Rådmannens forslag til endring av rammen – Innarbeidede endringer i driftsrammen

Gjennom effektivisering i Dokumentsenteret på grunn av at det historiske byggesaksarkivet nå er digitalisert, tilbakeføres lønnsmidler for i underkant av ett årsverk til selvkostområdet Byggesak.

Budsjettrammen økes noe i forbindelse med kostnadsøkning til sekretariattjenester til Kontrollutvalget, og regulær økning av de folkevalgtes godtgjøringssatser. Kostnader til drift av eiendomsskatt er beregnet og lagt inn. Det er innberegnet at kostnadene for taksering av alle fritidseiendommene belastes i 2018.

Økte kostnader til nye moduler i felles systemer og ekstra prisstigning på alle Microsoft-lisenser er også tatt med.

Det er vedtatt å øke med 6 nye læreplasser i 2017. Budsjettmessig konsekvens er beregnet for 2018 og 2019.

Arkivloven stiller krav til kommunens dokumentoppbevaring, og dette må løses gjennom kjøp av arkivplass hos Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH). For å sikre forsvarlig oppbevaring av papirarkivene som skal avleveres i 2018, må kommunen kjøpe betydelig mer plass i fjellhallene i Hansaparken.

Stillingen som omstillingssjef ble opprettet i 2017, og har vært avgjørende for at gjennomføringen av "Omstilling 2020" er godt i gang. Stillingens hovedarbeidsområde er omstillingsprogrammene i Levekår som fortsetter i 2018. Den er derfor tenkt finansiert av omstillingsmidlene som ble skaffet gjennom inntektsprosjektet knyttet til refusjonsordningen for ressurstunge brukere også i 2018.

Nye tiltak er knyttet til satsingen på digitalisering, samt tiltakene som er nødvendig for å sikre forskriftsmessig oppbevaringer av kommunens papirarkiver.

Prosjekter og tiltak som bidrar til flere digitale tjenester, selvbetjening, digital forsendelse og mottak av statlige digitaliseringsløsninger står i kø. Samtidig har ikke kommunen på plass alle de tekniske løsninger og forutsetninger som er nødvendig for å kunne implementere og ta i bruk disse løsningene. Nå står det meste på stedet hvil på grunn av at det ikke er kapasitet til å håndtere disse utfordringene.

Budsjettforslaget innebærer at det opprettes en ny stilling på IT-avdelingen for å sikre drift og utvikling av nettverket. Det er nødvendig for at digitale løsninger og IKT skal fungere i kommunens bygg.

For å sikre kapasitet og kompetanse til å komme i gang med en mer aktiv digitalisering er det lagt inn midler i driftsbudsjettet til to nye årsverk. Disse skal jobbe med mottak om implementering av nye digitale løsninger, systemarkitektur og tjenestedesign, koordinering og prosjektoppfølging og oppfølging av personvernkravene. Det settes også av midler til bidrag til oppbygging av fellesressurser i det regionale digitale samarbeidet.

Arkivverket har i sin tilsynsrapport datert 15.9.2017 ilagt kommunen pålegg om å plassere sine eldre, avsluttede og bortsatte arkiver i lokaler som er i samsvar med kravene i Arkivforskriften. For å løse dette må arkivene avleveres til IKAH for ordning og depot. Dette er et svært omfattende arbeid, da materialet omfatter sentralt arkiv, personalarkiv, arkiv for helse- og sosialtjenestene, arkiv som står på skolene, VA- og samferdselsarkiv og plan- og oppmålingsarkiv. Nøyaktig omfang er ikke mulig å fastslå før det er nærmere gjennomgått, men anslagsvis dreier det seg om 1.500 hyllemeter. VA, plan- og oppmålingsarkivet digitaliseres før det overføres til depot. Arkivmaterialet avleveres i løpet av 2018, men ordningsarbeidet vil strekke seg over lenger tid. Den samlede kostnaden på 10,2 millioner kroner er derfor fordelt på økonomiplanperioden.

 

Tiltak det ikke er funnet plass til i rådmannens budsjettforslag

Kommunalavdeling stab B 2018ØP 2019ØP 2020ØP 2021
Økte kostnader i forbindelse med drift av kontrollutvalg, referanse: partsbrev Stab 300 300 300 300
Kommentar: Kontrollutvalget har i eget partsbrev datert 4.9.2017 bedt om en budsjettøkning på cirka 300 000 kroner til økte tiltaksmidler til forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utredninger som kan komme i tillegg til det planlagte.          
Nytt årsverk Kommunikasjon Stab 900 900 900 900
Kommentar: Kommunikasjonsfunksjonen i Askøy kommune teller tre årsverk. Arbeidsområdet omfatter drift og utvikling av nettsiden, både på funksjonalitet og innhold, nettredaksjon, oppfølging av henvendelser via sosiale medier og andre kanaler, aktiv utadrettet profilering og pressekontakt. Oppgaveområdet omfatter også digitale skjema og bidrag til digitalisering av prosesser. For å styrke innsatsen særlig på utadvendt kommunikasjon blant annet via sosiale medier, er det behov for å øke kapasiteten.          
Sum kommunalavdeling stab Stab 1,2 1,2 1,2 1,2

Effektivisering og omstillingstiltak

Effektiviseringsgevinster som følge av forbedret systemstøtte og digitalisering kan hentes ut i samsvar med gjennomføring av slike tiltak. Å utnytte mulighetene som ligger i teknologien, effektive arbeidsprosesser, og at ting gjøres riktig med én gang og til rett tid, er de viktigste strategiene for å oppnå effektivisering. Evnen til å tenke helhetlige løsninger og gjennomføre endringstiltak blir ytterligere forbedret gjennom skolering i prosjektmetodikk og systematisk driftsforbedring.


 Artikkelen tilhører rådmannens forslag til budsjett 2018, handlingsprogram og økonomiplan 2019 til 2021