktelse:
Forvaltningslov.
Administrere utleie av kommunale bygg
Formål:
Administrere utleie av kommunale bygg for å holde oversikt over utleieobjekter og leietakere, og gjøre kommunens lokaler mer tilgjengelig for innbyggerne. Personopplysninger registreres i forbindelse med utleie av lokaler og fakturering og oppfølging av dette.
Opplysninger som behandles:
Adresser, alder , betalingsinformasjon, epost, fullt navn uten historikk, fødselsdato, fødselsnummer, ip-adresse, telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav b - oppfylling en avtale.
Hvem gjelder det for:
Innbyggere, lag/organisasjoner, ansatt.
Rettslig forpliktelse:
-
Bruk av elektronisk skjema for innhenting av personopplysninger knyttet til personaladministrasjon, tjenestemottaker-administrasjon
Formål:
Innhenting av diverse personopplysninger via elektroniske skjema; Man samler inn, lagrer, overfører til fagsystem og arkiv, slettes etter arkivlov. Eksempler på skjema: Endring av bankkontonummer, Oversikt over utdanning og yrkespraksis, Personopplysningsskjema for legehjemler, Personopplysningsskjema for stillinger uten ansiennitetsstige, Taushetsplikterklæring, Melding om ikke full avvikling av ferie, Full lønn 1. yrkesår lærere, Lønnsmelding, Lønnsmelding AH-/KF, Melding om foreldrepermisjon, Melding om koronarelatert fravær og en rekke innbyggerrelaterte/tjenestemottaker-skjema.
Opplysninger som behandles:
Adresser, arbeidsforhold, barn, barnehagetilhørighet, betalingsinformasjon, ektefelle/registrert partner, epost, foreldreansvar, foresatte, fullt navn uten historikk, fødselsdato, fødselsnummer, helseopplysninger, identitetsgrunnlag, klassegruppe skole, læringsutfordringer, lønn, organisatorisk tilhørighet, religion, sivilstand , skoletilhørighet, stillingskategori, søknad, telefonnummer, vergemål.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav g - viktige allmenne interesser, Artikkel 6. Bokstav c - rettslig forpliktelse .
Hvem gjelder det for:
Ansatt, folkevalgt, innbyggere, tjenestemottaker, elever, barn, foresatte, lag/organisasjoner, næringsliv, pårørende.
Rettslig forpliktelse:
Arbeidsavtale, Skatteloven, Folketrygdloven
Helseregisterloven, Helsepersonelloven, Pasientjournal\-loven
Barnehageloven
Opplæringsloven og dennes forskrifter.
Innbyggerpanel: registrering adresseliste og utsendelse av undersøkelser
Formål:
Formålet er å kunne ta kontakt med innbyggere som har meldt sin interesse for deltakelse i ulike medvirkningsprosesser.
Opplysninger som behandles:
Adresser, epost, fullt navn uten historikk, fødselsdato, telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav a - samtykket.
Hvem gjelder det for:
Innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
-
Spørreundersøkelser, SurveyXact av Rambøll
Formål:
Få innspill og behovkartlegging av innbyggerne i kommunen.
Opplysninger som behandles:
Epost, fødselsdato, telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav a - samtykket.
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker, innbyggere, lag/organisasjoner, beboer.
Rettslig forpliktelse:
-