Alle elever og ansatte i grunnskolen i Askøy kommune har en konto i tjenesten Google Workspace for Education. Vi har kjøpt plus-utgaven av tjenesten, noe som gir oss forbedret funksjonalitet og mulighet til å sikre at data lagres i Europa i henhold til GDPR. Denne tjenesten er utviklet av Google og gir elevene en skybasert kontorpakke. Tjenesten er tilpasset utdanningssektoren, og samler blant annet ikke inn informasjon om elevene for å tilpasse reklame.
Alle elever har også tilgang til en egen chromebook. Chromebook er en type datamaskin som er utviklet slik at en skal kunne gjøre ting raskere og enklere. Maskinen bruker operativsystemet Chrome OS, med lagring i nettskyen, det beste fra Google innebygd og flere lag med sikkerhet.
Under er svar på noen ofte stilte spørsmål om tjenesten:
Google Workspace for Education-kontoene skiller seg svært mye fra gmail kontoer som Google tilbyr gratis til enkeltpersoner. Reklame, annonser og sporing av søk er ikke aktivert i kjernetjenestene.
Innhold som er lagret i dokumenter eller på mail vil heller ikke bli skannet for å lagre profiler av brukerens interesser med tanke på annonsestyring.
Google Workspace for Education opererer i samsvar med GDPR.
Det er elevene, lærerne og kommunen som eier alle data som er lagret og kommunen har avtaler med Google som sikrer at disse ikke kan utleveres til 3. part eller brukes av Google selv.
Askøy kommune har inngått databehandleravtale med Google som i detalj regulerer hvordan Google behandler våre data. Avtalen sikrer at elevenes data ikke blir indeksert og brukt til å styre annonser eller bli utlevert til andre. Avtalen sikrer også at norsk lovgivning blir ivaretatt.
Google kan ikke selge eller dele personopplysninger som er lagret i løsningen med tredjepart. Det er beskrevet noen unntak i personvernreglene til Google. Det er tilfeller der elevene ber om at informasjon deles, eller når loven krever at Google deler opplysningene. Dette er beskrevet i Google Workspace-avtalen og personvernreglene til Google.
Google har engasjert uavhengige revisjonsfirma som kontrollerer at de overholder sine forpliktelser. Med jevne mellomrom publiseres det rapporter fra disse gjennomgangene. Disse ligger åpent tilgjengelig for de som ønsker å lese dem.
Nei, Google Workspace for Education-tjenestene vil ikke samle eller bruke dataene til elevene i reklame- eller profileringsøyemed.
YouTube er ikke en av kjernetjenestene i Google Workspace for Education, men Google tilbyr denne tjenesten i en sterkt begrenset versjon for utdanningskundene. Etter å ha risikovurdert denne tilleggstjenesten, er vi trygge på at den er innenfor de rammene vi kan akseptere i skolen når det kommer til personvern og eksponering.
Elever pålogget sin askøyskolekonto kan blant annet ikke:
- Få tilgang til innhold beregnet for voksne
- Motta målrettet reklame
- Lage kanaler, spillelister, historier, "shorts" eller laste opp videoer
- Se eller opprette livestream-arrangement
- Se eller legge ut kommentarer
- Delta i live chat
- Kjøpe kanalmedlemsskap, skapervarer, filmer og Tv-programmer.
E-postkontoene er vanlige e-postkontoer. Alle som kjenner epostadressen kan sende mail. Mailadressene er ikke søkbare fra internett. Det er kun andre som har en Workspace mailadresse som kan søke opp mailadresser til andre i samme domene, og elevene kan kun søke opp andre på samme skole.
Elevene læres opp i å håndtere bruk av epost og at de må være forsiktige med å oppgi adressen til hvem som helst. Digitale ferdigheter er en av de grunnleggende ferdighetene det undervises i, og digital kompetanse og dømmekraft er et av hovedmålene.
Den enkelte elev er selv ansvarlig for det som blir gjort på den enkeltes konto. En Workspace-konto må sees på som en utvidelse til det som skjer i klasserommet og de regler som gjelder der.
Brukerens Google-konto slettes dataene senest 12 måneder etter at eleven forlater skolen. Da vil også data som er tilknyttet kontoen bli slettet. Elevene får tilbud om å hente ut filer de vil ha med seg videre, før de slutter på 10. trinn.
Ja, elevenes e-postkonto er vanlige e-postkontoer, og kan brukes til å registrere konto i både sosiale medier og på andre nettjenester. Derfor er det viktig at elevene læres opp i å håndtere bruk av e-post og at de må være forsiktige med å oppgi adressen til hvem som helst. Digital kompetanse og dømmekraft er et viktig område i skolen.
Nei, Datatilsynet har slått fast at oppretting av brukerkonto, og bruk av Google Workspace i skolen ikke krever samtykke fra foreldre, men har et annet rettslig grunnlag. Helt konkret vises det til personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav e, som sier at "Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt".
Ja, dersom det foreligger en "særlig situasjon" for eleven har foreldre rett til å protestere, slik det står omtalt i personvernforordningen artikkel 21. Protesten rettes i første omgang direkte til skolen, med mål om å, i samarbeid med hjemmet, finne en god løsning for eleven.