Her finner du en oversikt over våre behandlingsprotokoller innenfor Arkiv og dokumenthåndtering. Vi beskriver hvordan kommunen behandler personopplysninger i dette tjenesteområdet, inkludert hvilke opplysninger som behandles, formålet med behandlingen, rettslig grunnlag og hvem det gjelder for. Behandlingen skjer i henhold til gjeldende lover og forskrifter, som personopplysningsloven, offentlighetsloven og andre relevante regelverk.

Arkivere

Formål:
Arkivere i henhold til arkivlov.

Opplysninger som behandles:
Adopsjon, adresser, adresser inkludert historikk, alder , arbeidsforhold, barn, betalingsinformasjon, bierverv, cv, disiplinærsak, dødsdato, ektefelle/registrert partner, epost, fagforeningstilhørighet, falsk identitet, foreldreansvar, foresatte, fraværshistorikk, fullt navn med historikk, fullt navn uten historikk, fødested, fødselsdato, fødselsnummer, helseopplysninger, identitetsgrunnlag, inntekt, klassegruppe skole, kontaktopplysninger for dødsbo, kursbevis, lånehistorikk bibliotek, læringsutfordringer, lønn, lønnshistorikk, oppfølgingsplaner sykefravær, oppholdsstatus, oppsigelse fra ansatt, organisasjon, organisatorisk tilhørighet, pensjonstidspunkt, pensjonsvilkår, permisjonshistorikk, personlig brukerkonto, politiattest, politisk tilhørighet, påleggstrekk, pårørende, registreringsstatus, religion, samisk språk, sivilstand , skattetrekk, skoletilhørighet, sluttavtale, stadfestet fremtidsfullmakt, statsborgerskap, stillingskategori, suspensjon, søknad, telefonnummer, tilknytning til sametingets valgmantall, utenlands identifikasjonsnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer, vergemål, vitnemål.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav f - rettskrav, Artikkel 6. Bokstav c - rettslig forpliktelse .

Hvem gjelder det for:
Barn, innbyggere, lag/organisasjoner, næringsliv, ansatt, beboer, elever, folkevalgt, foresatte, oppdragstaker, pasient (bruker), person med behov for utredning/dokumentasjon, pårørende, tjenestemottaker.

Rettslig forpliktelse:
Kommuneloven. Personopplysningsloven, Offentlighetsloven, Forvaltningsloven.

Behandle innsyn

Formål:
Gi mulighet for innsyn i kommunens dokumenter og rettighetsdokumentasjon.

Opplysninger som behandles:
Adopsjon, adresser, adresser inkludert historikk, alder , arbeidsforhold, barn, betalingsinformasjon, bierverv, cv, disiplinærsak, dødsdato, ektefelle/registrert partner, epost, fagforeningstilhørighet, falsk identitet, foreldreansvar, foresatte, fraværshistorikk, fullt navn med historikk, fullt navn uten historikk, fødested, fødselsdato, fødselsnummer, helseopplysninger, ip-adresse, identitetsgrunnlag, inntekt, klassegruppe skole, kontaktopplysninger for dødsbo, kursbevis, lånehistorikk bibliotek, læringsutfordringer, lønn, lønnshistorikk, oppfølgingsplaner sykefravær, oppholdsstatus, oppsigelse fra ansatt, organisasjon, organisatorisk tilhørighet, pensjonstidspunkt, pensjonsvilkår, permisjonshistorikk, personlig brukerkonto, politiattest, politisk tilhørighet, påleggstrekk, pårørende, registreringsstatus, religion, samisk språk, sivilstand , skattetrekk, skoletilhørighet, sluttavtale, stadfestet fremtidsfullmakt, statsborgerskap, stillingskategori, suspensjon, søknad, telefonnummer, tilknytning til sametingets valgmantall, utenlands identifikasjonsnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer, vergemål, vitnemål.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav g - viktige allmenne interesser, Artikkel 6. Bokstav c - rettslig forpliktelse .

Hvem gjelder det for:
Barn, innbyggere, lag/organisasjoner, næringsliv, ansatt, beboer, elever, folkevalgt, foresatte, oppdragstaker, pasient (bruker), person med behov for utredning/dokumentasjon, pårørende, tjenestemottaker.

Rettslig forpliktelse:
Kommuneloven. Personopplysningsloven, Offentlighetsloven, Forvaltningsloven. I tillegg særlover innenfor de ulike kommunale tjenestene.

Compilo - bruk av ansattes opplysninger i kvalitetssystemet

Formål:
Ansattes opplysninger fra HR/Økonomi brukes til å sortere ansatte til riktig organisasjonsenhet og leder.

Opplysninger som behandles:
Epost.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav e - allmennhetens interesse .

Hvem gjelder det for:
Ansatt.

Rettslig forpliktelse:
-

Ekspedere post

Formål:
Ekspedere post til mottaker.

Opplysninger som behandles:
Adopsjon, adresser, alder , arbeidsforhold, barn, betalingsinformasjon, bierverv, cv, disiplinærsak, dødsdato, ektefelle/registrert partner, epost, fagforeningstilhørighet, falsk identitet, foreldreansvar, foresatte, fraværshistorikk, fullt navn med historikk, fullt navn uten historikk, fødested, fødselsdato, fødselsnummer, helseopplysninger, identitetsgrunnlag, inntekt, klassegruppe skole, kontaktopplysninger for dødsbo, kursbevis, lånehistorikk bibliotek, læringsutfordringer, lønn, lønnshistorikk, oppfølgingsplaner sykefravær, oppholdsstatus, oppsigelse fra ansatt, organisasjon, organisatorisk tilhørighet, pensjonstidspunkt, pensjonsvilkår, permisjonshistorikk, personlig brukerkonto, politiattest, politisk tilhørighet, påleggstrekk, pårørende, registreringsstatus, religion, samisk språk, sivilstand , skattetrekk, skoletilhørighet, sluttavtale, stadfestet fremtidsfullmakt, statsborgerskap, stillingskategori, suspensjon, søknad, telefonnummer, tilknytning til sametingets valgmantall, utenlands identifikasjonsnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer, vergemål, vitnemål.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav c - rettslig forpliktelse , Artikkel 9. Bokstav f - rettskrav.

Hvem gjelder det for:
Barn, innbyggere, lag/organisasjoner, næringsliv, ansatt, tjenestemottaker, pårørende, foresatte, elever, beboer, folkevalgt, oppdragstaker, pasient (bruker), person med behov for utredning/dokumentasjon.

Rettslig forpliktelse:
Kommuneloven. Personopplysningsloven, Offentlighetsloven, Forvaltningsloven.

Journalføre og kvalitetssikre

Formål:
Journalføre og kvalitetsikre i henhold til arkivlov og offentlighetslov.

Opplysninger som behandles:
Adopsjon, adresser, adresser inkludert historikk, alder , arbeidsforhold, barn, betalingsinformasjon, bierverv, cv, disiplinærsak, dødsdato, ektefelle/registrert partner, epost, fagforeningstilhørighet, falsk identitet, foreldreansvar, foresatte, fraværshistorikk, fullt navn med historikk, fullt navn uten historikk, fødested, fødselsdato, fødselsnummer, helseopplysninger, identitetsgrunnlag, inntekt, klassegruppe skole, kontaktopplysninger for dødsbo, kursbevis, lånehistorikk bibliotek, læringsutfordringer, lønn, lønnshistorikk, oppfølgingsplaner sykefravær, oppholdsstatus, oppsigelse fra ansatt, organisasjon, organisatorisk tilhørighet, pensjonstidspunkt, pensjonsvilkår, permisjonshistorikk, personlig brukerkonto, politiattest, politisk tilhørighet, påleggstrekk, pårørende, registreringsstatus, religion, samisk språk, sivilstand , skattetrekk, skoletilhørighet, sluttavtale, stadfestet fremtidsfullmakt, statsborgerskap, stillingskategori, suspensjon, søknad, telefonnummer, tilknytning til sametingets valgmantall, utenlands identifikasjonsnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer, vergemål, vitnemål.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 9. Bokstav g - viktige allmenne interesser, Artikkel 6. Bokstav c - rettslig forpliktelse .

Hvem gjelder det for:
Innbyggere, lag/organisasjoner, næringsliv, barn, ansatt, beboer, elever, folkevalgt, foresatte, oppdragstaker, pasient (bruker), person med behov for utredning/dokumentasjon, pårørende, tjenestemottaker.

Rettslig forpliktelse:
Kommuneloven. Personopplysningsloven, Offentlighetsloven, Forvaltningsloven.

Registrere

Formål:
Registrer post mottatt av kommunen for videre saksbehandling eller oppfølging.

Opplysninger som behandles:
Adopsjon, adresser, alder , arbeidsforhold, barn, barnehagetilhørighet, betalingsinformasjon, bierverv, cv, disiplinærsak, dødsdato, ektefelle/registrert partner, epost, fagforeningstilhørighet, foreldreansvar, foresatte, fraværshistorikk, fullt navn uten historikk, fødested, fødselsdato, fødselsnummer, helseopplysninger, ip-adresse, inntekt, klassegruppe skole, kontaktopplysninger for dødsbo, kursbevis, læringsutfordringer, lønn, lønnshistorikk, oppfølgingsplaner sykefravær, oppholdsstatus, oppsigelse fra ansatt, organisasjon, organisatorisk tilhørighet, pensjonstidspunkt, pensjonsvilkår, permisjonshistorikk, personlig brukerkonto, politisk tilhørighet, pårørende, registreringsstatus, religion, samisk språk, sivilstand , skoletilhørighet, sluttavtale, stadfestet fremtidsfullmakt, statsborgerskap, stillingskategori, suspensjon, søknad, telefonnummer, utenlands identifikasjonsnummer, utlendingsmyndighetenes identifikasjonsnummer, utseenderelaterte data, vergemål, vitnemål.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav c - rettslig forpliktelse , Artikkel 9. Bokstav f - rettskrav.

Hvem gjelder det for:
Ansatt, barn, elever, folkevalgt, foresatte, innbyggere, beboer, lag/organisasjoner, næringsliv, oppdragstaker, pasient (bruker), person med behov for utredning/dokumentasjon, pårørende, tjenestemottaker.

Rettslig forpliktelse:
Kommuneloven. Personopplysningsloven, Offentlighetsloven, Forvaltningsloven.

Registrere og behandle tilbudsdokumenter og kontraktsoppfølging

Formål:
Innkjøp av varer og tjenester i forbindelse med utbyggingsprosjekter.

Opplysninger som behandles:
Cv, epost, kursbevis, organisatorisk tilhørighet, sivilstand , stillingskategori, telefonnummer, vitnemål.

Behandlingsgrunnlag:
Artikkel 6. Bokstav c - rettslig forpliktelse .

Hvem gjelder det for:
Næringsliv, oppdragstaker.

Rettslig forpliktelse:
Anskaffelsesloven med tilhørende forskrifter.