Stab

Kommunalavdeling stab har målsetting om å være en effektiv støtte og rådgiver for kommunens tjenesteapparat, og en aktiv pådriver for helhetstenkning og utvikling. Ambisjonen er å bli landets mest effektive stab. Vår strategi for å klage det er å sørge for at vi utnytter mulighetene som ligger i bruk av digitale verktøy, gir støtte til utviklings- og forbedringsarbeid, jobber aktivt med kvalitet og kvalitetsutvikling, og har riktig kompetanse i alle ledd. I tillegg legger vi vekt på å bygge en positiv arbeidskultur og involvere våre brukere på en god måte.

Oppgaveområde

Staben bidrar med administrativ spiss-kompetanse og rådgivning, og tar seg av oppgaver som er felles for hele organisasjonen.

Fagområder og funksjoner:

• HR (rådgivning og støtte, HMS, fag-opplæring, lønn)
• Økonomi (økonomistyring, anskaffelser, regnskap, kemner, eiendomsskattekontor)
• IKT (nettverk og servere, arbeidsstasjoner, telefoni)
• Støtte til tjenesteutvikling, omstilling og kvalitetsutvikling
• Kundetorg
• Politisk sekretariat
• Kommunikasjon (inkl. nettredaksjon)
• Kommuneadvokat

Næringssjef er en selvstendig funksjon som er administrativt tilknyttet Stab.

Nøkkeltall KOSTRA

Informasjon fra KOSTRA viser at utgiftene til administrasjon og styring ligger på et lavt nivå sammenliknet med andre kommuner. Økningen fra 2015 til 2016 på området politisk styring skyldes ny utvalgsmodell og økte godtgjøringssatser. 2017 var et valgår, med kostnader til valgavviklingen.

Kostnader ved innføring av eiendomsskatt føres på administrasjon, og er en årsak til at denne posten har økt i 2016 og 2017. Konsekvensene av lavt nivå på stabsfunksjonene er at det aller meste av ressursene må brukes til å drifte nødvendige fellesfunksjoner på et tilfredsstillende nivå, og at det må prioriteres stramt.

 Figur 16: Brutto driftsutgifter i kroner per innbygger (administrasjon og styring). Kilde: Tabell 04937, SSB.

BRUKER

Digitale løsninger for kommunikasjon, tilgjengelighet og service

• En god del brev fra kommunen sendes nå elektronisk gjennom SvarUt og til innbyggernes og næringslivets digitale postkasser. I løpet av året er SvarUt tatt i bruk av Eiendomsskattekontoret, HR-avdelingen og Planavdelingen. Dette er enheter som sender ut mye post. Begrensninger i sak-/arkivsystemet gjør at digital forsendelse ikke kan brukes så mye som ønskelig, og at mer post enn nødvendig går til print. Svar Inn-løsning ble anskaffet på tampen av året.
• Sosiale mediekanaler har for fullt blitt kommunens kanal for innbygger-informasjon og –dialog.
• Arbeidet med digitalisering av byggesaks-arkivet er sluttført høsten 2017. Dette innebærer at hele byggesaksarkivet nå finnes i digitalt format. Innsynsløsning utvikles i samarbeid med leverandør, og kommer på plass i 2018.
• Nettportalen er tilrettelagt for flere digitale tjenester og selvbetjening. Manuelle skjema er erstattet med elektroniske. Eksempel på dette er søknadsskjema for kulturtilskudd, diverse forslags- og innspillskjema, påmeldinger og avmeldinger til skoler og SFO, diverse evaluerings- og samtykkeskjemaer. I forbindelse med eiendomsskatt er det lagt vekt på å bruke digitale kanaler som førstevalg. Det arbeides aktivt for at informasjonen skal være universelt utformet.

TJENESTEUTVIKLING

Mye av arbeidet staben er involvert i er rettet mot bruk av digitale løsninger for forbedring, forenkling og fornying. Stab har ansvar for utviklingsprogrammet Digital kommune.

Overordnet mål:

• Gode og brukervennlige tjenester
• Effektiv kommunedrift
• Sikker informasjonsbehandling og person-vern

Det er utarbeidet et utkast til en digital strategi for 2018-2020. Strategien tydeliggjør hvordan kommunens digitale satsing og programmet Digital kommune skal realiseres.

Det er også lagt til rette for å styrke kapasiteten og kompetansen på digitalisering og IKT-drift. Det skjer ved rekruttering i nyopprettede stillinger, og ved å delta i det regionale samarbeidet for digitalisering.

Digitale løsninger for effektivisering

• Handel har vært i første års drift i 2017. Løsningen har redusert tidsbruken til innkjøpsaktiviteter, og sørger for at varer blir kjøpt til de beste prisene.
• Ny avtale for telefoni reduserer kostnadene med ansattes bruk av mobil-telefon og fasttelefon, forenkler hverdagen og styrker muligheten for bedre publikumsservice.
• Planlagt implementering av systemstøtte for tilgangs- og identitets styring er ikke realisert. Mangel på kapasitet er årsaken til det. Dette er et viktig område både for funksjonalitet og informasjonssikkerhet, og tas opp igjen i 2018.

Satsingen Askøy 2020, med omstillings-programmene, Prestasjonsledelse 2020 og Kvalitet 2020, handler om prioritert mål-oppnåelse og utviklingsarbeid. Bruk av programstyring og prosjektmetodikk, samt metodikk for kontinuerlig forbedring, er viktige verktøy for å sikre nødvendig gjennomføringskraft.

Omstillingssjefen bidrar særlig for å utvikle felles metodikk, drive intern opplæring og bistå fagavdelingen med støtteoppgaver.

Kommuneadvokaten har ivaretatt rollen som kommunens prosessfullmektige i alle barnevernssaker fremmet for fylkesnemnd og ting-rett. Det er svært gledelig og ressurs-besparende at kommunen har nådd målsettingen om å være selvforsynt på juridiske tjenester.

MEDARBEIDER

Rekruttering
Å utarbeide en rekrutteringsstrategi for kommunen er satt som en målsetting, men har i løpet av året fått en lavere prioritet. Ettersom særlig pleie- og omsorgsavdelingene har behov for å styrke rekrutteringsarbeidet, er det iverksatt konkrete tiltak for å bedre situasjonen på dette området. Lønnspolitikken er tilpasset for å rekruttere spesielle stillingsgrupper og det er vurdert å opprette vikarpool. I tillegg er overgang til helårsturnus og arbeid for heltidskultur, tiltak som også vil påvirke situasjonen positivt.

Rekrutteringssituasjonen for stabens områder har vært tilfredsstillende.

Sykefravær

HR-avdelingen har prioritert ressurser for å styrke det systematiske sykefraværsarbeidet i organisasjonen, blant annet ved å delta på NED-satsingen og drive aktiv veiledning. Mer om HMS- og IA-arbeid er beskrevet i eget kapittel.

Sykefraværet i staben var i 2017 på 8,3 %, noe som er over normalt nivå. Langtidsfraværet er cirka 3 prosentpoeng høyere enn forrige år, og knyttet til medarbeidere med helsemessige utfordringer. Staben legger vekt på tett oppfølging av sykemeldte og et systematisk HMS-arbeid.

Medarbeiderutvikling
Den nye 10-faktorundersøkelsen ble gjennom-ført for hele kommunen i februar 2017. Det ble gjort gode forberedelser, og lagt stor vekt på å få til en god oppfølging av denne medarbeiderundersøkelsen og utviklingsverktøyet. 10-faktor har stått på dagsorden på flere ledersamlinger, og det er i tillegg holdt egne kurs i mestringsorientert ledelse.

Stabens avdelinger har utarbeidet tiltaksplaner som følges opp. Nærværsutvalg og medarbeidere er godt involvert i dette.

Kompetanse
Prosjektmetodikk er et nyttig verktøy for gjennomføring av mange av utviklings-oppgavene kommunen står overfor. Prosjekt-skolen er gjennomført som et internt opplæringsprogram med egne ressurser.

Prestasjonsledelse 2020 er navnet på ledelses-utviklingsprogrammet som startet opp i 2016, og som skal pågå til 2020. Programmet bygger på konseptet prestasjonsledelse, og skal bidra til å styrke organisasjonens evne til å gjennomføre prioriterte utviklingsoppgaver og drive kontinuerlig forbedringsarbeid.

KS læring er en læringsplattform som er utviklet for bruk i alle kommuner, og portal for e-læring og deling av kompetansetiltak. Implementeringen startet i 2017, men fram-driften er dessverre forsinket som følge av sykefravær i nøkkelstillinger.

Kompetanseheving i staben er i stor grad knyttet til nye systemløsninger, faglig oppdatering og prosjektmetodikk.

Gjennom litt ombygging og ominnredning har det endelig lykkes å få til en bedre samlokalisering av medarbeiderne på HR og medarbeiderne på Økonomi. Dette har forbedret kompetansedeling og samarbeid, og også påvirket arbeidsmiljøet positivt. I en situasjon med mer sykefravær enn vanlig, har det vært sterkt medvirkende til at oppgavene likevel har blitt løst.

ØKONOMI

Innføring av eiendomsskatt på alle eiendommer gir kommunen en betydelig mer-inntekt, men også nye oppgaver. Innføringsårene er spesielle ettersom mange eiendommer må takseres, og administrative ordninger og rutiner skal utformes og komme på plass. Stabens budsjettramme er økt for å dekke innføringskostnadene og kostnadene til løpende saksbehandling og andre drifts-utgifter. Det er på kort tid etablert et kompetent, effektivt og serviceorientert eiendomsskattekontor.

Stabens budsjettramme dekker også utgifter til den politiske aktiviteten og felleskostnader som lisenser, KS-kontingent med mer. Samlet sett ble det for tjenesteområdene administrasjon og politisk ledelse (Stab) brukt cirka 1,6 millioner kroner mindre enn budsjett. Det er mindre avvik i begge retninger på flere områder, men hovedårsaken til innsparingen er vakanser i forbindelse med sykefravær og summen av at flere avdelinger kommer ut litt på plussiden i stedet for litt på minussiden. De fleste stillinger i staben er så spesialiserte at det er vanskelig å skaffe vikarer. Vakanser går sjelden utover påkrevet daglig drift, men betyr samtidig at særlig utviklingsoppgaver blir nedprioritert.

Årets valg ble gjennomført med færre stemmelokaler og mer bruk av elektroniske verktøy. Dette ga en budsjettbesparelse på cirka 200 000 kroner. Driften av den ordinære politiske aktiviteten har gått i budsjettmessig balanse.

Flere av stabsavdelingene har innsparinger knyttet til sykepengerefusjon i forbindelse med sykefravær. Dokumentsenteret er i en situasjon som er preget av at driftsoppgavene må opprettholdes parallelt med at det skjer omlegging til digitale løsninger. Tilsynet fra statsarkivet påpekte mangler som må rettes opp, og til dels betyr det å ta igjen oppgaver som tidligere har blitt nedprioritert på grunn av bemanningssituasjon og budsjettrammer. Merforbruk i denne avdelingen dekkes av inn-sparinger i andre stabsavdelinger.

 Teksten hører med til rådmannens grunnlagsdokument til Askøy kommunes årsmelding for 2017