Vi har som mål å øke graden av medvirkning i utvikling av kommunens tjenestetilbud. Denne veilederen er for alle i Askøy kommune som driver med medvirkningsarbeid på ulike nivåer og i ulike deler av prosesser.
Veilederen skal bidra til å gjøre medvirkningsarbeidet enklere, og å bidra til erfaringsdeling og inspirasjon på tvers av enheter og sektorer. Veilederen gir ikke en fullstendig oppskrift, men er tenkt som et bidrag til å inspirere og motivere til medvirkning.
Medvirkning handler om å lytte til brukere og innbyggere. Det vil si at brukere og innbyggere får innflytelse på beslutningsprosesser og utforming av tjenestetilbud.
Det kan være nyttig å se medvirkning på 3 ulike nivåer:
Individ
Handler om den enkeltes mulighet til å ha innflytelse på sitt eget tjenestetilbud. Det betyr at enkeltpersoner kan påvirke forhold som gjelder seg selv eller egne behov. Brukernes interesser kan også ivaretas av en representant (pårørende) for vedkommende.
Tjeneste
Innebærer at brukere, innbyggere eller interesseorganisasjoner deltar i utveksling av kunnskap og erfaring for å utvikle tjenestetilbudet.
System/politisk
Grupper og organisasjoner deltar i planlegging av tiltak og tjenester som har allmenn betydning. Kan delta i råd eller utvalg på styringsnivå og bli involvert i prosesser før politiske beslutninger fattes.
Medvirkning eller medbestemmelse?
Medvirkning handler om å lytte til innbyggerne/brukerne og involvere dem i saker som angår dem, og sikre deres mulighet for demokratisk deltagelse. At folk blir sett og hørt bidrar til å styrke tilliten til lokaldemokratiet og gjør saker og beslutninger bedre.
Ta også stilling til hvilken rolle deltakerne skal ha i medvirkningsprosessen. Medvirkning vil si at man bidrar, deltar eller spiller en rolle i en beslutningsprosess.
Medbestemmmelse vil si at man er med på å bestemme hvordan ting skal skje og gjøres. Om deltakerne skal medvirke eller ha medbestemmelse må avklares med deltakerne på forhånd.
Medvirkning kan skje i ulik grad, alt etter hva man skal løse og hvilket behov det er for medvirkning. Fra innsyn og informasjon, til dialog, medbestemmelse og selvstyring.
Prosess for medvirkning
Planlegg: Hvorfor ønsker du å drive medvirkning?
Ta stilling til hvorfor du mener medvirkning er nødvendig i arbeidet ditt. Hva trenger du hjelp fra andre til å svare på? Hvilken kunnskap mener du medvirkningsarbeidet skal gi deg og hvordan vil du bruke informasjonen i ettertid?
Det viktigste er at du vet hva du vil ha svar på.
Still deg gjerne disse spørsmålene før du setter i gang:
- Hvorfor mener du medvirkning er nødvendig i ditt arbeid?
- Hva vil du oppnå med medvirkningsarbeidet?
- Hva vil du bruke resultatene til?
- Hvordan kan medvirkningsarbeidet gi deg ny og viktig informasjon?
- Hvordan skal du implementere det?
Metodevalget avhenger av hva du vil oppnå med medvirkningsarbeidet. Det kan være ulik motivasjon bak det å drive medvirkning.
- Gi informasjon - Er formålet å oppnå eller bedre tillit og/eller forståelse mellom innbyggere og kommunen? Eller kanskje rett og slett bare informere om hvordan våre tjenester fungerer?
- Få informasjon - Trenger du innspill/tilbakemeldinger fra innbyggere, brukere eller andre som påvirkes av det arbeidet som gjøres eller planlegges?
- Medbestemmelse - Ønsker du å konsultere/få innspill eller ønsker vi å gi noen beslutningsrett?
De forskjellige metodene for å gjøre dette gir ulik grad av medvirkning, informasjonsflyt og involvering. Lenger nede er en liste over metoder og verktøy vi har benyttet i Askøy kommune, en kort presentasjon av hva de handler om og prosjekter der vi har brukt disse.
Hvem skal du involvere og hvorfor?
Før du bestemmer deg for metoden(e) bør du også ta stilling til hvem du vil involvere. Dette gjelder både internt (kolleger som kan være med i prosjektet og/eller blir berørt) og eksternt (innbyggere, brukere, elever).
Det er mange måter å komme i kontakt med ulike målgrupper, f.eks. ved å kontakte ulike interesseorganisasjoner, annonsere etter deltakere, eller kontakte kommunens innbyggerpanel.
- Askøy kommune har et innbyggerpanel med motiverte askøyværinger som gjerne bidrar med sine inntrykk og tanker om kommunens tjenester.
-
Deltakerne i panelet kan kontaktes for å være med i ulike typer undersøkelser, alt etter hvilket behov vi har. Dette kan være både kvalitative og kvantitative undersøkelser.
Dersom deltakerne i innbyggerpanelet kan være en relevant målgruppe for ditt prosjekt, ta kontakt med
Er det relevant for deg å ha informasjon fra de involverte som kan representere svarene til en større gruppe?
- I spørreundersøkelser kan det være hensiktsmessig med et representativt utvalg for å kunne påstå at disse funnene også gjelder for større deler av tjenestemottakerne/innbyggerne.
Sørg for å avklare forventningene til de du involverer og si hva du kan og ikke kan love om resultatet av medvirkningsarbeidet.
- Ikke be en skoleklasse om en liste over det de ønsker seg mest i skolegården hvis du ikke har noen midler til å innfri noen av forventningene.
Avhengig av størrelsen på prosjektet eller tjenestebildet, bør du ha en plan for gjennomføringen av medvirkningen. Dette handler ikke om hvilken metode du skal velge, eller hvordan du skal vurdere medvirkningen i etterkant, men fordeling av arbeidsoppgaver, om du har rett kompetanse i gruppen din og om tidspunktet er rett. Disse spørsmålene kan være til hjelp:
- Når skal dette gjennomføres? (Når i prosessen? Er målet å forstå behov eller få frem nye ideer, så er det viktig å involvere så tidlig som mulig. Dersom målet er iverksettelse av vedtak, eller valg mellom alternativer, så kan medvirkningen komme seinere i prosessen).
- Har du en frist eller rapporteringspunkt til en prosjekteier, et tilsyn eller lignende som er relevant å ha med i planen?
- Hvis medvirkningen er en del av et prosjekt - hvis ja, er det vurdert når medvirkning skal gjøres? Skal det skje i flere ledd?
- Har du tilstrekkelig kompetanse og ressurser i gruppen din til å både gjennomføre medvirkning, evaluere og følge opp? Kan det være aktuelt å få med innbyggere i planleggingen for å sikre riktig fokus?
Ved større medvirkningsarbeider anbefaler vi å bruke prosjektmetodikk, fordele ansvar og oppgaver og ha en fremdriftsplan for å sikre at medvirkning skjer på rettmåte til rett tid og i riktig størrelsesorden.
Etter at du har hatt en medvirkningsprosess er det viktig å både følge opp internt og eksternt. Her er noen punkter som bør vurderes i forkant av prosessen:
- Planlegg for å vise dine resultater av medvirkningsarbeidet for både gruppene som har deltatt og for allmennheten. Det kan være politisk miljø, andre kolleger, andre som har samme arbeidsfelt og innbyggerne generelt. Dette innebærer både oppsummering av undersøkelse, men også hvordan man tenker å bruke informasjonen/ hvordan dette vil påvirke utviklingen av tjenesten(e). Det er avgjørende at du gjør forventningsavklaringer med de som er interessert i resultatene (formidle formål og hva som skal gjøres videre til respondentene).
- I Askøy kommune forsøker vi å tilgjengeliggjøre alle medvirkningsarbeider vi gjør i en felles kunnskapsbank, så sett av tid/forbered en slik oppsummering og evaluering.
- Dediker en ansvarlig for oppfølging og implementering. Har dere gjort funn i medvirkningsarbeidet er det avgjørende at dette blir nyttiggjort gjennom nye arbeider, videre dialog, endring i tjenestene eller nye arbeidsmåter.
- Husk å sikre at deltakerne sitter igjen med følelse av å få noe igjen for å bidra. Vurder også gjerne om det er midler til å premiere dem som har bidratt.
Vurder om det er behov for ytterligere medvirkning.
Vi har laget en sjekkliste for gjennomgang av planleggingsfasen over.
Metoder for medvirkning
Metoden handler om å ta med seg en gruppe mennesker ut til et område for å se på fysiske omgivelser i nærmiljøet.
Gjennom en stedsvandring ser man på hvilke kvaliteter området har, hvilke muligheter området har for forbedring og hvilke ønsker man har:
Eksempel på stedsvandring
30. september 2021 inviterte vi til seniortråkk på Myrane. Målet med turen var blant annet å se på hvordan Myrane kan utvikles til et inkluderende og trygt nærmiljø for alle aldersgrupper, på tvers av generasjoner:
En spørreundersøkelse er en relativt kort undersøkelse hvor respondenten får tilsendt et (digitalt) skjema og fyller ut dette på egenhånd.
Det sendes gjerne til mange, og svarene kommer tilbake i form av innleverte skjema.
Eksempel på bruk av spørreundersøkelse
Vår første spørreundersøkelse handlet om "Aldersvennlige lokalsamfunn", et prosjekt som søker informasjon om hvordan kommunen kan jobbe bedre for å imøtekomme behovene til våre innbyggere når det gjelder hvordan vi bor og lever.
Panelets deltakere fikk tilsendt et digitalt spørreskjema som tok i underkant av 10 minutter å svare på, og under har vi oppsummert undersøkelsen:
Et fysisk eller digitalt møte hvor deltakerne gir konkrete innspill eller tilbakemeldinger på en oppgave. Det kan også lages/formes noe.
På et verksted deles man gjerne inn i grupper på 4-7 personer som diskuterer og dokumenterer det de snakker om.
Eksempel på workshop
4. oktober 2021 samlet Eldrerådet og Ungdommens kommunestyre (UKS) seg for et felles verksted om tema Aldersvennlige lokalsamfunn.
Verksted for Eldrerådet og Ungdommens kommunestyre - delrapport
Dybdeintervjuer foregår stort sett mellom en som stiller spørsmål og en som svarer. Man har gjerne en overordnet problemstilling man ønsker å studere nærmere for å på sikt danne seg forståelse for tema og hva som er relevant innenfor dette.
Intervjuer kan vare fra noen minutter til timer og kan være digitalt eller fysisk.
Kunnskapsbank
Vi har en kunnskapsbank hvor man vil finne oversikt over flere ulike medvirkningsmetoder som er brukt i kommunen, samt kontaktinformasjon til prosjektledere om du har spørsmål som omhandler de ulike metodene.
Kunnskapsbank for medvirkningsarbeider (for ansatte)
Sluttrapport og oppsummering
Les sluttrapporten for prosjektet om Innbyggermedvirkning boligsosiale tjenester, som testet tre ulike medvirkningsmetoder og som var starten for denne veilederen. Rapporten er også sendt til Husbanken, som delfinansierte prosjektet:
pdf Sluttrapport Innbyggermedvirkning boligsosialt februar 2022 (755 KB)
Innspill eller spørsmål?
Du ser her en første versjon, og veilederen er under kontinuerlig utvikling. Har du innspill til forbedringer og innhold?
Askøy kommunes innbyggerpanel
Vi har laget et innbyggerpanel der innbyggere i kommunen, som har fylt 15 år, kan melde seg. Da får man tilsendt forespørsler om å delta i ulike undersøkelser, og man velger selv hvilke undersøkelser og tema man ønsker å delta på.