Saksbehandlingsreglement for folkevalgte organ


Vedtatt av Askøy kommunestyre 26.09.2019
Endringer kan kun foretas av kommunestyret.

Innhold

1. Formål og virkeområde 2

2. Innkalling. Folkevalgtes rettigheter og plikter 2

3. Kapittel 3 – saksutredning 3

4. Gjennomføring av møter 4

5. Særskilt saksbehandling i kommunestyret 9

6. Prinsipielle saker 11

7. Formannskapet 12

8. Kapittel 8- Hovedutvalg 13

9. Kapittel 9- Kontrollutvalget 14

10. Administrasjonsutvalget – kommuneloven § 5-11 15

11. Klagenemnda 16

12. Valgstyret 16

13. Råd 16

14. Finansutvalget 17

15. Saksordfører 18

16. Folkevalgtes innsynsrett i Askøy kommune 19

17. Klagebehandling etter forvaltningsloven 20

1. Formål og virkeområde

1.1 Saksbehandlingsregler med hjemmel i kommuneloven:

I henhold til kommuneloven § 11-12 er det kommunestyret selv som ved reglement kan vedta nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer. De regler som gjelder for saksbehandlingen i Askøy kommunestyre følger av dette reglement og for øvrig i samsvar med kommuneloven.

1.2 Reglementets anvendelsesområde:

Reglementet gjelder for kommunestyret, formannskapet, faste utvalg og råd opprettet i medhold av kommuneloven, samt andre folkevalgte organer så langt de passer.

1.3 Gyldighet/endringer:

Dette reglement er vedtatt av Askøy kommunestyre. Endringer kan kun foretas av kommunestyret.

2. Innkalling. Folkevalgtes rettigheter og plikter

2.1 Beramming av møter

Møter holdes i henhold til årlig møteplan som vedtas av kommunestyret. I tillegg kan det holdes møter når leder eller minimum 1/3 av medlemmene krever det, jamfør kommuneloven § 11-2.

2.2 Møteinnkalling og saksliste

Leder av organet setter opp saksliste for det enkelte møte. Rådmannen skal påse at de saker som er satt opp på møtekartet er tilfredsstillende utredet.

Innkalling og saksdokumenter som ikke er unntatt offentlighet, publiseres på kommunens nettside minimum 7 dager før møtet. Det sendes straks varsel til representanter og vararepresentanter, via representantenes oppgitte epostadresse, om at dokumentene er tilgjengelige.

Unntaksvis kan det til et møte vurderes å ettersende saker, eller settes opp tilleggssaker, dersom ordfører/leder vurderer at særlige hensyn tilsier det. Organet selv avgjør om sakene skal tas opp til behandling eller utsettes til neste møte.

2.3 Møteplikt og innkalling av varamedlemmer

Den som er valgt som medlem i folkevalgt organ plikter å delta i organets møter med mindre det foreligger gyldig forfall, jamfør kommuneloven § 8-1.

Som gyldig forfall regnes omstendigheter som fører til at vedkommende ikke kan møte uten fare for helbred eller velferd eller uten å forsømme viktige forpliktelser. Særlig forpliktelse kan også omfatte hensyn til sin hovedarbeidsgiver.

Gyldig forfall kan også være spesielle fødselsdager, møter på skole eller barnehage hvor møtetidspunkt ikke kan endres, og ferieavvikling. Tvilstilfeller drøftes med gruppeleder og/eller ordfører.

Kan et medlem eller en innkalt vararepresentant ikke møte i et folkevalgt organ på grunn av gyldig forfall skal han/hun uten opphold melde dette til sekretariatet og gruppeleder. Sekretariatet skal raskest mulig innkalle vararepresentant, jamfør kommuneloven § 7-10.

2.4 Endring av partitilhørighet i løpet av valgperioden

På «oppropslisten» vil representanten stå på listen til det partiet vedkommende er valgt inn for. Ny partimarkering: Uavhengig.

Har en uavhengig forfall kalles det inn vara for det partiet en ble innvalgt for, i den nummerorden vedkommende er valgt.

2.5 Inhabilitet

Inhabilitet reguleres av forvaltningsloven § 6 og særregler gitt i kommuneloven § 11-10. Den som etter lov eller vedtak i folkevalgt organ er å anse som inhabil, deltar ikke i behandlingen av den aktuelle saken.

Den folkevalgte plikter selv snarest, og i god tid før møtet, å vurdere sin egen habilitet og meddele inhabilitet, eller habilitetsinnsigelser til sekretariatet for vurdering.

Det aktuelle organet voterer over hvorvidt medlemmet skal fratre under behandling av saken. Medlemmet deltar ikke selv i voteringen over egen habilitet.

Organets behandling av spørsmål om habilitet skal protokolleres.

2.5.1 Følger av inhabilitet – forvaltningsloven § 41

Dersom en inhabil har deltatt i forberedelsen av eller i avgjørelsen av en sak, utgjør dette en saksbehandlingsfeil som kan medføre at det vedtak som er truffet er ugyldig. Et vedtak som lider av en slik saksbehandlingsfeil er likevel «gyldig når det er grunn til å regne med at feilen ikke kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold», jamfør forvaltningsloven § 41

 


Til innholdsfortegnelsen

3. Saksutredning

3.1 Forberedelse av saker for folkevalgte organ

Rådmannen sørger for at saker som behandles av folkevalgte organ er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk, transparent og rettslig grunnlag for å treffe vedtak. I saker som skal vedtas i henhold til forvaltningsloven skal saken være så godt opplyst som mulig. Rådmannen har også ansvar for at vedtak iverksettes uten ugrunnet opphold, jamfør kommunelovens § 13.1

Saksbehandlingen i Askøy kommune bygger på prinsippet om fullført saksbehandling. Det betyr at saker som skal behandles av flere politiske organ skal ha likelydende saksframstilling og innstilling fra rådmannen.

Rådmannen endrer ikke saksframstillingen etter at den politiske saksbehandlingen har startet. Hvis det er behov for å gi utfyllende opplysninger eller tilleggsutredninger, følger dette som notat knyttet til saken. Rådmannen skal opplyse beslutningsorganet om eventuelle ulovlige vedtak, fortrinnsvis i samme møte.

3.2 Innstillingsrett - politisk

Følgende organer har innstillingsrett i saker som skal behandles av Askøy kommunestyre:

  • Formannskapet – årsbudsjett, økonomiplan, årsregnskap og andre økonomisaker; skattevedtak, Kommuneplan og kommunedelplan.
  • Kontrollutvalget - i saker som fremgår av lov og forskrift eller der kommunestyret spesielt har bedt om det.
  • Valgnemnda i alle saker som gjelder valg som skal foretas av kommunestyret.
  • Utvalg for oppvekst og levekår og utvalg for teknikk og miljø i saker som skal besluttes av kommunestyret.
  • Valgstyret i saker som skal besluttes av kommunestyret

3.3 Sekretariatets oppgaver

Rådmannen, eller den han/hun bemyndiger, utfører sekretariatsfunksjonen for det folkevalgte organ. Sekretariatet har ansvaret for utsending og publisering av organets saksdokumenter, kunngjøring av møter, protokoll og møte-/protokollutskrifter.

4. Gjennomføring av møter

4.1 Åpning av møte

Leder for det folkevalgte organ leder møtet. I leders fravær er nestleder møteleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg, jamfør kommuneloven § 38.

Møteleder for det folkevalgte organ foretar navneopprop av samtlige tilstedeværende medlemmer og varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møteleder før de tar sete.

Er det lovbestemte antall til stede (minst halvparten, i konstituerende møte 2/3), erklæres møtet for satt.

4.2 Møteoffentlighet

Det folkevalgte organ holder sine møter for åpne dører dersom ikke annet følger av kommuneloven § 11-5.

Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Organet skal også vedta å lukke et møte når det behandler en sak som inneholder opplysninger som er omfattet av lovbestemt taushetsplikt.

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt:

a) Hensynet til personvern krever at møtet lukkes.

b) Hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentleglova hvis de hadde stått i et dokument.

Et folkevalgt organ eller møtelederen kan vedta at en debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av et møte skal holdes i åpent møte.

Når en sak behandles for lukkende dører etter kommuneloven § 11-5, plikter de folkevalgte å bevare taushet om de opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt.

4.3 Rekkefølge for behandling av saker, endring av sakskart

Organet selv avgjør om saker satt på sakslisten skal avvises, tas opp til behandling eller utsettes til neste møte.

Med mindre organet vedtar noe annet, behandles sakene i den rekkefølgen de er oppført på sakskartet.

Det folkevalgte organet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på sakskartet. Det kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på sakskartet, hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette, jamfør kommuneloven § 11-3.

Forespørsler skal uten hensyn til nummerorden behandles etter de øvrige saker. Møteleder skal ved møtets begynnelse gi orientering om slike.

4.4 Skriftlige spørsmål

Skriftlige spørsmål skal gjelde konkrete forhold og meldes fortrinnsvis møteleder eller rådmann senest to dager før møtet. Møteleder skal besvare spørsmålet i møtet, men kan nøye seg med å gi en foreløpig redegjørelse i det første møtet, for så å supplere dette med et mer fyldig svar i neste møte. Skriftlige spørsmål kan stilles i alle typer folkevalgte organ.

Skriftlige spørsmål er en kort spørsmålsform, og er ikke gjenstand for debatt.

Innleverte skriftlige spørsmål blir protokollert.

4.5 Muntlige spørsmål

På muntlige spørsmål gis det muntlige svar. Muntlige spørsmål blir ikke protokollert. Muntlige spørsmål kan stilles i alle typer folkevalgte organ.

Muntlige spørsmål er en kort spørsmålsform, og er ikke gjenstand for debatt.

4.6 Forfall i møtet

Fra møtet er lovlig satt, og til dets slutt, kan organets medlemmer kun forlate salen i avtalte pauser, for et kortere tidsrom og ikke like før en sak tas opp til avstemming.

Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder han/hun straks fra om dette til møtelederen slik at varamedlem kan innta sete. Når et medlem/varamedlem lovlig har tatt sete i et folkevalgt organ kan vedkommende ikke fratre etter av avstemning er påbegynt.

4.7 Møtelederens redegjørelse for saken

Møtelederen leser opp den betegnelsen saken har fått i innkallingen. I tillegg presenteres den innstilling som foreligger, samt eventuell dissens i det innstillende organ.

Dersom det foreligger tilleggsdokumenter eller -opplysninger i saken skal det alltid informeres om dette.

Møteleder tar deretter saken opp til debatt.

4.8 Ordskifte

Etter en sak er tatt opp til behandling får hvert parti som ønsker det anledning til ett hovedinnlegg begrenset til seks minutter. (Første innlegg i saken fra hvert parti.)

Hver representant får inntil to innlegg per sak som hvert begrenses til tre minutter.

Ved behandling av årsmelding, økonomiplan, årsbudsjett og kommuneplan gis hvert parti et hovedinnlegg på inntil 12 minutter for å presentere partiets syn.

Saksordførere som legger fram et arbeid fra ad hoc-utvalg eller lignende gis taletid på 12 minutter for å legge fram innstilling.

Etter hvert innlegg (hovedinnlegg og øvrige innlegg) gis det anledning til replikk på maksimum ett minutt. Alle som ønsker replikk til et innlegg må tegne seg i løpet av innlegget.

Hver gruppe gis en replikk til hvert innlegg. Replikken skal være direkte rettet til dette innlegget og må ikke få form av et nytt innlegg eller bli en replikk til en av de andre replikkene. En replikk bør ha som formål å oppklare eller utdype det foregående innlegg og bør munne ut i et spørsmål. Etter replikkrunden får den som hadde innlegget anledning til en sluttreplikk på maksimum to minutter.

Den som vil tegne seg for replikk skal signalisere dette ved å rekke to fingre i været mens taleren holder sitt innlegg.

I kommunestyremøter skal alle replikker og innlegg framføres fra talerstolen.

Hvis møtelederen ønsker å delta i ordskifte, kan vedkommende ikke selv lede ordet under sitt innlegg.

Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen.

Det må ikke sies noe, verken i innlegg eller replikker, som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall.

Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet eller for å rette misforståelser fra talerens side.

4.9 Avslutning av ordskiftet

Sluttstrek på talerlista foreslås av møteleder når en sak synes å være ferdig utdebattert. Samtidig med forslag om sluttstrek, kan de som mener de har noe mer å tilføye tegne seg på talerlisten.

4.10 Fremsettelse av forslag i møte

Forslag kan ikke settes fram av andre enn medlemmer av det folkevalgte organ, med mindre særlig lovbestemmelse også gir andre rett til å fremme forslag.

Forslag skal:

  • være skriftlig og leveres møtelederen.
  • være underskrevet eller innsendt fra forslagsstillerens epostadresse.
  • umiddelbart sendes elektronisk til .

Forslag kan:

  • gis muntlig dersom det gjelder valg, ansettelser eller om en sak skal realitetsbehandles eller utsettes.

Møteleder skal referere alle forslag før ordskiftet er avsluttet.

Oversendelsesforslag

Oversendelsesforslag er forslag som legges fram under behandling av en sak. Forslaget blir ikke realitetsbehandlet, men det voteres over om det skal oversendes rådmannen for en kortfattet tilbakemelding som grunnlag for de folkevalgte til å vurdere videre oppfølging, eller direkte til et annet folkevalgt organ.

Intensjonsforslag

I forbindelse med behandlingen av årsbudsjett og økonomiplan kan partiene levere inn ønsker om tiltak eller saksutredninger. Formannskapet tar stilling til hvordan intensjonsforslagene skal følges opp.

 

 


Til innholdsfortegnelsen

4.11 Avstemning

Saken tas opp til avstemning når ordskiftet er avsluttet. Det er ikke anledning til å ta andre saker opp til behandling før avstemningen er avsluttet.

Ved avstemninger er møteleder pliktig til å foreta disse slik at det poliske organ sitt syn/intensjon kommer frem gjennom avstemningene.

Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, foreslår møtelederen rekkefølge for avstemningen eller alternativ stemmegivning. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemningen. Blir det ordskifte om avstemningsmåten skal møteleder se til at de som har ordet holder seg til avstemningsspørsmålet.

Møteleder kan foreslå at det skal foretas prøveavstemning som ikke er bindende før endelig avstemning i en sak. Blir avstemningen oppdelt, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hvert enkelt punkt, og deretter – i tilfelle også her etter prøveavstemning – over hele innstillingen til slutt.

Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig og plikter å stemme. Ved valg kan det brukes blank stemmeseddel.

4.12 Avstemningen kan gjennomføres på følgende måter

  1. Ved stilltiende godkjenning, dersom ingen motsetter seg dette.
  2. Ved at møteleder oppfordrer medlemmer til å rekke opp den ene hånden. Kontraprøve skal gjennomføres dersom møtelederen forlanger det eller et medlem krever det.
  3. Ved navneopprop. Denne avstemningsmåten kan benyttes kun når det skal stemmes ja eller nei. Det fastlegges ved loddtrekning hvilket navn oppropet skal begynne med, og det fortsettes så i alfabetisk orden. Navneopprop benyttes når møteleder bestemmer det eller et medlem krever det og dette får tilslutning av minst 1/5 av det folkevalgte organets medlemmer.
  4. Ved sedler uten underskrift. Denne avstemningsmåten kan kun benyttes ved valg eller tilsetting og skal brukes ved slike avstemminger dersom ett medlem krever det.
  5. Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemming.

4.13 Stemmelikhet

Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis hvis ikke annet følger av kommuneloven, jamfør kommuneloven § 11-9. I andre saker enn de som gjelder valg er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt.

4.14 Økonomiplan og årsbudsjett

Ved behandling av økonomiplan eller årsbudsjett stemmes det ved den endelige avstemming over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første gangs avstemming, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslagene som fikk flest stemmer ved denne, jamfør kommuneloven § 11-9 tredje ledd.

4.15 Tellekorps

Ved skriftlig avstemming velges et tellekorps bestående av tre medlemmer fra kommunestyret.

4.16 Møtebok

Det skal føres protokoll (møtebok) over forhandlinger i folkevalgte organer, jamfør ny kommunelov § 11-4. Protokollen skal inneholde:

  • møtested, dato, tid
  • frammøtte medlemmer med partimarkering
  • fraværende medlemmer med partimarkering
  • møtende varamedlemmer med partimarkering
  • saksliste nummerert i rekkefølge for kalender året og sakstittel
  • eventuelle merknader til innkalling og saksliste
  • godkjenning av protokoll fra forrige møte

Møtebehandlingen i den enkelte sak:

  • innkomne forslag
  • avstemming med partimarkering
  • vedtak
  • Ved lukking av møtet skal hjemmel framkomme.
  • Ved inhabilitet må organets behandling samt hjemmel framkomme.
  • Trer noen til eller fra under forhandlingen protokollføres dette.

Forslag til protokoll sendes innen en uke til medlemmer, varamedlemmer og til de som har hatt møterett i henhold til organets bestemmelser. Eventuelle merknader sendes snarest mulig til sekretariatet for eventuell korrigering.

Godkjenning av protokollen skjer i det førstkommende møtet. Innmeldte merknader refereres. Utskriften sendes også til de som etter lov, forskrift, avtaler og reglementer har krav på det.

4.17 Protokolltilførsel

Det er anledning til å avgi protokolltilførsel. Protokolltilførsel skal være en kort redegjørelse for avvikende syn i en avstemming. Melding om protokolltilførsel fremsettes i møtet og skal sendes elektronisk til sekretariatet senest påfølgende dag.

4.18 Andre møtedeltakere

Rådmannen, eller den rådmannen peker ut, har møte- og talerett i alle kommunale folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget, jamfør kommuneloven § 13-1, 5 ledd.

Representanter for de ansatte har møte- og talerett i folkevalgte organer når de behandler saker som gjelder forholdet mellom de ansatte og kommunen som arbeidsgiver, jamfør kommuneloven § 13-4.

 


Til innholdsfortegnelsen

5. Særskilt saksbehandling i kommunestyret

5.1 Kommunestyrets sammensetning

Kommunestyret er det øverste kommunale organ og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt annet ikke følger av lov eller delegeringsvedtak, jamfør kommuneloven § 5-3.

Kommunestyret består av 35 medlemmer med varamedlemmer som velges av kommunens stemmeberettigede innbyggere etter regler fastsatt i lov. Valget gjelder for den fireårige kommunale valgperioden, jamfør kommuneloven § 5-5.

Kommunestyret er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene, det vil si 18 medlemmer, har vært til stede og avgitt stemme i vedkommende sak.

Saker om økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak skal utsendes senest 14 dager på forhånd.

Opprykk og nyvalg foregår i samsvar med kommuneloven § 7-10.

5.2 Forespørsler

Utenfor de saker som er ført opp på innkallingen til møtet kan hvert medlem av kommunestyret rette forespørsler til ordføreren, jamfør kommuneloven § 11-2.

Det er tre spørsmålsformer: Interpellasjon, skriftlig spørsmål og muntlig spørsmål.

Til kommunestyrets desembermøte med budsjettbehandling, og junimøte med behandling av årsmeldingen, anmodes kommunestyrerepresentantene om ikke å sende forespørsler.

Forespørsler skal som hovedregel, uten hensyn til nummerorden, behandles etter de øvrige sakene.

5.3 Interpellasjoner

Dette er forespørsler som gjelder prinsipielle forhold som interpellanten ønsker debatt om. Interpellasjonen må gjelde saker som naturlig hører inn under kommunestyrets virkeområde.

For at ordføreren skal kunne skaffe til veie de opplysninger som er nødvendig for å kunne besvare interpellasjonen bør slike forespørsler være skriftlige og ordføreren i hende senest syv virkedager før møtet. Interpellasjonen sendes og

Ordskiftet i forbindelse med behandling av interpellasjoner:

  • Interpellanten/spørsmålsstilleren gis inntil fem minutter taletid til å begrunne sitt spørsmål.
  • Ordføreren gis inntil fem minutter taletid til å besvare spørsmålet. Besvarelser kan gjøres skriftlige.
  • Interpellanten/spørsmålsstilleren gis anledning til et innlegg på inntil fire minutter etter ordførers svar.

Forslag i forbindelse med interpellasjoner

Forslag som settes fram i forbindelse med slik forespørsel kan kommunestyret ta opp til behandling hvis ikke møtelederen eller en tredjedel av de møtende medlemmene motsetter seg det, jamfør kommuneloven § 11-3.

Behandling av interpellasjoner

Interpellasjon(er) sendes representantene før møtets begynnelse. Innkomne interpellasjoner blir referert ved åpningen av kommunestyremøtet. Ordføreres svar sendes representantene etter at interpellasjonene er satt på sakslisten, med betegnelsen FO. Dersom en interpellasjon blir utsatt i et møte blir den satt først på sakskartet ved neste møte.

Det må gå klart fram av spørrernes oversending om det dreier seg om en interpellasjon eller et spørsmål. Er det tvil avgjør ordføreren hvordan forespørselen skal behandles.

Innkomne interpellasjoner med svar blir protokollert.


5.4 Lovlighetskontroll

Tre eller flere av medlemmene av kommunestyret kan sammen bringe avgjørelser truffet i folkevalgt organ eller den kommunale administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet. Dette gjelder ikke avgjørelser om ansettelse, oppsigelse eller avskjed. Kommuneloven §§27-1 – 27-4.

Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelsen. Hvis dette opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til departementet (fylkesmannen etter delegasjon).

Lovlighetskontroll fører ikke til at iverksettelsen av vedtaket utsettes. Følgende organer kan likevel bestemme at vedtaket ikke skal iverksettes før lovlighetskontrollen er gjennomført:

a) organet som traff vedtaket

b) et kommunalt organ som er overordnet vedtaksorganet

c) departementet.

5.5 Innbyggerinitiativ og rådgivende folkeavstemninger

Innbyggerforslag - kommuneloven § 12-1

Innbyggerne i kommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens virksomhet. Kommunestyret plikter selv å ta stilling til forslaget hvis minst to prosent av innbyggerne står bak. Likevel er 300 underskrifter alltid tilstrekkelig. Kommunestyret skal selv ta stilling til om det aktuelle forslaget gjelder kommunens virksomhet.

Rådgivende folkeavstemninger – kommuneloven § 12-2.

Kommunestyret kan selv bestemme at det skal holdes rådgivende folkeavstemninger om forslag som gjelder kommunens virksomhet.

5.6 Mottak av utsendinger eller grupper

Utsendinger eller grupper som vil møte kommunestyret og uttale seg om en sak skal melde fra om dette til ordfører senest dagen før møtet. Ordfører avgjør om utsendingene skal tas imot.

Blir utsendingene mottatt, møter de utenfor møtesalen for et utvalg av kommunestyrets medlemmer. I utvalget bør så vidt mulig de forskjellige partigrupper være representert. Etter å ha hørt utsendingene, og i tilfelle tatt imot skriftlig utgreiing fra dem, gir lederen i utvalget kommunestyret melding om det når denne sak blir behandlet. Ellers gir vedkommende det etter at de saker som er nevnt i innkallingen er behandlet.

 


Til innholdsfortegnelsen

6. Prinsipielle saker

6.1 Framgangsmåte for å avgjøre om en sak er prinsipiell

Dersom det er tvil om en sak er av prinsipiell betydning, eller dersom det er tvil om hvordan en sak av prinsipiell betydning skal behandles i det politiske system har rådmannen og ordfører ansvaret for å avklare dette.

Ordføreren, sammen med utvalgslederne, ser til at det skjer en naturlig og trygg arbeidsdeling mellom administrasjon og politisk nivå med hensyn til grenseoppgang for hva som er prinsipielle saker. Det er ordføreren som, sammen med utvalgsleder i saker for utvalgene, til sist har ansvaret for å avgjøre om en sak er prinsipiell eller ikke.

De avklaringer som blir gjort gjennom behandling av slike tvilstilfeller utvikler en sedvane som supplerer reglene i saksbehandlingsreglementet.

Det kan også lages egne regler (vedtekter) for behandlingen av bestemte sakstyper som oppstår med jevne mellomrom.

Ordføreren kan samarbeide med rådmannen om å utarbeide oversikter over hvilke saker som anses å være av prinsipiell betydning, - og hvilke saker som i de fleste tilfeller ikke er det. Slike oversikter blir da retningsgivende for saksbehandlingen. Dette fratar imidlertid ikke administrasjonen en generell plikt til å vurdere enhver sak ut fra sitt konkrete innhold, for på den måten å avklare om det er en administrativ eller politisk sak.

6.2 I vurderingen om en sak er prinsipiell eller ikke skal følgende vurdering gjøres:

  • Kan avgjørelse i saken treffes på grunnlag av faglige eller regelbundne vurderinger eller på grunnlag av retningslinjer trukket opp av folkevalgte organer i kommunen, da er saken ikke prinsipiell.
  • Er en avgjørelsens skjønnsmessige sider klarlagt gjennom politiske vedtak, instrukser eller tidligere praksis, da er saken ikke prinsipiell.
  • Kommer en i avgjørelsen inn på politiske vurderinger eller prioriteringer? Da er saken prinsipiell og skal behandles politisk.

6.3 Eksempler på prinsipielle saker:

  • Vesentlige endringer av reguleringsplaner samt vesentlige dispensasjoner fra plan(er). Skal avgjøres i kommunestyret.
  • Plan og utforming av større kommunale bygg. (Slike saker kan det være aktuelt å behandle i flere utvalg, særlig med tanke på flerbruksformål.)
  • Bruk av reklame (for eksempel på biler) vil være prinsipiell ved første gangs behandling. Vedtaket vil være en rettesnor for senere administrative vedtak.
  • Vesentlige endringer av tjenestetilbud (ikke enkeltvedtak).

 

7. Formannskapet

7.1 Formannskapet:

Formannskapet er opprettet etter kommuneloven § 5-1.

Formannskapet består av 11 medlemmer med varamedlemmer valgt for den kommunale valgperioden.

Formannskapets medlemmer velges av, - og blant kommunestyrets medlemmer ved forholdstallsvalg. Ordfører og varaordfører er henholdsvis leder og nestleder.

To av medlemmene i formannskapet kan velges som leder i henholdsvis utvalg for oppvekst og levekår og utvalg for teknikk og miljø. Nestleder av utvalgene kan sitte i formannskapet.

Fem representanter fra formannskapet utgjør arbeidsgiverrepresentantene i administrasjonsutvalget.

Kommunestyret kan selv beslutte at folkevalgte organer i kommunen skal ha adgang til å holde møter som fjernmøter, jamfør kommuneloven § 11-7.

 


Til innholdsfortegnelsen

8. Hovedutvalg

Det oppnevnes 2 hovedutvalg som har benevnelsen:

  • Utvalg for oppvekst og levekår
  • Utvalg for teknikk og miljø

Utvalgene er opprettet etter kommuneloven § 5-1 jamfør § 5-7 som faste utvalg. Utvalgene har direkte innstillingsrett overfor kommunestyret i saker innenfor sitt arbeidsområde.

Hvert av utvalgene består av 11 medlemmer og varamedlemmer valgt for den kommunale valgperioden av kommunestyret. Det praktiseres gjennomgående representasjon ved at medlemmene av utvalgene kan være medlem av, eventuelt vara til kommunestyret.

Leder skal være medlem av formannskapet. Nestleder skal komme fra et opposisjonsparti. Nestleder kan sitte i formannskapet.

8.1 Fordeling av saker til utvalgene:

Sakene fordeles i henhold til utvalgenes ansvarsområder. Ved tvil fordeler ordfører og utvalgsledere sakene mellom utvalgene. Ved uenighet avgjør ordfører hvilket utvalg som skal behandle saken.

Ungdommens kommunestyre får saker til uttale der barn og unge står sentralt.

8.2 Utvalgene – Arbeidsområde:

  • Utvalgets oppgaver er å forberede og innstille i saker som skal behandles i kommunestyret og sørge for politikkutforming innen sine respektive ansvarsområder.
  • Utvalgene skal påpeke hva det skal settes fokus på i perioden og hva ressursene innen ansvarsområdet skal disponeres til, samt evaluere virksomheten.

8.3 Spørsmål innenfor eget saksområde:

Utenom de saker som er ført opp på innkallingen til møtet kan hvert medlem av utvalget rette spørsmål til utvalgsleder. Muntlige spørsmål kan om mulig besvares i møtet. Alle andre spørsmål innleveres skriftlig og besvares muntlig i neste møte. Fremmes det forslag om sak eller utredning fra administrasjonen skal dette tas opp til avstemming.

8.4 Deputasjon – politiske utvalg

Deputasjon er en ordning som gir en utsending fra forening, gruppe eller enkeltpersoner anledning til å gi en muntlig saksfremstilling i tillegg til det som er fremsatt skriftlig. Det er adgang til å gi deputasjon i samtlige utvalg. Uttale i saker til behandling må ikke overstige 15 minutter.

Forespørsel om deputasjon skal rettes til organets leder senest to dager før møtet. Leder vil deretter gi adgang til en muntlig fremstilling i et begrenset antall saker per utvalgsmøte.

Se delegasjonsreglement- kapittel 6

9. Kontrollutvalget

Kontrollutvalget er opprettet etter kommuneloven § 23-1.

Kontrollutvalget skal ha fem medlemmer, hvorav minst en fra kommunestyret. Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Leder for kontrollutvalget velges fra et parti i opposisjon.

Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap, medlem eller varamedlem av andre kommunale nemnder, råd eller kommunale AS og ansatte i kommunen.

Vedrørende nyvalg se kommuneloven § 23-1 fjerde ledd.

Se delegasjonsreglement- kapittel 7

9.1 Kontrollutvalgets virksomhet – kommuneloven kapittel 23.

Utvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av eierinteresser i kommunenes selskaper.

Utvalget skal påse at kommunens regnskaper, herunder kommunale foretak, blir revidert på en betryggende måte.

Utvalget skal avgi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. Kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet før formannskapets innstilling til kommunestyret.

Utvalget skal påse at merknader fra revisor blir fulgt opp, eventuell avvik skal meldes kommunestyret.

Utvalget skal gi innstilling med hensyn til valg av revisjonsordning og et eventuelt valg av revisor.

Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen.

Kontrollutvalget og dets sekretariat kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve alle opplysninger utvalget finner nødvendig for å gjennomføre sine oppgaver.

Kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter.

Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver. Sekretariatsfunksjonen er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir.

Se delegasjonsreglement- kapittel 7

 

 


Til innholdsfortegnelsen

10. Valgnemnda

Nemnda søker å klarlegge om forholdstallsvalg vil blir krevd, jamfør kommuneloven § 7-4.

Nemnda skal, eventuelt etter prinsippet om fordeling av kandidater som ved forholdstallsvalg, fremme forslag om medlemmer til de nemnder kommunestyret skal velge.

Nemnda skal foreslå personer til de øvrige valg og oppnevninger som kommunestyret skal foreta.

Nemnda skal likeledes fremme forslag på nyoppnevninger og valg som skjer i løpet av kommunevalgperioden når dette er nødvendig.

  • Valgnemnda er opprettet etter kommuneloven § 5-1.
  • Formannskapet fungerer som valgnemnd.
  • Nemnda har ingen selvstendig avgjørelsesmyndighet.

10.1 Særskilte bestemmelser:

Det enkelte parti eller gruppes representant i nemnda har full avgjørelsesmyndighet om de representanter den foreslår fra eget parti.

Nemndas forslag må ivareta de spesielle bestemmelser som gis i lover, forskrifter og reglement. I særlig grad skal likestillingsbestemmelsene i kommunelovens §§ 7-5, 7-6 og 7-7 vektlegges.

11. Administrasjonsutvalget – kommuneloven § 5-11

Utvalget består av fem formannskapsmedlemmer som utgjør kommunens representanter i administrasjonsutvalget (arbeidsgiverside) og tre tillitsvalgte. De ansattes representanter pekes ut i samsvar med Hovedavtalens bestemmelser. Ordfører og varaordfører er leder og nestleder.

Det partssammensatte utvalget behandler saker som gjelder forholdet mellom de ansatte og kommunen som arbeidsgiver. Herunder overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv.

Administrasjonsutvalget kan drøfte og eventuelt gi uttalelse om overordnede eller prinsipielle retningslinjer og tiltak innenfor det arbeidspolitiske området, samt om vesentlige organisatoriske endringer og andre forhold av stor betydning for de ansatte.

Uttalelser kan sendes tilbake til administrasjonen for videre oppfølging eller til formannskapet eller kommunestyret dersom saken skal avgjøres politisk.

De ansattes representanter blir medlemmer av utvalget med samme rettigheter og plikter som de politisk valgte. De ansattes representanter kan imidlertid ikke velges til, eller delta i -, saker som omhandler forhandlinger, forberedelser til forhandlinger eller oppdrag som i særlig grad skal ivareta arbeidsgivers interesser.

Se delegasjonsreglement- kapittel 8

12. Klagenemnda

Klagenemnda består av fem medlemmer med varamedlemmer valgt for den kommunale valgperioden. Kommunestyret velger medlemmer og varamedlemmer til nemnda, og blant medlemmene leder og nestleder.

Klagenemnda har et eget administrativt sekretariat som utarbeider rådmannens innstilling til behandling i klagenemnda.

Se delegasjonsreglement- kapittel 9

13. Valgstyret

Valgstyret er opprettet med hjemmel i valgloven § 4-1. Valgstyret er et fast utvalg i henhold til kommuneloven § 5-1. Valgstyret består av fem medlemmer som velges av kommunestyret for valgperioden. Valgstyrets medlemmer skal velges blant formannskapets faste medlemmer. Ordfører skal være medlem og leder av styret.

Se delegasjonsreglement- kapittel 10

 


Til innholdsfortegnelsen

Råd

13.1 Eldrerådet

Eldrerådet består av fem medlemmer med varamedlemmer valgt for den kommunale valgperioden. Pensjonistforeningene i Askøy oppnevner tre medlemmer med varamedlemmer. Kommunestyret oppnevner to medlemmer med varamedlemmer.

Rådet velger selv leder og nestleder blant pensjonistene.

13.2 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne

Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne består av fem medlemmer med varamedlemmer valgt for den kommunale valgperioden. Mennesker med nedsatt funksjonsevne sine organisasjoner oppnevner tre medlemmer med varamedlemmer. Kommunestyret oppnevner to representanter med vara.

Kommunestyret velger leder og nestleder.

13.3 Ansvarsområde

Rådene er rådgivende organ for Askøy kommune og skal i god tid før avgjørelse ha til uttalelse alle saker som gjelder levekårene for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne. Rådene kan på eget initiativ ta opp saker som vedkommer eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne. Rådene skal ikke behandle saker som gjelder enkeltpersoner.

Rådene skal medvirke til at:

  • samfunnsskapte barrierer blir fjernet.
  • direkte og indirekte diskriminering blir motarbeidet innenfor hele det kommunale saksområdet.
  • eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne får tilgang til de kommunale tjenestene og kommunal informasjon som er nødvendig for at de skal fungere best mulig.
  • gode levekår blir ivaretatt.

Rådene skal ha til behandling saker vedrørende:

  • årsbudsjett
  • økonomiplan
  • kommuneplan
  • planer med særlig interesse for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne
  • sektorplaner
  • kommunedelplaner
  • kommunikasjonsplaner
  • samferdselssaker
  • utbygging av større kommunale bygg
  • kulturtiltak

Rådene skal hvert år utarbeide en årsmelding. Meldingen skal legges fram for kommunestyret.

14. Finansutvalget

Finansutvalget består av ordfører og tre representanter blant formannskapets medlemmer og velges av kommunestyret.

Møtene ledes av ordfører.

Det vises til gjeldende reglement for finansforvaltning i Askøy kommune, vedtatt av Askøy kommunestyre.

15. Saksordfører

15.1 Retningslinjer for saksordfører

  • Saksordfører oppnevnes ved vedtak i formannskap, utvalg for oppvekst og levekår eller utvalg for teknikk og miljø.
  • Saksordførervervet skal gå på omgang blant representantene.
  • Det er kun faste representanter i formannskapet, utvalg for oppvekst og levekår og utvalg for teknikk og miljø som kan ha verv som saksordførere.
  • Kommunalt ansatte representanter skal ikke velges til saksordfører i saker som angår eget arbeidsområde.
  • I plansaker trer saksordfører i funksjon fra det tidspunktet planarbeidet starter. Saksordfører skal i slike saker være medlem av styringsgruppe eller tilsvarende.

15.2 Saksordførerrollen i formannskapet og utvalgene

  • Rådmannen er ansvarlig for saksfremlegget og at saken er forsvarlig utredet.
  • Saksordfører er formannskapets eller utvalgenes kontaktperson for administrasjonen i utredningsfasen.
  • Saksordfører kan gi innspill til rådmannen for å sikre politisk utredningsbehov, men saksbehandlingen er administrasjonens ansvar.
  • Saksordfører skal på en upartisk måte sammenfatte hva saken gjelder og formannskapets og/eller utvalgenes forskjellige innspill i saken.
  • Saksordfører svarer på eventuell spørsmål.
  • Saksordfører innkalles og redegjør for saken i alle utvalg som har denne til behandling. Saksordfører som ikke er medlem av utvalget fratrer møtet når innlegget er avsluttet og eventuelle spørsmål er besvart.

15.3 Saksordførerrollen i kommunestyret

  • Saksordfører innkalles ved behandling av saken.
  • Saksordfører som ikke er medlem av kommunestyret fratrer møtet når innlegget er avsluttet og eventuelle spørsmål er besvart.
  • Saksordfører innleder saken. Taletid 12 minutter.
  • Saksordfører skal på en upartisk måte sammenfatte hva saken gjelder, gjengi flertallsavveininger opp mot mindretallets, samt konkludere med flertallets innstilling ovenfor kommunestyret.
  • Saksordfører fremmer formannskapets eller utvalgets innstilling og ikke synet til eget parti.
  • Saksordfører svarer på eventuelle spørsmål i saken, eventuelt med bistand fra rådmannen.

15.4 Saksordfører – Arbeidsvilkår og godtgjørelse

  • Saksordfører skal sikres nødvendig tid til og kompensasjon for arbeidet som saksordfører. Arbeidsvilkår og godtgjørelse følger av retningslinjene for godtgjøringer til folkevalgte.

 


Til innholdsfortegnelsen

16. Folkevalgtes innsynsrett i Askøy kommune

Kommunestyret har, som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning, rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter med de presiseringer som følger av reglene nedenfor.

Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak.

16.1 Vedtak om innsyn – kommuneloven § 11-12

Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ.

Minst tre medlemmer i kommunestyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt.

Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt og/eller utsendt til politisk behandling. Med saksfremstillingen skal det følge en oversikt over alle dokumentene som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen.

For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn fortsatt fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet.

I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organ kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jamfør forvaltningsloven § 13 b nr. 2 og 4.

Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er underlagt taushetsplikt.

Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser skal fortrinnsvis rettes til rådmannen.

17. Klagebehandling etter forvaltningsloven

Forvaltningslovens bestemmelser om klage står i §§ 28-34 og i § 36.

I de fleste tilfeller vil forvaltningslovens klagebestemmelser utfylle særlovers klagebestemmelser.

17.1 Hvilke vedtak kan påklages etter forvaltningsloven?

Det er «enkeltvedtak» som kan påklages etter forvaltningsloven, jamfør § 28, første ledd. Et enkeltvedtak er «et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer,» jamfør § 2, første ledd bokstav b, jamfør bokstav a.

17.2 Hvem kan klage på et enkeltvedtak?

En «part eller annen med rettslig klageinteresse i saken» har klagerett, jamfør § 28, 1. ledd.

En «part» er «en person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder», jamfør § 2, 1. ledd, e).

En «annen med rettslig klageinteresse» er noen med en spesiell interesse i sakens utfall som ikke omfattes direkte av partsbegrepet.

17.3 Hvem er klageinstans?

§ 28 annet ledd regulerer hvem som er klageinstans for enkeltvedtak truffet av et forvaltningsorgan opprettet i medhold av kommuneloven.

I Askøy kommune er det en egen klagenemnd, som er klageinstans ved enkeltvedtak i saker fra andre kommunale organer enn kommunestyret.

Fylkesmannen er klageorgan for enkeltvedtak fattet av kommunestyret. Dersom det i den lov enkeltvedtaket er fattet med hjemmel i er angitt en egen klageinstans er det likevel dette som gjelder.

17.3 Klagefrist

Fristen for å klage er tre uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part jamfør § 29, 1. ledd.

17.4 Oversittelse av klagefristen

§ 31 inneholder bestemmelser om at klagen i visse tilfeller kan tas under behandling på tross av at klagefristen er oversittet. Klagen kan blant annet tas under behandling når «det av særlige grunner er rimelig at klagen blir prøvd».

17.5 Omgjøring av vedtak uten klage

§ 35 gir kommunen kompetanse til å omgjøre et vedtak av eget tiltak, med andre ord, ikke etter en klage. Omgjøring kan også være aktuelt etter initiativ fra en part, men det er kommunen som avgjør om et vedtak skal omgjøres. Bestemte vilkår må være oppfylt for at omgjøring skal kunne skje.

 


Til innholdsfortegnelsen