1 Formål
Dette dokumentet beskriver hvilke retningslinjer som skal følges av folkevalgte og ansatte i Askøy kommune ved mottak av gaver og andre fordeler fra eksterne parter, og ved overrekkelse av gaver til eksterne parter. I tillegg beskriver det hvilke regler som gjelder for registrering av gaver og andre fordeler.
Retningslinjene gjelder både for offisielle gaver til Askøy kommune som virksomhet, og gaver som folkevalgte og ansatte mottar personlig i kraft av å representere Askøy kommune.
2. Retningslinjer for mottak av gaver og andre fordeler
Folkevalgte og ansatte skal ikke ta imot eller legge til rette for å ta imot gaver, reiser, hotellopphold, billetter til kulturopplevelser, rabatter, eller andre ytelser eller fordeler som kan være egnet til å kunne påvirke tjenesteutøvelsen eller beslutninger. Se også punktet "Personlige fordeler og gaver" i Etisk standard for Askøy kommune.
Gaver skal i utgangspunktet ikke mottas. Mottas det eksempelvis en blomsterbukett, må denne være av ubetydelig verdi og ikke over kr. 250. Ligger gaven over kr. 250 skal den registreres.
Hvis det blir gitt kino, konsert, teaterbilletter eller lignende, er disse gitt til Askøy kommune. Disse kan etter en konkret vurdering gis til ansatte etter en rimelig fordeling mellom ansatte. Billettens verdi skal ikke overstige kr. 250.
Folkevalgte og ansatte må ikke bruke stillingen sin til å skaffe seg selv eller andre urettmessige fordeler.
Representasjon og lignende skal holdes innenfor vanlige og aksepterte normer for sosialt samvær. Om for eksempel leverandører tilbyr folkevalgte eller ansatte å være med på reiser og lignende, er det en forutsetning at Askøy kommune dekker utgifter til reise og opphold.
Ved invitasjoner til lunsjer, middager, faglige arrangementer, eller lignende må det være en klar og saklig sammenheng med den folkevalgte sine plikter eller ansatte sine arbeidsoppgaver og ansvarsområde. Det må gjøres en konkret helhetlig vurdering i det enkelte tilfellet om en bør takke ja til slike invitasjoner. Når det gjelder invitasjoner til arrangementer med lite faglig innhold, for eksempel kulturelle- eller sportslige arrangement, må det også være en saklig grunn til å delta. For offisielle representanter vil nødvendig deltakelse regnes som en del av arbeidsoppgavene deres.
Ansatte med ansettelsesmyndighet må følge kommunens etiske regelverk om habilitet ved alle ansettelser, også ved korttidsansettelser som sommerjobb, vikar og timebaserte ansettelser.
Hvis folkevalgte og ansatte kommer opp i problemstillinger knyttet til å ta imot gaver m.m., skal spørsmålet drøftes med nærmeste leder (ordfører for folkevalgte).
3. Retningslinje for registrering av gaver og andre fordeler
Skjema for innmelding av gaver eller andre fordeler
3.1 Formål
Formålet med gaveregisteret er å gi en samlet oversikt over gaver Askøy kommune mottar, samt gi en oversikt over alle gaver av en viss verdi som folkevalgte og ansatte mottar personlig i kraft av å representere kommunen.
3.2 Om gaveregisteret
Gaveregisteret er en oversikt over gaver som blir mottatt av Askøy kommune som virksomhet, samt gaver av en viss verdi som folkevalgte og ansatte mottar personlig i kraft av å representere kommunen. Gaveregisteret vil være offentlig tilgjengelig.
Det er den enkelte ansatte eller politiker som er ansvarlig for å melde inn sine gaver til registeret. Spørsmål om gaveregistrering kan for de folkevalgte rettes til Politisk sekretariat, og for de ansatte rettes til HR-avdelingen.
3.3 Gaver som blir mottatt av Askøy kommune, folkevalgte og ansatte
Alle gaver som blir gitt til Askøy kommune som virksomhet, og som har en viss varig verdi (for eksempel kunst), skal registreres i gaveregisteret. Videre skal alle gaver og andre fordeler som folkevalgte og ansatte tar mottar i kraft av å representere Askøy kommune, og som blir anslått til en verdi på mer enn kr. 250,- registreres i gaveregisteret.
Fremgangsmåte for registrering av gaver:
Når en gave eller en fordel blir mottatt, skal dette meldes inn gjennom et eget digitalt skjema. Registreringen skal inneholde opplysninger om:
- navn på den som mottar gaven.
- opplysninger om hvem som er giver av gaven.
- i hvilken anledning og når gaven ble mottatt / gitt.
- anslått verdi av gaven.
- hvilken type gave dette er.
3.4 Gaver som blir gitt
Det skal ikke gis gaver som samlet overstiger kr. 1000 per år til samme eksterne mottaker.
Gaver med en stipulert verdi på mer enn kr. 250,- som folkevalgte eller ansatte gir bort til eksterne mottakere, og som har en tilknytning til Askøy kommune og arbeidsoppgavene som folkevalgt eller ansatt, skal registreres. Dette gjelder også ordførers representasjonsgaver.
Registreringen skal følge samme fremgangsmåte som for registrering av gaver som blir mottatt, se punkt 3.3 over.
Vedtatt av Kommunestyret på møte 1. november 2018 - K-sak 115/18