Behandling av personopplysninger innenfor Sosiale tjenester.
Her finner du en oversikt over våre behandlingsprotokoller innenfor Sosiale tjenester. Vi beskriver hvordan kommunen behandler personopplysninger i dette tjenesteområdet, inkludert hvilke opplysninger som behandles, formålet med behandlingen, rettslig grunnlag og hvem det gjelder for. Behandlingen skjer i henhold til gjeldende lover og forskrifter, som personopplysningsloven, offentlighetsloven og andre relevante regelverk.
Akuttovernatting for bostedsløse
Formål:
Skaffe midlertidig botilbud til personer som er uten sted å bo og som selv ikke klarer å skaffe dette, og å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven § 27.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, arbeidsforhold, barn, ektefelle/registrert partner, epost, foreldreansvar, foresatte, fullt navn med historikk, fødselsnummer, helseopplysninger, inntekt, pårørende, sivilstand , statsborgerskap, telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter, Artikkel 6. Bokstav b - oppfylling en avtale, Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse , Artikkel 9. Bokstav h - forebyggende medisin.
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker, innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
Sosialtjenesteloven § 27 .
Alternativ mottaksplassering (AMOT)
Formål:
Ordningen går ut på at flyktninger som har sterk personlig tilknytting til kommunen kan bo for eksempel hos nærfamilie i påvente av at oppholdstillatelse blir ferdig behandlet, i stedet for opphold på asylmottak.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, fullt navn med historikk, fødselsdato, fødselsnummer, identitetsgrunnlag, oppholdsstatus, sivilstand , statsborgerskap, telefonnummer, utenlands identifikasjonsnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav b - oppfylling en avtale, Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter, Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse .
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker.
Rettslig forpliktelse:
Avtale om alternativ mottaksplassering.
Bosetting av enslige mindreårige flyktninger i Askøy kommune
Formål:
Fordele og bosette EMF på en trygg og forsvarlig måte, bistå bosetteren i etableringsfasen.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, epost, fullt navn med historikk, fødselsdato, fødselsnummer, identitetsgrunnlag, oppholdsstatus, pårørende, sivilstand , statsborgerskap, telefonnummer, utenlands identifikasjonsnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse , Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter, Artikkel 6. Bokstav b - oppfylling en avtale.
Hvem gjelder det for:
Barn.
Rettslig forpliktelse:
Kommunestyrevedtak.
Bosetting av flyktninger på Askøy
Formål:
Identifisere bosetter, fordele og bosette flyktninger på en trygg og forsvarlig måte, bistå bosetteren i etableringsfasen.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, fullt navn med historikk, fødselsdato, fødselsnummer, identitetsgrunnlag, oppholdsstatus, sivilstand , statsborgerskap, telefonnummer, utenlands identifikasjonsnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter, Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse , Artikkel 6. Bokstav b - oppfylling en avtale.
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker.
Rettslig forpliktelse:
Kommunestyrevedtak.
Bruk av elektronisk skjema for innhenting av personopplysninger knyttet til personaladministrasjon, tjenestemottaker-administrasjon
Formål:
Innhenting av diverse personopplysninger via elektroniske skjema; Man samler inn, lagrer, overfører til fagsystem og arkiv, slettes etter arkivlov. Eksempler på skjema: Endring av bankkontonummer, Oversikt over utdanning og yrkespraksis, Personopplysningsskjema for legehjemler, Personopplysningsskjema for stillinger uten ansiennitetsstige, Taushetsplikterklæring, Melding om ikke full avvikling av ferie, Full lønn 1. yrkesår lærere, Lønnsmelding, Lønnsmelding AH-/KF, Melding om foreldrepermisjon, Melding om koronarelatert fravær og en rekke innbyggerrelaterte/tjenestemottaker-skjema.
Opplysninger som behandles:
Adresser, arbeidsforhold, barn, barnehagetilhørighet, betalingsinformasjon, ektefelle/registrert partner, epost, foreldreansvar, foresatte, fullt navn uten historikk, fødselsdato, fødselsnummer, helseopplysninger, identitetsgrunnlag, klassegruppe skole, læringsutfordringer, lønn, organisatorisk tilhørighet, religion, sivilstand , skoletilhørighet, stillingskategori, søknad, telefonnummer, vergemål.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav g - viktige allmenne interesser, Artikkel 6. Bokstav c - rettslig forpliktelse .
Hvem gjelder det for:
Ansatt, folkevalgt, innbyggere, tjenestemottaker, elever, barn, foresatte, lag/organisasjoner, næringsliv, pårørende.
Rettslig forpliktelse:
Arbeidsavtale, Skatteloven, Folketrygdloven
Helseregisterloven, Helsepersonelloven, Pasientjournal\-loven
Barnehageloven
Opplæringsloven og dennes forskrifter.
Bygningsmessig avvik på kommunal utleiebolig
Formål:
Forvaltning, drift og vedlikehold av leieobjekter.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, epost, fullt navn med historikk, telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter, Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse , Artikkel 6. Bokstav b - oppfylling en avtale.
Hvem gjelder det for:
Ansatt, beboer, næringsliv.
Rettslig forpliktelse:
-
Individuell plan, koordinering av tjenester fra ulike offentlige virksomheter
Formål:
Fatte enkeltvedtak, sette opp individuell plan, koordinere tjenestene som inngår i planen.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, arbeidsforhold, epost, fullt navn med historikk, fødselsnummer, helseopplysninger, inntekt, sivilstand , telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav h - forebyggende medisin, Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter, Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse , Artikkel 6. Bokstav a - samtykket.
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker, innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
Sosialtjenesteloven § 28 og Helse- og omsorgstjenesteloven § 7-1.
Inngåelse av leiekontrakt
Formål:
Forvaltning av leieforhold kommunale utleieboliger. Ivareta innbyggernes rettigheter til å få bistand til bosetting.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, arbeidsforhold, barn, ektefelle/registrert partner, epost, foreldreansvar, foresatte, fullt navn med historikk, fødselsdato, fødselsnummer, helseopplysninger, lønn, oppholdsstatus, påleggstrekk, pårørende, sivilstand , statsborgerskap, søknad, telefonnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer, vergemål.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav b - oppfylling en avtale.
Hvem gjelder det for:
Beboer, barn, innbyggere, pårørende.
Rettslig forpliktelse:
Lov om sosiale tjenester.
Introduksjonsprogrammet for nyankomne flyktninger
Formål:
Identifisere den registrerte, kunne kontakte den registrerte, følge opp den registrertes introduksjonsprogram.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, epost, fullt navn med historikk, oppholdsstatus, telefonnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav b - oppfylling en avtale, Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse , Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter.
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker.
Rettslig forpliktelse:
Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere, § 25 - Behandling av personopplysninger.
Kommunale utleieboliger
Formål:
Saksbehandle søknader/tildele bolig.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, arbeidsforhold, barn, ektefelle/registrert partner, epost, fullt navn med historikk, fødselsnummer, inntekt, sivilstand , telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav b - oppfylling en avtale, Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter.
Hvem gjelder det for:
Innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
Kommunestyrevedtak.
Kvalifiseringsprogram etter sosialtenestelovens § 29
Formål:
Fatte enkeltvedtak på kvalifiseringsprogram etter sosialtjenesteloven, med en eller flere aktiviter som inngår i programmet.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, arbeidsforhold, epost, fullt navn med historikk, fødselsnummer, helseopplysninger, inntekt, læringsutfordringer, oppfølgingsplaner sykefravær, sivilstand , telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav h - forebyggende medisin, Artikkel 6. Bokstav a - samtykket, Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter, Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse .
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker, innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
Sosialtjenesteloven.
Opptak av nye husstandsmedlemmer i kommunal utleiebolig
Formål:
Forvaltning av leieforhold kommunale utleieboliger.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, epost, fullt navn med historikk, fødselsdato, fødselsnummer, telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter.
Hvem gjelder det for:
Beboer.
Rettslig forpliktelse:
Husleieloven §11-1.
Råd og veiledning på andre områder enn økonomi (f. eks skaffe og å beholde bolig)
Formål:
Avklare brukers behov for hjelp til å håndtere sin situasjon, å fatte vedtak om råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, arbeidsforhold, barn, ektefelle/registrert partner, epost, foreldreansvar, foresatte, fullt navn med historikk, fødselsnummer, helseopplysninger, inntekt, pårørende, sivilstand , telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse , Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter.
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker, innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
Lov om sosiale tjenester § 17.
Saksbehandle bostøtte fra Husbanken
Formål:
Registrere søknader, ettergå søknadsdokumentasjon og arkivering.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, arbeidsforhold, barn, ektefelle/registrert partner, epost, fullt navn med historikk, fødselsnummer, inntekt, sivilstand , telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse .
Hvem gjelder det for:
Innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
Lov om bostøtte; Forskrift om bustøtte.
Saksbehandle søknader/tildele bolig
Formål:
Trygge boforhold for vanskeligstilte på boligmarkedet.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, epost, fullt navn med historikk, fødselsnummer, inntekt, sivilstand , telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter, Artikkel 6. Bokstav b - oppfylling en avtale.
Hvem gjelder det for:
Innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
Kommunale tildelingskriterier.
Samarbeid og samordning - koordinere helse og velferdstjenester på tvers i kommunen
Formål:
innhente, lagre opplysninger, kartlegge.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, fullt navn med historikk, fødselsnummer, helseopplysninger, pårørende, telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter, Artikkel 6. Bokstav c - rettslig forpliktelse .
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker, pårørende.
Rettslig forpliktelse:
Samarbeid og samordning er nedfelt i følgende velferdstjenestelover:
Pasient\- og brukerrettighetsloven § 2\-5
Helse\- og omsorgstjenesteloven kap. 6 og 7
Spesialisthelsetjenesteloven §§ 2\-1 og 2\-5
Psykisk helsevernloven § 4\-1
Barnevernsloven §§ 15\-8 og 15\-9
Barnehageloven §§ 2 a. og 2 b.
Opplæringsloven § 4A\-14
Friskoleloven § 3\-6a.
Sosialtjenesteloven § 13
Arbeids\- og velferdsforvaltningsloven §§ 15 og 15a.
Krisesenterlova § 4
Familievernkontorloven § 1a.
Integreringsloven § 50
Tannhelsetjenesteloven § 1\-4a.
Kommunen har plikt til å levere et helhetlig koordinert og individuelt tilpasset tjenestetilbud til sine tjenestemottakere. Dette er hjemlet i Forskrift om individuell plan ved ytelse av velferdstjenester §3\. Til bruk i dette arbeidet har kommunen behov for et IT\-system for samhandling.
Når det gjelder behandlingsgrunnlaget er kommunens rettslige forpliktelse til å utføre dette hjemlet i Forskrift om individuell plan ved ytelse av velferdstjenester §4, jmf §1
Deltakelse
Kommunens rettslige forpliktelse er hjemlet i Forskrift om individuell plan ved ytelse av velferdstjenester §3 og §4, jmf §1
Tjenestemottaker og pårørende har tilgang til et IT\-system for samhandling. Tilgangen begrunnes med tjenestemottakerens rett til medvirkning “Tjenestemottakeren har rett til å delta i arbeidet med sin individuelle plan, og ansvarlig tjenesteyter skal legge til rette for dette.” …
“Pårørende skal trekkes inn i arbeidet med individuell plan i den utstrekning tjenestemottakeren og de pårørende ønsker det.” jmf §4.
Startlån og tilskudd til etablering/tilpasning
Formål:
Saksbehandle søknader, fatte vedtak, utbetale lån og tilskudd, forvalte låneporteføljen.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, arbeidsforhold, barn, ektefelle/registrert partner, epost, fullt navn med historikk, fødselsnummer, inntekt, sivilstand , telefonnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse , Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter.
Hvem gjelder det for:
Innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
Finansavtaleloven; Lov om Husbanken; Forskrift om startlån; Forskrift om tilskudd til etablering og tilpasning av bolig, med mer.
Utlevering av matkasser og registrering av hjelpebehov
Formål:
Utlevering av matkasser, gavekort og annen hverdagshjelp.
Opplysninger som behandles:
Fullt navn uten historikk.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav a - samtykket.
Hvem gjelder det for:
Innbyggere, tjenestemottaker.
Rettslig forpliktelse:
-
Økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning
Formål:
Avklare brukers behov for hjelp til å håndtere gjeld, og bidra i kontakt med kreditorer og andre offentlige myndigheter, å fatte vedtak om råd og veiledning etter sosialtjenesteloven § 17.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, arbeidsforhold, barn, ektefelle/registrert partner, epost, foreldreansvar, foresatte, fullt navn med historikk, fødselsnummer, helseopplysninger, inntekt, oppholdsstatus, pårørende, sivilstand , statsborgerskap, telefonnummer, utenlands identifikasjonsnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse , Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter.
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker, innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
Lov om sosiale tjenester § 17.
Økonomisk sosialhjelp etter Sosialtjenestelovens § 18 og 19
Formål:
Avklare brukers behov for økonomisk støtte og avklare brukers rettigheter, og å fatte vedtak etter sosialtjenesteloven.
Opplysninger som behandles:
Adresser inkludert historikk, arbeidsforhold, barn, ektefelle/registrert partner, epost, foreldreansvar, foresatte, fullt navn med historikk, fødselsnummer, helseopplysninger, inntekt, oppholdsstatus, pårørende, sivilstand , statsborgerskap, telefonnummer, utenlands identifikasjonsnummer.
Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav b - forpliktelser og rettigheter, Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse , Artikkel 6. Bokstav a - samtykket, Artikkel 9. Bokstav h - forebyggende medisin.
Hvem gjelder det for:
Tjenestemottaker, innbyggere.
Rettslig forpliktelse:
Lov om sosiale tjenester §§ 18 og 19.