04 Reglement for utvalg - Felles

Flytt direkte til avsnittet

• § 1 - Valg og sammensetning
• § 2 - Arbeidsområde
• § 3 - Arbeidsform
• § 4 - Ad hoc-utvalg
• § 5 - Spørsmål innenfor eget saksområde
• § 6 - Utvalgenes møter
• § 7 - Sekretariatets oppgaver
• § 8 - Gyldighet / endring

§ 1. VALG OG SAMMENSETNING

Det oppnevnes 3 utvalg som får benevnelsene

• Utvalg for levekår
• Utvalg for oppvekst
• Utvalg for teknikk og miljø
• Utvalgene er opprettet etter kommunelovens § 10 som faste utvalg.
• Utvalgene har direkte innstillingsrett overfor kommunestyret i saker innenfor sitt arbeidsområde.
• Hvert av disse utvalgene består av 11 medlemmer og varamedlemmer valgt for den kommunale valgperioden av kommunestyret.
• Det praktiseres gjennomgående representasjon ved at medlemmene av utvalgene skal være medlem av, eventuelt vara til kommunestyret.
• Leder skal være medlem av formannskapet og nestleder skal komme fra et opposisjonsparti.
• Nestleder kan sitte i formannskapet.

§ 2. ARBEIDSOMRÅDE

• Utvalgets oppgave er å forberede og innstille i saker som skal behandles i kommunestyret og sørge for politikkutforming innen sine respektive ansvarsområder.
• Utvalgene skal påpeke hva det skal settes fokus på i perioden og hva ressursene innen ansvarsområdet skal disponeres til samt evaluere virksomheten.
• Utvalgene har beslutningsmyndighet for alle politiske saker innen sitt område, med unntak av saker som behandles av formannskap eller kommunestyre.
• Utvalgene har budsjettansvar og kan omdisponere budsjettmidler mellom sine fagavdelinger.
• Utvalgene skal aktivt bidra til helhetlig politisk styring av Askøy kommune og arbeide for økt samarbeid og bedre samordning av kommunens tjenester der dette er formålstjenlig ut fra økt effektivitet og ut fra hensynet til kommunens innbyggere.
• Anskaffelser av varer og tjenester der avtalesummen overstiger 1 million inklusiv mva, men ikke overstiger kr. 1,6 millioner inklusiv mva., besluttes av det utvalg avtalen hører inn under.
• Alle tilbud vedrørende bygg og infrastruktur avgjøres av rådmannen. Alle resultat fra anskaffelser over 1 million kr. inklusiv mva skal sendes teknikk og miljø for orientering. Resultatet skal være begrunnet og inneholde en oversikt over alle tilbydere.
• Når kommunestyret selv har vedtatt at en bestemt eiendom skal erverves, avhendes eller bortfestes, men av forhandlingstaktiske eller av andre grunner ikke har fastsatt prisen, har utvalg for teknikk og miljø myndighet til å fastsette den.
• Utvalget avtalen hører inn under har myndighet til å inngå avtaler om leie og fremleie av fast eiendom og løsøre der avtalesummen er mellom 2 og 5 millioner kr. inklusiv mva.

Utvalget avtalen hører inn under har myndighet til å inngå avtaler om kjøp, salg, tomtefeste, makeskifte eller pantsetting av fast eiendom der avtalesummen er mellom 2 og 5 millioner kr.

Fordeling av saker til utvalgene

Sakene fordeles i henhold til utvalgenes ansvarsområder. Ved tvil fordeler ordfører og utvalgsledere sakene mellom utvalgene. Ved uenighet avgjør ordfører hvilket utvalg som skal behandle saken. Ungdommens kommunestyre (UKS) får saker til uttale der barn og unge står sentralt.

Eksempler på ansvarsområder:

Utvalg for oppvekst

• Barnehager
• Skoler
• Barne- og ungdomsarbeid på kultur- og idrettssektoren
• Kulturskolen
• Idrettsarbeid
• Fritidsaktiviteter og friluftsliv
• Kultur, musikk, sang og teater
• Skolefritidsordning
• Kulturvern og museer
• Saker som angår innvandrere, flyktninger som faller inn under saksområdet til utvalget.

Utvalg for levekår

• Helse- og sosialtjenester
• Forebyggende og kurativt helse- og sosialarbeid
• Barnevernstjenester
• Utekontakt
• Miljøhygiene
• Omsorg for eldre og funksjonshemmede
• Dagsentervirksomhet
• Likestillings- og mangfoldsaker som berører samfunnet. Det vil si saker om likestilling mellom kjønnene og saker for å hindre usaklig forskjellsbehandling eller trakassering på grunn av kjønn, alder, nedsatt funksjonsevne, etnisitet, religion eller seksuell orientering. Utarbeide forslag til Likestillings- og mangfoldplan og vedta tildeling av Likestillings- og mangfoldspris.
• Saker som angår innvandrere eller flyktninger som faller inn under saksområdet til utvalget.

Utvalg for teknikk og miljø

• Utvalget har myndighet til å vedta planprogram, jf. plan - og bygningsloven § 4-1.
• Utvalget har myndighet til å vedta mindre reguleringsplaner som er i samsvar med kommuneplanens arealdel, og det er mindre enn fire år siden den ble vedtatt av Kommunestyret, jf. plan- og bygningsloven § 12-12, andre ledd.
• • Utvalget har myndighet til å treffe vedtak om mindre endringer i reguleringsplan eller til å vedta utfyllinger innenfor hovedtrekkene i reguleringsplanen, jf. plan- og bygningsloven § 12-14, andre ledd.
• Utvalget har myndighet til å treffe vedtak om midlertidig forbud mot tiltak med videre, jf. plan- og bygningsloven § 13-1.
• Utvalget har myndighet til å fastsette forlenget frist for byggeforbud jf. plan- og bygningsloven §13-3.
• Byggesaker / -kontroll / bygningsrådsfunksjonene.
• Utbygging, drift og vedlikehold av kommunale eiendommer.
• Miljøvern.
• Renovasjon.
• Samferdsel.
• Transport, bilpark og biler.
• Brannvesen og ambulansetjenesten.
• Eiendomsforvaltning og boligkontor.
• Vann og avløp.
• Landbrukssaker, jf. tidligere Landbruksnemnd.
• Klager på dispensasjonssaker, jf. plan - og bygningsloven kapittel 19, jfr.§19 - 4.
• Klagesaker ved tildeling av veinavn og hus nummerering.

Utvalg for teknikk og miljø involveres i klagesaker av prinsipiell karakter.

Eksempel på prinsipielle saker:

• Dispensasjon fra kommuneplanens arealdel.
• Søknader i strid med andre politisk vedtatte planer.

Er det tvil om en sak er prinsipiell skal dette avklares i faste møter med utvalgsleder, nestleder og administrasjonen.

Klage på enkeltvedtak i saker under ansvarsområdet til Utvalg for teknikk og miljø behandles slik:

• Ikke-prinsipiell

  Innkommet klage vurderes av administrasjonen.
  Dersom klagen tas helt eller delvis til følge fatter administrasjonen nytt vedtak med klagerett.
  Dersom klagen ikke tas til følge sendes saken til klageinstansen.
  
  

• Prinsipiell

  Dersom en sak ansees prinsipiell fremmes denne direkte for UTM til politisk vedtak.
  Klage på det politiske vedtaket sendes direkte til klageinstansen.

§ 3. ARBEIDSFORM

Utvalgene kommer inn i saksbehandlingen etter at den administrative saksbehandling er sluttført. Saksbehandlingen må være korte og mest mulig poengterte på:

• alternativer.
• politiske hovedpoenger.
• veivalg og konsekvenser av slike veivalg.

I tyngre saker vil delinnstillinger, «problemnotater» som innspill til politisk debatt være en gunstig arbeidsmåte. Slike notater skal være «ikke-konkluderende» i formen.

Utvalgene velger selv en saksordfører for de saker der medlemmene finner det naturlig. Saksordføreren har ansvar for å samordne utredningsarbeidet i en eller flere bestemte saker, sammenfatte diskusjon i utvalgene og fremme dette for
Kommunestyret.

Saksordførerjobben skal gå på omgang blant utvalgets medlemmer. (se egne retningslinjer for saksordfører.)

INNSTILLINGSRETT

Rådmannen innstiller i saker som skal legges fram for utvalgene.Saksframstillingene skal være korte og mest poengterte på

• alternativer.
• politiske hovedpoenger.
• veivalg og konsekvenser av ulike veivalg.
• i sak hvor rådmann er inhabil innstiller utvalget til formannskapet.
• innstillingen skal utformes som vedtak i beslutningsorganet.

§ 4. AD HOC-UTVALG

I enkeltsaker kan utvalgene oppnevne en engere gruppe fra utvalget til å utrede en sak.

Ad hoc-utvalgenes mandat formuleres av utvalget i hvert enkelt tilfelle. Minst en av medlemmene skal komme fra utvalget. Ad hoc-utvalgene er tiltenkt viktige roller både med hensyn til deltakelse i og vitalisering av politisk arbeid. Ad hoc-utvalg opphører å eksistere etter fullført oppdrag.

Ad hoc-utvalg kan benyttes

• som oppspill til viktige politiske debatter.
• som politiske verksteder.
• som arenaer for deltakelse og rekruttering.
• prosjektarbeid og kommune(del)planarbeid.
• til utredninger.

Det presiseres at bruken av slike ad hoc-utvalg skal begrenses til å gjelde oppgaver av sentral betydning for kommunen, og i tilfeller der slik arbeid vurderes å være et nyttig supplement til ordinært utrednings- og utviklingsarbeid i administrasjonen.

Arbeidet som utføres er å regne som et arbeidsdokument og blir først offentlig når dokumentet oversendes til utvalget.

Saksordfører for ad hoc-utvalget legger fram saken for utvalget og Kommunestyret.

§ 5. SPØRSMÅL INNENFOR EGET SAKSOMRÅDE

• Utenfor de saker som er ført opp på innkallingen til møtet kan hvert medlem av utvalget rette spørsmål til utvalgsleder.
• Muntlige spørsmål kan om mulig besvares i møtet.
• Alle andre spørsmål innleveres skriftlig og besvares muntlig i neste møte. Forslag om sak tas opp til avstemming.

§ 6. UTVALGENES MØTER

• Utvalgene holder møter for åpne dører hvis ikke annet følger av kommunelovens § 31.
• Vedtak om å behandle en sak for lukkede dører kan skje når hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette.
• Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller utvalgene vedtar det.
• Møter holdes i henhold til årlig møteplan som vedtas av det enkelte utvalg. I tillegg kan det holdes møter når lederen eller minimum 1/3 av medlemmene krever det.
• Møtene kunngjøres på den måte utvalget selv finner hensiktsmessig innenfor kommunelovens krav.
• Utvalgsleder setter opp saksliste for det enkelte møte.
  Rådmannen sørger for at de saker som er satt opp på møtekartet er tilfredsstillende utredet.
  Innkalling og sakspapirer legges på nettet 8 dager før møtet. Det sendes straks varsel til representanter og vararepresentanter, via representantenes oppgitte epostadresse, om at dokumentene er tilgjengelig.
• Referat fra møter i ad hoc-utvalg, nedsatte arbeidsgrupper og forhandlingsutvalg meldes det respektive utvalg ved førstkommende møte.
• Sakslisten til møtet og andre sakspapirer som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.
• Møtet ledes av utvalgets leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.
• Utvalgets vedtak eller innstilling fattes normalt i møter.
  Utvalget er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene har vært til stede og avgitt stemme i vedkommende sak.
  Dersom utvalgets leder vurderer at det er særlig påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan han/hun i medhold av kommunelovens § 30 beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling.
• Ordfører har møte- og talerett i utvalgenes møter.
  Rådmann har møte-, tale- og forslagsrett i utvalgenes møter. Møterett med mer, har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter.
  Utvalgets leder og rådmann kan også bli enige om at en ansatt skal innkalles til møter for å informere i konkrete saker med det formål å lette saksbehandlingen.
• I saker som gjelder ungdom kan UKS i begynnelsen av utvalgsmøtet få komme med sine synspunkter til saken. Dette må meddeles utvalgsleder i god tid slik at utvalgsleder kan ta stilling til om saken er av en slik art at Ungdommens kommunestyre (UKS) skal få fremlegge sitt synspunkt. Synspunktet kan vedlegges saken frem til kommunestyret. UKS vil ikke ha uttalerett i Kommunestyret.
• Det skal føres protokoll (møtebok) for samtlige møter.Denne føres under ledelse av møtelederen.

For hvert møte føres det i protokollen:

• Møtested, dato, tid.
• Frammøtte medlemmer med partimarkering.
• Fraværende medlemmer med partimarkering.
• Møtende varamedlemmer med partimarkering.
• Saksliste nummert i rekkefølge for kalenderåret og sakstittel.
• Eventuelle merknader til innkalling og saksliste.
• Godkjenning av protokoll fra forrige møte.
• Møtebehandlingen i den enkelte sak:
  innkomne forslag,
  avstemming med partimarkering,
  vedtak.
  Ved lukking av møtet skal hjemmel framkomme.
  Ved inhabilitet må organets behandling samt hjemmel framkomme.
• Ved partibytte eller utmelding gjelder følgende:
  På “oppropsliste” vil representanten, stå på listen til det partiet vedkommende er valgt inn for.
  Ny partimarkering: uavhengig.
• Trer noen til eller fra under forhandlingen, protokollføres dette slik at en av protokollen sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak.
• Forslag til protokoll sendes innen en uke til medlemmer og varamedlemmer og til de som har hatt møterett i henhold til organets bestemmelser.
• Eventuelle merknader sendes snarest mulig til sekretariatet for eventuell korrigering.
• Godkjenning av protokollen skjer i det førstkommende møte. Innmeldte merknader refereres.
• Utskrift sendes også til de som etter lov, forskrifter, avtaler og reglementer har krav på det.

§ 7. SEKRETARIATETS OPPGAVER

• Rådmannen eller den han bemyndiger utfører sekretariatsfunksjonen for utvalget.
• Sekretariatet har ansvaret for utvalgets sakspapirer, kunngjøring av møter, protokoll og møte-/protokollutskrifter.

§ 8. GYLDIGHET / ENDRING

• Dette reglement er vedtatt av Askøy kommunestyre.
• Endring av dette reglement kan kun foretas av kommunestyret.