Økonomireglementet klargjør fullmakter, ansvar og regler for økonomiforvaltning og regnskap i Askøy kommune.
Gjeldende fra 07.04.2022
Innhold
2. Grunnleggende krav og prinsipper. 2
4. Økonomiplan og årsbudsjett 3
6. Disponering av bevilgninger i årsbudsjettet 7
6.1 Beløpsgrenser (alle summer eks mva). 7
7. Bestilling, attestasjon og anvisning. 8
7.1 Myndighet til å bestille og attestere. 8
7.3 Myndighet til å utføre betaling. 9
8.1 Myndighet til å ta opp lån. 9
10.1 Myndighet til å gjennomføre nedskrivning for tap. 10
11. Avsetning til og bruk av disposisjonsfond. 10
1.1 Myndighet til å avsette til og bruke av disposisjonsfond. 11
12.1 Myndighet til å gjennomføre strykninger. 11
13.1 Myndighet til å gjøre anskaffelser. 11
13.2 Regler for anskaffelser. 11
13.3 Etisk standard ved anskaffelser. 11
1. Formål og virkeområde
Økonomireglementet klargjør fullmakter, ansvar og regler for økonomiforvaltning og regnskap i Askøy kommune.
Kommunestyret skal etter kommuneloven § 14-2 d) og e) selv vedta regler for økonomiforvaltningen (økonomireglement) og regler for finans- og gjeldsforvaltningen (finansreglement).
Finans- og gjeldsforvaltningsreglementet for Askøy kommune er et eget reglement.
Utgangspunktet for økonomireglementet er rammer og retningslinjer som følger av kommuneloven med tilhørende forskrifter:
- Lov 22.6.2018 nr. 83 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)
- Forskrift 07.6.19 nr. 714 om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner mv.
- Forskrift 18.11.19 nr. 1520 om garantier og finans- og gjeldsforvaltning i kommuner og fylkeskommuner
- Forskrift 18.10.2019 nr. 1412 om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner mv. (KOSTRA-forskriften)
- Forskrift 11.12.2019 nr. 1731 om beregning av samlet selvkost for kommunale og fylkeskommunale gebyrer (selvkostforskriften)
- Regelverket om offentlige anskaffelser
Kommunen støtter seg også på råd og veiledninger fra GKRS – Foreningen for god kommunal regnskapsskikk.
Økonomireglementet gjelder for Askøy kommune og Askøyhallene KF. Daglig leder for Askøyhallene KF har tilsvarende myndighet som kommunedirektøren om ikke annet er bestemt.
2. Grunnleggende krav og prinsipper
Kommunen skal ha en økonomiforvaltning som bidrar til god økonomistyring og måloppnåelse, effektiv ressursbruk, forsvarlig og effektiv økonomiforvaltning og regeletterlevelse. Folkevalgte skal sikres pålitelig og tilstrekkelig styringsinformasjon som grunnlag for sine beslutningsprosesser.
Det skal være nulltoleranse for korrupsjon og økonomisk mislighold.
- Kommunen skal ha en robust og bærekraftig økonomiforvaltning
- Kommunens økonomi skal forvaltes slik at den økonomiske handleevnen blir ivaretatt over tid
- God økonomistyring skal sikre kvaliteten i tjenestetilbudet
- Gode analyser skal sikre kostnadseffektiv tjenesteproduksjon
- Gode kontrollrutiner skal redusere risikoen for avvik fra fastsatte mål og rammer
- Gjennomgående internkontroll skal sikre etterlevelse av lover og forskrifter
- Åpenhet og refleksjon skal bidra til etisk forsvarlige holdninger og handlinger
3. Delegering
Askøy kommunes delegeringsreglement angir formål og prinsipper for delegering i Askøy kommune. Dette er førende for delegeringen av myndighet i økonomisaker. Delegert myndighet fra kommunestyret til kommunedirektøren framgår av punktene i reglementet.
Kommunedirektøren har fullmakt til å videre-delegere sin disponeringsfullmakt og avgjørelsesmyndighet gjennom etablerte styringslinjer.
4. Økonomiplan og årsbudsjett
Økonomiplan og årsbudsjett skal vise prioriteringer og bevilgninger og de målene og premissene som de bygger på. Kommunedirektørens grunnlagsdokument skal også beskrive utviklingen i kommunens økonomi, herunder utviklingen i gjeld og andre vesentlige langsiktige forpliktelser (kommuneloven §14-4).
4.1 Utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett
Økonomiplan og årsbudsjett skal utarbeides i henhold til påleggene i kommuneloven med tilhørende forskrift.
Økonomiplan og årsbudsjett skal omfatte hele kommunens virksomhet, både drift og investering, og følge opp langsiktige utfordringer, mål og strategier i kommunale og regionale planer.
Økonomiplan og årsbudsjett skal settes opp i balanse og være realistisk, fullstendig og oversiktlig.
Ved behandlingen av budsjett- og økonomiplan skal kommunestyret beslutte finansielle måltall for utviklingen av kommunens økonom (kommuneloven §14-2, c).
Økonomiplan og årsbudsjett skal bygge på vedtatt økonomiplan fra forrige periode og justeres for følgende forhold:
- Sentrale poster som skatt, rammetilskudd, andre tilskudd og finansposter justeres i henhold til kommuneproposisjonen, foreslått statsbudsjett og vurderinger basert på kunnskap på budsjetteringstidspunktet, samt økonomiske måltall.
- Investeringsplanen er forankret i forrige periodes økonomiplan, men justeres i henhold til handlingsregel, oppdaterte planer og kommunedirektørens anbefaling.
- Rammer framskrives i tråd med forrige periodes økonomiplan justert for lønns- og prisvekst, endringer i befolkning og brukere, sentrale føringer, politiske vedtak og kommunedirektørens anbefalte prioriteringer.
Budsjetteringsmetoden følger prinsippet om rammestyring. Rammer for driftsbudsjettet fastsettes på sektornivå i samsvar med gjeldende organisasjonsstruktur. Investeringsprosjekter skal fremkomme enkeltvis per prosjekt.
4.2 Gebyrer og betalingssatser
Gebyrer og betalingssatser for budsjettåret fastsettes av kommunestyret i henhold til statlig fastsatte satser der slike gjelder, og etter vurdering av selvkostberegninger, prisvekst og annet.
4.3 Budsjettoppfølging og rapportering
Kommunedirektøren skal minst to ganger i året rapportere til kommunestyret om utviklingen i inntekter og utgifter sammenholdt med årsbudsjettet Hvis utviklingen tilsier vesentlige avvik, skal kommunedirektøren foreslå endringer i årsbudsjettet (kommuneloven §14-5).
Kommunedirektøren utarbeider rapporter for de enkelte rammeområdene og for kommunen samlet. Rapportene skal inneholde en sammenstilling av periodisert justert budsjett, akkumulert regnskap og prognose for året.
Som hovedregel skal det rapporteres etter 1. kvartal eller 1. tertial, samt etter 2. tertial.
4.4 Endring i årsbudsjettet
Kommunedirektøren har myndighet til å beslutte endringer i budsjettet innenfor de rammeområdene som kommunestyret har vedtatt. Hvis justeringen påvirker innhold og omfang av tjenestetilbudet, skal formannskapet orienteres i førstkommende møte.
Kommunedirektøren kan gjøre budsjettmessige korrigeringer av rammeområdene i forbindelse med organisatoriske endringer og disponering av lønnspott i tråd med resultatet av det enkelte års lønnsoppgjør.
Kommunedirektøren har myndighet til å gjøre budsjettmessige korrigeringer mellom drifts- og investeringsbudsjett innenfor rammene i reglementets punkt 6.
5. Investeringer
5.1 Planlegging og igangsetting av investeringsprosjekt
Forslag til investeringer skal som hovedregel legges fram i forbindelse med behandlingen av økonomiplan og årsbudsjett. Kommunestyrets budsjettvedtak er klarsignal for videre planlegging og igangsetting av prosjekt.
5.2 Myndighet til å gjennomføre finansiering av investeringer
Kommunedirektøren har myndighet til å gjennomføre finansiering av investeringene innenfor vedtatt ramme for låneopptak.
5.3 Rapportering
For utbyggingsprosjekter rapporteres det på framdrift og økonomi.
5.4 Omprioritering/tilleggsbevilgning
Dersom det ved gjennomføring av prosjektet viser seg at kostnaden blir høyere enn vedtatt budsjett, skal kommunestyret få redegjørelse om dette. Kommunestyret kan vedta omprioritering i investeringsbudsjettet eller gjøre tilleggsbevilgning.
5.5 Avslutning av investeringsprosjekt
Prosjektregnskap skal avlegges snarest mulig etter at bygget/anlegget/prosjektet er ferdigstilt og overtatt av kommunen. Eventuelle restmidler skal disponeres enten til omdisponering til andre investeringsprosjekter, eller til nedbetaling av lånegjeld.
Ved avvik på pluss/minus 10% av besluttet kostnadsramme skal investeringen gjennomgås av kommunedirektøren, og kommunestyret tar stilling til om det er grunnlag for å gjennomføre ekstern revisjon.
5.6 Prosessbeskrivelse for større investeringsprosjekter
For alle investeringsprosjekter, både investeringer i kommunen og investeringer i regi av kommunalt foretak, skal det foreligge et beslutningsgrunnlag som er tilstrekkelig kvalitetssikret før prosjektet vedtas. Kravet til beslutningsgrunnlag kan variere ut fra type investering, kompleksitet/usikkerhet og økonomisk omfang.
Det skal først utarbeides en behovsanalyse. Hovedkravene til prosjektet skal defineres, og alternative løsninger utredes. Kostnadsanslag for investeringen og forventede driftskostnader for aktuelle alternativer og gjennomføringsmodeller skal beregnes.
Dersom beslutningsgrunnlaget er godt nok til at kommunen kan vurdere å gå videre med prosjektet, avgjør kommunestyret hvilket alternativ som skal planlegges for gjennomføring.
Deretter gjennomføres et forprosjekt for å framskaffe gjennomarbeidete kostnadsanslag og plan for framdrift, organisering mv. På bakgrunn av dette avgjøres det om prosjektet skal gjennomføres.
Formannskapet har fullmakt til å definere nærmere krav til beslutningsgrunnlaget som skal foreligge.
Investeringsprosjektene forutsettes gjennomført innenfor tildelt budsjettramme. Det skal framgå i hvilken grad det forutsettes finansiering ved bruk av spillemidler eller andre tilskudd.
For prosjekter som gjennomføres i regi av kommunalt foretak, utarbeides det en bindende avtale mellom kommunen og foretaket før prosjektet igangsettes. Ansvaret og risikoen for at prosjektet holder seg innenfor vedtatte rammer vil deretter ligge hos foretaket.
Når det er gitt bevilgning til et prosjekt må det sikres at den etterfølgende detaljplanleggingen er kvalitetsmessig tilfredsstillende før prosjektet igangsettes. Ved gjennomføringen skal det være tilfredsstillende rutiner som sikrer løpende oversikt over utviklingen i kostnader og i fremdrift samt rutiner for rapportering.
5.7 Kommunale nærmiljøanlegg
Kommunale nærmiljøanlegg er små anlegg som ofte etableres i et samarbeid mellom kommunen og frivilligheten. Som regel finansieres slike anlegg gjennom en kombinasjon av spillemidler, innsats fra frivillige organisasjoner/FAU, tilskudd fra eksterne og midler fra Askøy kommune.
Midler fra internt investeringsfond brukes for mellomfinansiering av spillemidler som skal brukes til kommunale nærmiljøanlegg.
Premisser for bruk av spillemiddelfondet:
- Bruk av fondet krever at nærmiljøanlegget eies av Askøy kommune.
- Anlegget må være fullfinansiert.
- Det må foreligge vedtak om bruk av spillemidler til formålet.
- Det er kun spillemiddelandelen som kan forskutteres.
- Innbetalte spillemidler tilhørende anlegget skal bokføres på fondet.
5.8 Engasjement i private investeringsprosjekter og andre kommuners investeringer
Kommunestyret forutsetter at kommunen ikke engasjerer seg i byggeprosjekter der finansieringsplanene er urealistiske.
Private eller andre kommuners investeringsprosjekter hvor det er forutsatt lån fra kommunen eller kommunal lånegaranti, eller hvor kommunen skal betale renter, avdrag og eller driftsutgifter, kan ikke settes i gang før finansieringsforutsetningene er oppfylt.
Kommunalt investeringstilskudd til private investeringsprosjekter utbetales ikke før prosjektet er dokumentert fullfinansiert.
6. Disponering av bevilgninger i årsbudsjettet
Kommunedirektøren har myndighet til å fordele og disponere bevilgningene i årsbudsjettet innenfor de rammene som kommunestyret har bestemt, og med de begrensninger som følger av særskilte bestemmelser om anskaffelser og salg av eiendeler.
Budsjettet er likevel ikke bindende for betalingsforpliktelser hvor det foreligger en rettslig utbetalingsplikt for kommunen, jf kommuneloven § 14-5. Slike utbetalinger kan foretas uten bevilgning i årsbudsjettet.
Myndigheten gjelder også overføring av bevilgninger i driftsbudsjettet til investeringsformål i forbindelse med mindre investeringsprosjekter, innenfor en beløpsgrense på 0,2 millioner kroner per tiltak.
Styret for kommunale foretak har myndighet til fritt å omdisponere midler mellom budsjettformål innenfor foretakets budsjettramme. Myndigheten kan delegeres til daglig leder.
6.1 Beløpsgrenser (alle summer eks mva)
Generelt
Kommunedirektøren har myndighet til å ta stilling til alle tilbud og til å inngå alle avtaler om anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg. Kommunedirektørens fullmakt forutsetter at anskaffelsene ligger innenfor de rammer som er gitt i årsbudsjett eller økonomiplan.
Eiendom og infrastruktur
Alle tilbud vedrørende bygg og infrastruktur avgjøres av kommunedirektøren.
Kommunedirektøren har myndighet til å inngå avtaler om leie og fremleie av fast eiendom og løsøre der avtalesummen ikke overstiger 2 millioner kroner.
For oppfyllelse av boligsosial handlingsplan og andre lovpålagte forpliktelser har kommunedirektøren fullmakt til å kjøpe og selge eiendom for inntil 5 millioner kroner.
Kommunedirektøren har myndighet til å inngå avtaler om kjøp, salg, tomtefeste, makeskifte eller pantsetting av fast eiendom der avtalesummen ikke overstiger 2 millioner kroner. Formannskapet skal orienteres om slike avtaler i førstkommende møte.
7. Bestilling, attestasjon og anvisning
Kommunedirektøren bestemmer hvilke stillinger eller funksjoner som har myndighet til innkjøp og godkjenning av utgifter.
7.1 Myndighet til å bestille og attestere
Bestillingsfunksjonen (rekvirentfunksjonen) er ofte sammenfallende med attestantfunksjonen.
Den som bestiller eller attesterer skal påse at:
- innkjøpsavtaler er fulgt
- levering er i samsvar med bestilling
- pris og betalingsbetingelser er i henhold til kjøpsavtale
- varemottak eller utført tjeneste stemmer med fakturaen
- fakturaen er i overensstemmelse med kravene bokføringsregelverket setter for nødvendig informasjon
- fakturaen er riktig kontert og med riktig mva-kode
Den som attesterer lønnsutbetalinger skal påse at:
- arbeidet er utført og at timetallet er korrekt
- lønnsutbetalinger er korrekte og riktig kontert
7.2 Myndighet til å anvise
Den som anviser gis myndighet til å godkjenne at en utgift kan belastes det angitte budsjettet. Anviserrollen utøves normalt av budsjettansvarlig leder. Som hovedregel skal anvisningsmyndighet begrenses slik at det er maksimalt èn anvisningsbemyndiget person for hvert ansvarsområde i tillegg til budsjettansvarlig leder.
Anvisningsmyndigheten gjelder ikke ved anvisning av regninger eller lønnsutbetalinger som angår egen person, eller hvor inhabilitet kan bli gjort gjeldende. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av overordnet anvisningsmyndighet.
Ut over dette gis generell anvisningsmyndighet for alle ansvarsområder til bestemte personer i sentral økonomiavdeling. Disse skal kun utføre anvisning når de som vanligvis anviser på ansvarsområdet er forhindret, eller når særskilte grunner tilsier det.
Den som anviser skal kontrollere at:
- attestasjon er foretatt av en person som er tillagt denne oppgaven
- anskaffelse/lønnsutbetaling/godtgjøring er riktig og riktig kontert
- det er budsjettmessig dekning
Hovedregelen er at bestiller-/attestantrollen og anviserrollen utøves av to ulike personer.
7.3 Myndighet til å utføre betaling
Kommunen skiller mellom hvem som har betalingsgodkjenning knyttet til anvisningsmyndighet og hvem som har fullmakt knyttet til pengeoverføringen (remittering).
Betalingsfullmakten utøves i fellesskap av to personer tilknyttet kommunens sentrale økonomiavdeling. Utbetalinger gjennomføres etter at utgiftene er godkjent gjennom attestasjons- og anvisningsprosedyrene.
Bankfullmakt
Kommunedirektøren har myndighet til å disponere kasse, bank og driftskreditter.
8. Lån
8.1 Myndighet til å ta opp lån
Kommunedirektøren har myndighet til å effektuere låneopptak i henhold til vedtak i kommunestyret og reglene i kommuneloven §14.
Kommunedirektøren har også myndighet til å refinansiere lån.
Finans- og gjeldsforvaltningsreglementet gir nærmere reguleringer og føringer for låneopptak og forvaltning av gjeldsporteføljen.
8.2 Myndighet til utlån
Kommunedirektøren har myndighet til å gi utlån innenfor de rammer som følger av kommuneloven og er vedtatt av kommunestyret. Med utlån siktes det både til utlån av egne midler og til utlån finansiert med lån, såkalte videreutlån.
Kommunedirektøren har myndighet til å avgjøre om mottatte avdrag på videreutlån skal brukes til å finansiere avdrag på lån eller nye videreutlån.
For sosiallån har kommunedirektøren myndighet til å inngå avtaler om avskriving av lån og avtale om avbetalingsordninger.
9. Innfordring
Ved manglende innbetaling ved forfall kreves beløpet inn i samsvar med retningslinjer som besluttes av kommunedirektøren.
Som hovedregel sendes det påminnelse om betaling og informasjon om videre innkrevingsprosess (inkasso) 14 dager etter forfallsdato.
9.1 Særnamsmyndighet
Kommunedirektøren forvalter særnamsmyndigheten etter de lover/forskrifter hvor slik myndighet er gitt.
10.Nedskrivning for tap
10.1 Myndighet til å gjennomføre nedskrivning for tap
Kommunedirektøren har myndighet til å nedskrive for tap i følgende tilfeller:
Kortsiktige fordringer
- Saker som er forsøkt innfordret eventuelt tvangsinndrevet men konstatert som umulige å få innbetalt (uerholdelige)
- Saker som ender opp med konkurs eller akkord
- Saker som er foreldet
- Saker under gjeldsordningsloven
- Saker hvor det inngås avtale om delvis sletting av gjelden
- Saker der det etter strengt skjønn ikke er grunnlag for å gjennomføre tvangsinnfordring
Videreutlån
- Saker som er forsøkt innfordret/tvangsinndrevet men konstatert uerholdelige
- Saker som er foreldet
- Saker under Gjeldsordningsloven
- Saker som er løst etter utenomrettslige gjeldsforhandlinger
- Saker hvor det inngås avtale om delvis sletting av gjelden
- Saker der det etter strengt skjønn ikke er grunnlag for å gjennomføre tvangsinnfordring
Generelt
Ettergivelse av påløpte renter og gebyrer i forbindelse med innfordring følger reglene for kortsiktige fordringer.
Avskrivninger gjøres minimum en gang per år i forbindelse med regnskapsavslutning.
11. Avsetning til og bruk av disposisjonsfond
Kommunestyret beslutter avsetning og bruk av disposisjonsfond gjennom å vedta budsjett, budsjettjustering og årsregnskap. Kommunestyret kan beslutte at deler av disposisjonsfondet skal øremerkes til spesielle formål, for eksempel finansfond.
1.1 Myndighet til å avsette til og bruke av disposisjonsfond
Kommunedirektøren har myndighet til å avsette til og bruke av disposisjonsfond når et tiltak som er spesifisert gjennom politisk vedtak ikke kan gjennomføres fullt ut i løpet av bevilgningsåret. Avsetningen skal være innenfor bevilget ramme.
12. Strykninger
Ved regnskapsavslutningen skal det gjennomføres strykninger i driftsregnskapet dersom et foreløpig regnskap viser merforbruk, og tilsvarende skal det gjennomføres strykninger av disposisjoner i investeringsregnskapet dersom det foreløpige regnskapet viser en samlet underdekning. Disse forskriftsbaserte reglene overstyrer budsjettvedtak for de postene som berøres (forskrift om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommuner mv. §4-2).
Hvis driftsregnskapet viser et mindreforbruk også etter at bruk av disposisjonfond er strøket, skal mindreforbruket dekke inn eventuelle tidligere års merforbruk.
12.1 Myndighet til å gjennomføre strykninger
Kommunedirektøren har myndighet til å gjennomføre forskriftsmessige strykninger.
Ved delvise strykninger har kommunedirektøren myndighet til selv å avgjøre rekkefølgen.
13. Anskaffelser
13.1 Myndighet til å gjøre anskaffelser
Myndigheten til å gjøre anskaffelser og signere på vegne av Askøy kommune følger av pkt 6.1 i dette reglementet.
13.2 Regler for anskaffelser
Anskaffelser skal gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk, prosessbeskrivelser i kvalitetssystemet og anskaffelsesstrategien.
13.3 Etisk standard ved anskaffelser
For å bekjempe arbeidslivskriminalitet og sosial dumping skal Askøy kommune blant annet stille følgende krav til sine leverandører:
- Seriøsitetskrav innen bygg og anlegg og andre høyrisikobransjer
- Krav til lønns- og arbeidsvilkår
- Krav til etisk handel
- ILOs kjernekonvensjoner skal ivaretas
Kommunen skal, når det er relevant, gjøre risikovurdering for å avdekke om anskaffelsen kan gi risiko for medvirkning til uetiske handlinger, krenkelse av menneske- og arbeidstakerrettigheter, korrupsjon eller miljøødeleggelser.
14. Gyldighet og endring
Reglementet gjelder fra datoen kommunestyret fastsetter og til det avløses av nytt revidert reglement.
Kommunedirektøren har fullmakt til å gjøre endringer av teknisk eller administrativ karakter. For øvrig kan endringer kun gjøres gjennom vedtak i kommunestyret.