§ 1. VALG OG SAMMENSETNING

Valgstyret er opprettet med hjemmel i valgloven § 4-1.

  • Valgstyret er et fast utvalg i henhold til kommunelovens § 10.
  • Valgstyret består 5 medlemmer som velges av kommunestyret for valgperioden.
  • Valgstyrets medlemmer skal velges blant formannskapets faste medlemmer.
  • Ordfører skal være medlem og leder av valgstyret.

§ 2. ARBEIDSOMRÅDE

Valgstyret skal behandle alle saker som er tillagt valgstyret i henhold til valgloven og delegasjonsvedtak fra kommunestyret, jfr. K sak 7/03, herunder:

  1. Valg av stemmestyrer, valgloven § 4-2.
    1. Endringer i stemmekretsinndelingen, valgloven § 9-3.
    2. Alle enkeltsaker som ikke er av prinsipiell betydning.
  2. Valgstyret innstiller til kommunestyret i valgsaker som etter loven skal behandles av kommunestyret.

§ 3. VALGSTYRETS MØTER

Valgstyret holder møter for åpne dører jfr. kommunelovens § 31.

  1. Vedtak om å behandle en sak for lukkede dører kan skje når hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette.
  2. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller nemnda vedtar det.
  3. Møter holdes på de tidspunkt som er vedtatt av utvalget selv. I tillegg kan det holdes møter når lederen eller minimum 1/3 av medlemmene krever det.
  4. Møtene kunngjøres på den måte valgstyret selv finner hensiktsmessig innenfor kommunelovens krav.
  5. Leder setter opp saksliste for det enkelte møte. Rådmannen sørger for å tilrettelegge for tilfredsstillende saksbehandling, jfr. kommunelovens § 40 pkt. 3c.
  6. Innkalling og sakspapirer legges på nettet 8 dager før møtet. Det sendes straks varsel til representanter og vararepresentanter, via representantenes oppgitte epostadresse, om at dokumentene er tilgjengelig.
  7. Sakslisten til møtet og andre sakspapirer som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.
  8. Møtet ledes av valgstyrets leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.
  9. Valgstyret er vedtaksfør når minst halvparten av medlemmene har vært til stede og avgitt stemme i vedkommende sak.
  10. Rådmann har møte, tale- og forslagsrett i valgstyrets møter.
  11. For hvert møte føres det i protokollen
    1. møtested, dato, tid.
    2. frammøtte medlemmer med partimarkering.
    3. fraværende medlemmer med partimarkering.
    4. møtende varamedlemmer med partimarkering.
    5. saksliste nummert i rekkefølge for kalenderåret og sakstittel.
    6. eventuelle merknader til innkalling og saksliste.
    7. godkjenning av protokoll fra forrige møte.
    8. møtebehandlingen i den enkelte sak,
    9. innkomne forslag,
    10. avstemming med partimarkering,
    11. vedtak.
    12. Ved lukking av møtet skal hjemmel framkomme.
    13. Ved inhabilitet må organets behandling samt hjemmel framkomme.
    14. Ved partibytte eller utmelding gjelder følgende:
    15. På “oppropsliste” vil representanten, stå på listen til det partiet vedkommende er valgt inn for.
    16. Ny partimarkering er uavhengig.
    17. Trer noen til eller fra under forhandlingen, protokollføres dette slik at en av protokollen sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak.
  12. Forslag til protokoll sendes innen 1 uke til medlemmer/varamedlemmer og til de som har hatt møterett i henhold til organets bestemmelser.
  13. Eventuelle merknader sendes snarest mulig til sekretariatet for eventuell korrigering.
  14. Godkjenning av protokollen skjer i det førstkommende møte. Innmeldte merknader refereres.
  15. Utskrift sendes også til de som etter lov, forskrifter, avtaler og reglementer har krav på det.

§ 4. SEKRETARIATETS OPPGAVER

Rådmannen eller den han bemyndiger utfører sekretariatsfunksjonen for valgstyret.

Sekretariatet har ansvaret for valgstyrets sakspapirer, kunngjøring av møter, protokoll og møte- / protokollutskrifter.

§ 5. GYLDIGHET / ENDRING

Dette reglement er vedtatt av Askøy kommunestyre.Endring kan kun foretas av Kommunestyret.