Medarbeidertilfredshet
I 2017 ble medarbeiderundersøkelsen 10-faktor gjennomført, Dette er en ny og forskningsbasert medarbeiderundersøkelse som er utarbeidet av KS i samarbeid med professor Linda Lai (BI), Undersøkelsen er konsentrert om ti faktorer som har særlig betydning for utvikling av god ledelse og godt arbeidsmiljø, Den er derfor svært relevant for kommunens tenking om utvikling av både ledelse og medarbeiderskap, og hva som er avgjørende for å oppnå gode resultater,
I tabellen under presenteres resultatene for kommunen sammen med landsgjennomsnittet for andre kommuner som har deltatt, 70 % av medarbeiderne i Askøy kommune deltok i undersøkelsen, Undersøkelsen har en femdelt skala med påstander hvor 1 er svært uenig og 5 er svært enig,
| Faktor | Navn | Beskrivelse | Askøy | Landssnitt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Indre motivasjon | Motivasjonen for selve oppgaven | 4,2 | 4,2 |
| 2 | Mestringstro | Tiltro til egen jobbkompetanse | 4,2 | 4,3 |
| 3 | Autonomi | Opplevd tillit og mulighet til å jobbe selvstendig | 4,1 | 4,2 |
| 4 | Bruk av kompetanse | Opplevd bruk av egen kompetanse | 4,2 | 4,2 |
| 5 | Mestringsorientert ledelse | Ledelse med vekt på å gjøre medarbeiderne best mulig ut fra egne forutsetninger | 3,8 | 3,9 |
| 6 | Rolleklarhet | Tydelig kommuniserte forventninger | 4,2 | 4,2 |
| 7 | Relevant kompetanseutvikling | Opplevd mulighet for utvikling av relevant formal- og realkompetanse | 3,5 | 3,7 |
| 8 | Fleksibilitetsvilje | Villighet til å være fleksibel på jobb | 4,4 | 4,4 |
| 9 | Mestringsklima | Kultur for å samarbeide og gjøre hverandre gode | 4 | 4 |
| 10 | Prososial motivasjon | Ønske om å bidra til andres måloppnåelse | 4,,6 | 4,7 |
Kommunen har arbeidet systematisk og grundig med å forberede, gjennomføre og følge opp undersøkelsen, I forkant ble det gjennomført opplæring av ledere, verneombud og tillitsvalgte, der deltakerne fikk en innføring i de 10 faktorene som undersøkelsen bygger på og hvordan oppfølgingsarbeidet forberedes, Etter gjennomført undersøkelse har alle enheter fått tilgang til sine resultater for gjennomgang, refleksjon og utarbeiding av tiltaksplaner, Arbeidet med å følge opp undersøkelsen med konkrete tiltak og handlinger har hatt høyt fokus, både gjennom rapportering og som tema på ledersamlinger, I tillegg er det lagt økt vekt på opplæring i mestringsorientert ledelse (en av de ti faktorene), Grunnkurs i mestringsorientert ledelse og praktisk kurs i mestringsorientert ledelse har derfor vært en del av kommunens lederopplæring i 2017,
Arbeidet med tiltaksplaner for 10-faktor vil fortsatt ha høyt fokus i 2018, Ny 10-faktor-undersøkelse vil bli gjennomført i 2019,
Sykefravær
Sykefravær er en stor utfordring for Askøy kommune og for kommunesektoren generelt, Sykefraværet i kommunen ligger stabilt på rundt 8 %, med en liten økning fra 2016 til 2017, I 2017 var korttidsfraværet på 2,37 % og langtidsfraværet på 6,21 %, Det er store forskjeller mellom de ulike fagsektorene, I likhet med landet for øvrig er det barnehage og pleie/omsorg som har det høyeste fraværet,
| 2009 | 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Stab | 9,56 | 7,98 | 5,51 | 5,7 | 4,33 | 4,41 | 7,97 | 4,38 | 8,33 |
| Undervisning | 8,26 | 7,41 | 8,06 | 7,37 | 7,13 | 6,57 | 6,83 | 6,52 | 6,89 |
| Barnehage | 12,83 | 13,6 | 13,45 | 11,53 | 11,17 | 9,89 | 10,58 | 11,85 | 11,33 |
| Kultur | 5,66 | 2,08 | 3,61 | 8,14 | 4,4 | 2,95 | 7,88 | 7,04 | 3,67 |
| Samfunnsmedisin | 11,23 | 6,57 | 8,07 | 5,05 | 7,92 | 11,19 | 3,97 | 7,96 | 5,99 |
| Barn og familie | 9,78 | 9,08 | 8,23 | 9,05 | 7,02 | 12,32 | 11,76 | 5,54 | 10,04 |
| NAV | 9,78 | 9,08 | 8,23 | 9,05 | 8,48 | 7,03 | 7,24 | 8,86 | 7,81 |
| Helse og omsorg | 12,32 | 11,55 | 11,25 | 10,77 | 8,83 | 11,64 | 10,56 | 10,89 | 10,68 |
| Individ og levekår | 12,32 | 11,55 | 11,25 | 10,77 | 7,86 | 10,66 | 10,68 | 10,11 | 9,87 |
| Areal | 4,34 | 5 | 4,48 | 7,24 | 6,74 | 5,17 | 6,57 | 4,66 | 5,41 |
| Teknisk | 8,86 | 7,48 | 2,62 | 4,66 | 7,62 | 6,14 | 3,16 | 3,38 | 4,22 |
| Askøy kommune | 10,06 | 9,1 | 9,33 | 8,63 | 7,7 | 8,3 | 8,28 | 8,04 | 8,58 |
| 2015 | 2016 | 2016 | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ansvar(T) | Totalt | Kort | Lang | Totalt | Kort | Lang | Totalt | Kort | Lang |
| Stab | 7,97 | 1,73 | 6,24 | 4,38 | 1,99 | 2,39 | 8,33 | 2,01 | 6,32 |
| PPT | 16,77 | 2,49 | 14,28 | 12,14 | 3,34 | 7,01 | |||
| Undervisning | 6,83 | 2 | 4,83 | 6,52 | 1,85 | 4,67 | 6,89 | 1,92 | 4,97 |
| Barnehage | 10,58 | 2,92 | 7,66 | 11,85 | 2,64 | 9,21 | 11,33 | 3,11 | 8,22 |
| Kultur | 7,88 | 1,57 | 6,31 | 7,04 | 0,63 | 6,41 | 3,67 | 1,3 | 2,37 |
| Samfunnsmedisin | 3,97 | 1,48 | 2,49 | 7,96 | 1,95 | 6 | 5,99 | 1,16 | 4,83 |
| Barn og familie | 11,76 | 2,3 | 9,46 | 5,54 | 1,9 | 3,64 | 10,04 | 2,88 | 7,16 |
| NAV sosial | 7,24 | 2,1 | 5,14 | 8,86 | 1,31 | 7,55 | 7,81 | 1,97 | 5,85 |
| Helse og omsorg | 10,56 | 3,27 | 7,29 | 10,89 | 3 | 7,89 | 10,68 | 2,85 | 7,83 |
| Individ og levekår | 10,68 | 3,06 | 7,62 | 10,11 | 2,52 | 7,59 | 9,87 | 2,57 | 7,29 |
| Areal | 6,57 | 2,15 | 4,43 | 4,66 | 2,25 | 2,41 | 5,41 | 3,15 | 2,26 |
| Teknisk | 3,16 | 1,29 | 1,87 | 3,38 | 1,3 | 2,08 | 4,22 | 1,6 | 2,62 |
| Askøy kommune | 8,28 | 2,37 | 5,92 | 8,04 | 2,19 | 5,84 | 8,58 | 2,37 | 6,21 |
Kommentar til tabellen:
- Korttidsprosent er alt sykefravær til og med 16 dager, Langtidsprosent er sykefravær mer enn 16 dager,
Årsakene til sykefravær er sammensatte og komplekse, og det finnes ingen enkle forklaringer eller raske løsninger, Kommunen har høyt fokus på arbeidsforhold og arbeidsmiljø, Dette er faktorer som ledere og medarbeidere kan påvirke og som kan bidra til å redusere sykefraværet,
Samarbeidet med NAV og bedriftshelsetjenesten er viktig og godt, Det jobbes systematisk på system, gruppe- og individnivå,
For 2017 nevnes spesielt følgende aktiviteter:
- Lederopplæring innen mestringsorientert ledelse, temakurs innen IA-arbeid og regelverk for sykefraværs-oppfølging
- Arbeid med oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen 10-faktor i alle enheter,
- Jobbjordmor som gir råd til gravide og leder i tilrettelegging og oppfølging på arbeidsplassen,
- Forberedelse til NED-satsingen, En særskilt satsing på arbeid med sykefraværet innenfor sektorene barnehage og helse og omsorg, NED gjennomføres i samarbeid med KS og NAV, og starter opp i 2018.
Internkontroll og kvalitets-utvikling
Krav om internkontroll, å ha orden i eget hus, er godt forankret i lovverket,
Hensikten med å ha internkontroll er å sørge for:
- Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen
- Helhetlig styring og riktig utvikling
- Godt omdømme og legitimitet
- Etterlevelse av lover og regler
For å ha betryggende internkontroll er det tre komponenter som bør være til stede:
- Risikovurdering
- Formalisering
- Kontrollaktiviteter
Områdene for internkontroll er:
- Sektorovergripende
- Tjenestespesifikk
- Støtteprosesser
Figuren under er en samlet modell for internkontroll i kommuner og fylkeskommuner,
Det arbeides kontinuerlig med å få på plass og forbedre alle disse elementene, Internkontrollen dokumenteres i kvalitetssystemet,
FOKUSOMRÅDER OG RESULTATER I 2017
Sektorovergripende
- Innføring av virksomhetsplaner som verktøy for styring og utviklings- og forbedringsarbeid
- Innføring av programstyring og felles prosjektmetodikk som verktøy for styring og utviklings- og forbedringsarbeid
- Varslingsrutinen er utfylt og revidert
Tjenestespesifikk
- Oppfølging etter forvaltningsrevisjoner utbyggingsprosjekter Teknisk, tilpasset undervisning med mer,
- Gjennomgang og forbedring av arbeidsprosesser
- Kvalitetsmelding er utarbeidet for Skole og Levekår
Støtteprosesser
- Oppfølging av nytt lovverk personvern (GDPR), Opprettet personvernombud fra 2018,
- Inntektssikring ved fast og tilfeldig fakturering
- Økonomistyring i byggeprosjekter
- Oppdatering av anskaffelsesrutinene
- Oppdatering av prosesser og rutiner i regnskaps- og lønnsfunksjonene
PERSONVERN
EUs forordning for personvern blir norsk lov 2018, Det nye personvernreglementet legger vekt på ansvarlighet og internkontroll hos virksomheten framfor forhåndskontroll fra Datatilsynet, Mye av innholdet i regelverket er kjent fra eksisterende lovverk, Forordningen har likevel økt bevisstheten om personvern og hvilke plikter og rettigheter som gjelder, Forordningen stiller krav om at alle offentlige virksomheter skal opprette personvernombud innen mai 2018, Askøy kommune har inngått samarbeid med Bergen kommune om dette, Personvernombudet i Bergen kommune vil fra 2018 fungere i rollen som personvernombud for Askøy kommune,
INNTEKTSSIKRING
Revisjonen har påpekt at kommunen bør gjennomgå og dokumentere rutinene som sikrer at kommunen henter inn sine inntekter, Det er etablert et eget inntektssikringsprosjekt for å bedre og sikre rutinene på fast og tilfeldig fakturering, Egenbetaling for SFO og barnehage, institusjonsopphold, legevakt og oppdrag utført av Brann og redning er blant områdene som er gjennomgått til nå,
UNDERSØKELSE TEKNISK
Et eksternt konsulentmiljø er engasjert for å gjennomgå deler av forvaltningspraksis i Kommunalavdeling teknisk, Rapport foreligger i 2018,
KVALITETSUTVIKLING
Kommunen arbeider med kontinuerlig forbedring gjennom fokus på sine arbeidsprosesser, De fleste fagavdelinger har kartlagt sine prosesser og standardisert disse, Noen fagavdelinger har startet med et systematisk og metodisk arbeid for å forbedre sine prosesser, Dette er noe alle avdelinger skal i gang med,
Ansatte rapporterer stabilt på avvik, og i 2017 ble det registrert inn 1 568 hendelser, Ledere kan fortsatt bli bedre på å bruke data fra avviksregistrering til forbedringsarbeid på systemnivå, Kvalitetsleder har hatt en del opplæring ute i avdelinger for å rette fokus mot dette forbedringsområdet,
Det er startet et arbeid med satsingsområdet Kvalitet 2020, Her legges det planer for det fremtidige metodiske arbeidet for kvalitets-arbeidet i kommunen,
De 1 568 avvikene fordeler seg på følgende måte:
 |
Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
Kommunens overordnede HMS-mål er at arbeidsmiljøet skal fremme inkludering, læring, helse og trivsel, og verne mot arbeids-relatert sykdom og arbeidsulykker, HMS-systemet er lett tilgjengelig for alle ansatte, og felles rutiner og retningslinjer er oppdaterte, For å styrke arbeidet med systematisk HMS-arbeid har kommunen i 2017 hatt spesielt fokus på overordnet kartlegging av ansattes risikofaktorer, med vektlegging av risikovurdering av vold og trusler og utarbeiding av tilhørende handlingsplaner,
I 2017 ble det meldt totalt 343 HMS-avvik, Disse fordeler seg på denne måten:
 |
Figur 4: Antall HMS-avvik etter kategori, Et avvik kan meldes i flere kategorier samtidig,
RAPPORTERING HMS TILSTAND
Ved den enkelte arbeidsplass er det etablert nærværsutvalg (NU) som fast møtearena for samarbeid mellom ledelse, vernetjeneste og tillitsvalgte, Alle NU skal rapportere på HMS til fagavdelingens nærværsutvalg (FagNU), Disse sammenstiller og rapporterer videre til arbeidsmiljøutvalget (AMU), FagNU er fast møtearena mellom fagsjef, hovedverneombud og hovedtillitsvalgte i hver fagavdeling, FagNU skal ha oversikt over aktiviteten i alle NU innen fagavdelingene for å koordinere fagavdelingens HMS- og IA-arbeid,
ARBEIDSMILJØUTVALGET (AMU)
AMU gjennomførte fem ordinære møter og et ekstraordinært møte i 2017, og behandlet totalt 42 saker, Utvalget behandler hovedsakelig saker på systemnivå, rutineendringer, endringer i organisasjon, statusrapporter og lignende, 21 av sakene behandlet i AMU omhandlet systematisk HMS, deriblant gjennomføring av overordnet risikovurdering, risikovurdering av vold og trusler i fagavdelingene, og oversikt over HMS-avvik,
Andre saker som ellers ble behandlet i AMU var sykefraværsrapporter og IA-arbeid, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, medarbeiderundersøkelsen 10-faktor, opplæring, grunnkurs, arbeidsmiljø, verneombudssamlinger, velferd og ny varslingsrutine,
 |
Figur 5: Oversikt over sakstyper i AMU
AMU BYGGESAKSUTVALG
AMU byggesaksutvalg er et underutvalg til AMU, Utvalget hadde i 2017 seks møter, og behandlet 21 byggesaker, Typiske saker er behov for å endre eksisterende bygg og oversikt og gjennomgang av planer eller status for nye bygg,
 |
Figur 6: Type saker behandlet i AMU byggesaks-utvalg
BRUK AV BEDRIFTSHELSETJENESTEN (BHT)
Bruken av BHT har i 2017 vært som planlagt, Store deler av kommunens bruk av BHT er knyttet til systematisk HMS-arbeid, Dette skyldes i hovedsak den økte satsingen på overordnet risikovurdering i fagavdelingene, Videre benyttes BHT løpende til ulike kartlegginger på inneklima, ergonomi (tilpassinger av arbeidsplass), og oppfølging knyttet til psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø,
| Type tjeneste | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 |
|---|---|---|---|---|
| Systematisk HMS-arbeid | 207,5 | 310,25 | 173,5 | 131 |
| Krisehåndtering | 0 | 0 | 17 | 0 |
| Sykefravær | 13,75 | 113,5 | 64 | 140,5 |
| Livsstil og helse | , | 0 | 0 | 0 |
| Helseopplysningsarbeid | 127,5 | 97,25 | 17,5 | 52,75 |
| Ergonomi | 57,75 | 125,25 | 101,75 | 66 |
| Psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø | 117,5 | 98 | 153,25 | 57,5 |
| Fysisk, biologisk, kjemisk arbeidsmiljø | 44,5 | 44,5 | 15 | 56 |
| Rus/avhengighet – AKAN | 13,5 | 0 | 0 | 13 |
| Kurs | 58,75 | 35 | 40 | 28,75 |
| Totalt | 640,5 | 823,75 | 582 | 545,5 |
OPPLÆRING – GRUNNKURS ARBEIDS-MILJØ
Alle medlemmer av AMU, ledere med personalansvar og verneombud skal gjennomføre grunnopplæring i arbeidsmiljøarbeid, I 2017 ble det arrangert to slike kurs, der totalt 39 ledere og verneombud deltok,
Samfunnssikkerhet og beredskap
Arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap er forankret i kommunens overordnede planverk og følger rutiner på dette, Målsetting for arbeidet finnes i kommuneplanens samfunnsdel, Det stilles krav til at kommunen kan ivareta uønskede hendelser som naturulykker, pandemi, angrep på IT-systemer eller terrorisme med mer, For å være rustet for å håndtere hendelser som dette må kommunen øve og ha rett kompetanse tilgjengelig, Dette skal gjøres på egenhånd eller sammen med andre aktuelle aktører både privat og offentlig og lokalt eller regionalt,
I 2017 fikk kommunen på plass et beredskapsutvalg som i «fredstid» skal arbeide med fokus på øvelser og kompetanseheving for kommunens kriseledelse, Utvalget skal møtes fire ganger per år, et av disse møtene skal være med Beredskapsrådet,
Sykkel-VM i 2017 medførte mye tid til risiko-kartlegginger i de ulike fagavdelingene, spesielt Brann og redning, samferdsel og i de ulike helsetjenestene, Dette var nok med å idra til at arrangementet gikk over all forventning for kommunens del, Evaluering av hendelser kommunen har vært en del av, systematiseres og danner grunnlag for forbedringer,
Teksten hører med til rådmannens grunnlagsdokument til Askøy kommunes årsmelding for 2017