Krav til universell utforming av Word dokument.
- Er du saksbehandler i kommunen?
- Er du leverandør og sender PDF til kommunen?
- Legger du ut dokument på nett?
- Sender du dokument til innbygger?
Da må du følge lovverket om at dokument må være universelt utformet.
Tilsynet for universell utforming har laget gode løsningsforslag for dokumenter.
Regelverk og tilgjengelighetserklæring
Samme kravene gjelder også for nettsider, dokument, apper, automater og video.
Se mer informasjon om regelverk universell utforming og krav om tilgjengelighetserklæring.
Forenklet kravliste for universell utforming av Word dokument
For å gjøre jobben litt enklere for deg som først og fremst produserer innhold og ikke sitter med nesen nede i "den store lovboken" hele dagen så har vi satt sammen en "best of UU og worddokumenter".
Et universelt utformet word dokument blir også til et universelt utformet PDF dokument under konvertering.
- Hjelper navigering i store dokument
- Når du bruker overskrifter kan du også lage innholdsfortegnelse
Øverste overskrift skal være Overskrift 1, neste overskrift 2.
Hvordan lage overskrift
Merk tekst som skal være overskrift og velg riktig overskrift i Stiler:
Tittel er ikke overskrift
Stilen Tittel i Word har ikke formatering og vil ikke fungere på samme måte som overskrift.
Svart skrift på hvit bakgrunn har god kontrast og er lett og lese for de fleste.
Det er kombinasjonen tekstfarge og bakgrunnsfarge som bestemmer kontrast.
Eksempel på godkjent kontrast:
Eksempel på for lav kontrast mellom tekstfarge og bakgrunnsfarge:
Hvordan teste kontrast?
Du kan selv teste om kombinasjonen ved å laste ned og installere:
Color Contrast checker i nettleseren din
Legg til alternativ tekst på bilder og illustrasjoner.
Dette gjør at brukere som ikke kan se bildet, fortsatt kan få meg seg innholdet.
Hvordan legge til alternativ tekst:
Velg sett inn bilde og skriv en forklarende tekst her:
Sørg for å alltid skrive inn rad- eller kolonneoverskrift i tabell.
Så må du si fra til Word om det er rad- eller kolonne som er overskrift.
Hvordan merke tabell med rett utforming:
Merk tabell og klikk merkesymbol øverst til venstre
Hvis øverste rad er tabelloverskrift? Da velger du Overskriftsrad
Hvis venstre kolonne er tabelloverskrift? Da velger du første kolonne.
For en grundigere innføring i hvordan lage universelt utformede tabeller se Microsofts egen video om temaet.
Ikke bruk New Times Roman og andre varianter av typen "med seriffer de er kun egnet for print.
Comic Sans og andre "plakat skrift varianter" må benyttes varsomt og primært i printversjoner eller som illustrasjoner.
Fonter du kan bruke
Eksempel på fonter som fungerer bra på digitale flater er:
- Calibri
- Verdana
- Arial
Se også profilhåndboken for mer informasjon om utforming og skrifttyper
Noen ganger endrer Word automatisk språk når du limer inn tekst.
De som bruker skjermleser får lest opp teksten etter hvordan språket er merket.
Hvis du har norsk tekst som er merket som engelsk, vil skjermlesere lese norsk med engelsk språk.
Altså ikke bra.
Men hvis du har engelsk tekst, så skal du merke den som engelsk.
Hvordan merke tekst med rett språk?
Merk deler eller hele teksten
Enten velger du fanen Se gjennom og velg Språk
eller
Klikk nederst i Word på Norsk (bokmål)
Så velger du rett språk i listen og Ok
En lenke skal si hva det er og gjerne hvor du lenker til:
Ikke bruke lenker som:
- Klikk her
- Les mer
Du bør bruke bare tabell til tabelldata.
Mange bruker tabell for at teksten ser finere ut i en tabell og det er helt feil bruk av tabeller på nett.
Vi har anledning til å sette inn moduler/spalter på vårt nettsted så har en behov for spesial- design/løsninger kan dette ordnes av Kommunikasjonsavdelingen.
Skal du benytte tabeller på nett så har UUtilsynet en grundig og lettfattelig artikkel om hva du må passe på for å få tabellen din korrekt utformet.
Venstrejustert tekst er lettere å lese for alle oss som leser fra venstre mot høyre.
Unngå blokkjustering av tekst.
Ikke bruk tekstbokser.
Tekstbokser kan medføre at leserekkefølgen ikke stemmer for de som bruker hjelpemidler.
Hvis du må formatere teksten i flere kolonner bør du heller bruke spalter, eller snakke med kommunikasjonsavdelingen om mulige måter tekst kan publiseres på.
Fargeblinde kan ha problemer med å se forskjell på farger.
Her er et eksempel der det er brukt kun farger på graf for å gi mening:
Forslag til løsning på grafer:
Du kan løse dette ved å legge til tekstforklaring på selve linjen:
Eller du kan løse det ved å bruke symboler og tekst:
Du trenger ikke å fjerne fargene som på illustrasjonene, eksemplene er i sort-hvit kun for å få frem poenget.
Understreking av tekst er for å illustrere en lenke til noe, ikke for å "understreke" noe som er viktig. Bruk heller koden <Strong> som du finner oppe under Styles.
Tittel er metadata som du må legge inn i alle dokument.
De som bruker hjelpemiddel vil få lest opp tittel først.
Ingen tittel - ingen opplesing.
Hvordan legge inn tittel i Word:
- Klikk Fil og informasjon
- Under Egenskaper kan du legge til en tittel
Ofte så eksporterer vi Word-dokument som PDF for å publisere dem på nett eller sende dem digitalt (e-post osv) til mottaker.
Da er det viktig at egenskaper og struktur blir med i PDF.
Hvordan lagre PDF med rett struktur:
- Velg Fil og Lagre som
- Velg filtype PDF
- Velg flere Alternativer
- Kryss av for Opprett bokmerker ved hjelp av Overskrifter
- Kryss av for Dokumentegenskaper
- Kryss av for Koder for dokumentstruktur for tilgjengelighet
- Lagre
Tips for hvordan du kan åpne PDF og visuelt kontrollere om struktur er med:
Det er mye enklere å rette opp feil i Word enn når et dokument er eksportert/lagret i PDF formatet, så sjekk ALLTID dokumentet ditt før du gjør noe mer med det.
Word har en innebygd kontroll av universell utforming.
Den er til god hjelp, men den kontrollerer ikke alle krav.
Du må selv manuelt kontrollere at overskrifter er lagt inn riktig.
Hvordan undersøke dokument
- Klikk tilgjengelighet nederst i dokumentet
eller - Velg Fil og informasjon
- Velg Kontroller for problemer
- Velg kontroller tilgjengelighet
- Resultatet kommer i en egen rapport til høyre med anbefalinger til hvordan du kan rette opp selv
Trenger du litt hjelp til å skrive enkelt og forståelig?
Språkrådet har samlet gode eksempler, verktøy for å teste tekster og gir tips på sin nettside
Løsningsforslag fra UUtilsynet
UUtilsynet har laget løsningsforslag for hvordan du lager dokument som skal være på nettsider.
Word-dokumenter, ODF-dokumenter og PDF-dokumenter må overholde kravene til universell utforming.
Informasjon som du publiserer på nettet bør som hovedregel legges ut i HTML (nettside).
Andre ressurssider
Microsoft Office 365 og universell utforming
Instruksjonsvideoer - hvordan produsere tilgjengelige PDF dokumenter