Retningslinjer for folkevalgte som ønsker å melde fra om kritikkverdige forhold i Askøy kommune
1. Bakgrunn
Som folkevalgt vil du gjennom ulike politiske organ og for eksempel interpellasjons-ordningen ha anledning til å ta opp og stille spørsmål rundt alle sider ved den kommunale virksomheten. Du vil også kunne melde saker til kommunens kontrollutvalg.
Unntaksvis kan saker imidlertid være av en slik karakter at det vurderes som lite hensiktsmessig å benytte de vanlige hovedkanalene for folkevalgte.
2. Formål
Retningslinjen skal bidra til å tydeliggjøre for folkevalgte hvordan en kan melde fra om kritikkverdige forhold som korrupsjon, misligheter og andre lovbrudd i eller mot Askøy kommune når det å benytte de vanlige hovedkanalene ikke vurderes som hensiktsmessig.
Det må foreligge en velbegrunnet mistanke for å melde fra.
Folkevalgte omfattes ikke av arbeidsmiljøloven og derfor heller ikke av arbeidsmiljølovens regler om varsling.
3. Hvem gjelder retningslinjen for?
Retningslinjen gjelder for alle folkevalgte i Askøy kommune. Som folkevalgt regnes politikere som er medlemmer av Askøy kommunestyre eller er valgt av kommunestyret til å representere kommunen som folkevalgte representanter i ulike utvalg og råd.
Varamedlemmer er inkludert.
4. Aktuelle forhold å melde fra om
Som folkevalgt kan du melde fra om ansatte og folkevalgte i Askøy kommune, eller personer med tilknytning til Askøy kommune, som du mistenker har begått en straffbar handling, brudd på lovbestemmelser eller etiske regler. Som folkevalgt har du plikt til å melde fra om straffbare forhold. Du kan også melde fra om alvorlig systemsvikt som ikke nødvendigvis er knyttet til en person.
Eksempler på kritikkverdige forhold:
- Underslag, tyveri og økonomiske misligheter
- Bestikkelser og korrupsjon
- Brudd på anbudsregler
- Brudd på innkjøpsregler
- Brudd på sikkerhetsregler
- Brudd på taushetsplikt
- Diskriminering
- Ulike former for trakassering
- Brudd på kommunens etiske standard
Klager som faller inn under forvaltningslovens klagebehandling, eller politisk og faglig uenighet omfattes ikke av denne retningslinjen.
5. Hvem skal du melde fra til?
Tjenesteveien for å melde fra er til ordfører. Varaordfører der hvor saken gjelder ordfører eller personer hvor det kan stilles spørsmål vedrørende ordførers habilitet.
6. På hvilken måte skal du melde fra?
Når du som folkevalgt melder fra om kritikkverdige forhold skal dette gjøres skriftlig, og underskrives med fullt navn.
Det er utarbeidet et eget skjema som kan benyttes. Skjemaet er vedlegg til denne artikkelen.
Skjema skal sendes i brev til: Askøy kommune v / ordfører, Klampavikvegen 1, 5300 Kleppestø
Eller som e-post til: postmottak@askoy.kommune.no - merk e-posten «Til ordfører».
NB: Varsel som inneholder sensitive personopplysninger skal ikke sendes som e-post.
7. Hvordan skjer oppfølging etter at du har meldt fra?
Når kommunen mottar en melding om kritikkverdige forhold, vil det sentrale være å avklare om det foreligger et kritikkverdig forhold som bør stoppes.
Ordfører beslutter om saken skal følges opp av rådmannen, eller om saken skal tas opp i formannskapet eller kommunestyret for beslutning om videre behandling.
Melding om kritikkverdige forhold behandles i henhold til rutine for oppfølging av kritikkverdige forhold. (Skjema er vedlegg til denne artikkelen).
Hvordan meldingen følges opp er avhengig av hvilke forhold saken gjelder.
Du vil få tilbakemelding om at saken er mottatt: Ordlyden vil være:
Askøy kommune har i dag __(dato)____ mottatt melding om kritikkverdig forhold
fra ___________________________________/_______________ (Navn og parti)
Meldingen er mottatt av: ______________________________ (Navn og tittel)
Meldingen gjelder (kort tittel) ___________________________________________
Meldinger om kritikkverdige forhold i kommunen behandles etter regelverket. Dette gjelder krav til åpenhet, taushetsplikt, unntatt offentlighet og så videre. Meldingene vil bli sendt over til rett instans (ordfører, varaordfører eller rådmann) for videre behandling og oppfølging.
Når saken avsluttes gis tilbakemelding om at de kritikkverdige forholdene som er meldt,
- beklages, tas til etterretning og følges opp,
- tas til orientering og formidles videre til rett instans (person eller etat) for innskjerping av rutiner
- vurderes for grundigere undersøkelser og oppfølging
- saken avvises.
Det skal gis en kort redegjørelse i tilbakemeldingen som er underskrevet at ordfører og rådmann.
Beslutning om utfall vil ikke være et enkeltvedtak og avgjørelsen kan ikke påklages. Du vil som hovedregel ikke være part i saken, og taushetsplikt vil ofte være til hinder for mer spesifikk tilbakemelding.
8. Hensyn til den det meldes fra om
Den det meldes fra om skal i utgangspunktet gjøres kjent med saken og hvilke opplysninger som er gitt. Dette for at vedkommende skal få anledning til å komme med sin versjon, jf. kontradiksjonsprinsippet. Det tas forbehold om tilfeller hvor det av hensyn til videre saksbehandling er viktig at den det er meldt fra om ikke gjøres kjent med saken.
Den det meldes fra om vil som oftest være part i saken, og i utgangspunktet ha rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, enten etter ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper eller fordi forvaltningsloven gir rett til innsyn. Identiteten til den som har meldt fra kan i noen tilfeller unntas der parten vil kunne imøtegå opplysningene uten at varslers identitet gjøres kjent.
Når saken er ferdigbehandlet skal den det er varslet om straks få tilbakemelding, uavhengig av utfallet.
9. Saksbehandlingsregler og taushetsplikt
Melding om kritikkverdige forhold behandles i samsvar med saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, personopplysningsloven og offentleglova.
Den som skal behandle en slik sak skal sørge for forsvarlig behandling. Følgende fremgangsmåte kan vurderes:
- Møte med den (de) som har meldt fra.
- Samtaler eller møter med andre involverte enn den (de) som er meldt fra om.
- Undersøkelser av teknisk art, for eksempel gjennomgang av dokumenter ved mistanke om mislighold.
Samtalene bør være individuelle, og den som blir kalt inn til samtale skal informeres om at hun (han) kan ha med seg fullmektig. Det skal skrives møtereferat, som signeres av alle møtedeltakerne. Det bør alltid være minst 3 personer til stede på møtet.
Etter at undersøkelser er gjennomført skal det vurderes om det foreligger noe kritikkverdig. Dersom det avdekkes kritikkverdige forhold, skal forholdet stoppes og tiltak iverksettes. Dokumenter og opplysninger i denne type saker vil i stor grad være unntatt offentlighet og underlagt taushetsplikt, og skal behandles fortrolig.
Saken skal registreres og arkiveres i kommunens saksarkiv.
HR-avdelingen mars 2018
Vedlegg :
Skjema for å melde om kritikkverdige forhold og oppfølgingsrutine.
Retningslinje for folkevalgte som ønsker å melde fra om kritikkverdige forhold.